Gerenciamento de riscos do projeto: 4 passos para evitar os impactos negativos

Quem trabalha com projetos sabe que todos eles envolvem riscos. Para garantir bons resultados, fazer o gerenciamento de riscos é fundamental.

Afinal, já que nem tudo está sob o nosso controle, o melhor a se fazer é identificar os riscos e criar estratégias eficazes para lidar com eles, concorda?

Por isso, no artigo de hoje, nós vamos explicar melhor esse assunto.

Além de entender o que é gerenciamento de riscos, você vai ficar por dentro dos principais processos para aplicá-los nos seus projetos.

Continue lendo!

Gerenciamento de riscos do projeto: o que é e por que fazer?

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um guia, elaborado pelo Project Management Institute, que reúne as melhores práticas de gestão de projetos. Ele segmenta essas práticas em áreas de conhecimento.

Além do gerenciamento de riscos, o guia fala sobre o gerenciamento de integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações e partes interessadas.

A ideia é compartilhar com os gerentes de projetos o que é preciso ser feito para minimizar possíveis problemas que podem comprometer o orçamento, prazos e objetivos de um projeto.

Embora não dê pra saber se esses problemas vão aparecer ou não, é importante pensar sobre eles. Assim, a equipe vai saber o que fazer caso seja necessário tomar uma atitude.

Com isso, fica mais fácil evitar prejuízos, perdas e outros impactos negativos.

4 passos do gerenciamento de riscos do projeto

1. Faça o planejamento do gerenciamento de riscos

planilha de gerenciamento de projetos - riscos

Nesta primeira etapa, o objetivo é definir como os riscos devem ser gerenciados. Ou seja, quais ferramentas e metodologias vão ser aplicadas se for preciso lidar com eles.

A recomendação é de que tudo isso seja registrado no plano de gerenciamento de riscos. Se houver alguma mudança de escopo ao longo do projeto, as informações contidas no documento podem ser revisadas.

No entanto, é sempre bom lembrar que o planejamento deve ser feito com o máximo de atenção, pensando em evitar alterações posteriores.

Para elaborar o plano, além do gerente, devem participar das reuniões integrantes da equipe e outros interessados que precisam ficar a par dos riscos envolvidos no projeto.

2. Identifique os riscos do projeto

Com o plano feito, é hora de mapear os riscos de diferentes naturezas. A identificação deles deve contar com a colaboração de toda a equipe. Sendo assim, vale a pena agendar uma reunião geral só para isso.

Além de estimular as pessoas a contribuírem, o mapeamento feito de forma conjunta faz com que elas se engajem no controle dos riscos.

Certos tipos de riscos são mais conhecidos e podem ser mais facilmente identificados, assim como as suas características.

Porém, outros pedem um aprofundamento maior por meio de pesquisas, entrevistas, checklists, análise SWOT, entre outras técnicas.

O resultado desse processo de identificação deve ser um documento de registro dos riscos. Além de categorizá-los, é preciso descrever as causas, impactos, momentos em que podem acontecer, etc.

Quanto mais detalhes for possível incluir, melhor.

Depois, esse documento pode ser atualizado caso alguém da equipe identifique outros riscos que vale a pena considerar.

3. Faça uma análise qualitativa e quantitativa dos riscos

Apenas identificar os riscos não é suficiente. Com base no mapeamento feito, é o momento de partir para as análises.

Análise qualitativa

Determinar a probabilidade de cada um deles acontecer e os impactos gerados também é parte fundamental do gerenciamento de riscos do projeto.

Isso vai permitir priorizar os riscos, de acordo com a urgência, por exemplo, e pensar nas próximas ações.

Ainda, para cada risco é preciso atribuir um responsável. Essa pessoa tem a função de planejar uma resposta e garantir sua implementação.

Análise quantitativa

Já a análise quantitativa é mais recomendada para os projetos de grande porte, cuja complexidade é maior.

O propósito dela é analisar, em números, os efeitos dos riscos do projeto. Ou seja, em quantos dias o projeto pode atrasar por conta de certo risco, qual seria o prejuízo no orçamento se um risco vier a acontecer e por aí vai.

Além de muito esforço, a análise quantitativa demanda um alto volume de dados e uso de diversas ferramentas.

4. Planeje as estratégias

Pensar nas respostas e escolher as alternativas certas para tratar cada risco individual é o objetivo desta etapa.

As respostas podem ter propósitos diferentes, mas sempre devem estar de acordo com a relevância do risco.

Eliminar riscos

Determinados riscos podem ter efeitos bastante prejudiciais para o projeto. Por isso, precisam ser identificados e eliminados o quanto antes para evitar que aconteçam.

Dessa forma, a equipe precisa estar devidamente preparada para se antecipar e eliminar os fatores associados ao risco.

Mitigar riscos

Já a mitigação é um pouco diferente. Em vez de eliminar os riscos, esse tipo de resposta planeja os recursos ou ações para diminuir o impacto negativo deles.

Transferir riscos

Na transferência, o risco e as responsabilidades de resposta são direcionados para terceiros. Ou seja, assim como a mitigação, não elimina o risco, mas reduz seus impactos.

Aceitar riscos

Outra opção é reconhecer a existência dos riscos, porém não tomar nenhuma atitude antes que eles aconteçam. Aqui, ter uma reserva para contingência é algo importante.

Conte com ajuda das ferramentas certas!

Dar conta de todas as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos está longe de ser uma tarefa fácil.

Por isso, na hora de fazer o gerenciamento de riscos e de outros fatores importantes dos seus projetos, você pode contar com o apoio de planilhas prontas, sabia?

Elas ajudam os gerentes a manter vários projetos sob controle ao mesmo tempo, acompanhar as atividades, gerar relatórios e muito mais!

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Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel

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