Gerenciamento de custos do projeto: como fazer de acordo com o PMBOK

O gerenciamento de custos do projeto é uma das áreas de conhecimento do PMBOK, o principal guia de práticas para gestores de projetos. Para garantir que os projetos fiquem dentro do orçamento aprovado, é preciso conhecer o conjunto de processos da área.

Seguindo os passos certos, conciliar os recursos necessários com o que o cliente está disposto a pagar se torna uma tarefa muito mais simples.

Quer entender como gerenciar os custos com as práticas aplicadas pelos melhores profissionais do mundo?

Então vem com a gente!

A seguir, vamos falar sobre a importância do gerenciamento de custos do projeto e apresentar os processos.

Qual é a importância do gerenciamento de custos do projeto?

Embora nem tudo saia exatamente como o planejado, o que os clientes esperam é que o custo final de um projeto esteja dentro do que foi projetado no início, certo? Esse é o principal objetivo do gerenciamento de custos.

Da mesma forma que você decide fazer uma reforma na sua casa levando em conta o quanto tem para gastar, o cliente também fecha o contrato de um projeto com base no orçamento previsto.

Ninguém quer descobrir, de repente, que vai ter que desembolsar mais dinheiro.

Por isso, o ideal é calcular o mais cedo possível quais serão os custos do projeto. Além de atender às expectativas do cliente, o gerenciamento de custos é o que permite a você fazer um orçamento próximo da realidade. Com isso, é possível:

  • Tomar decisões mais precisas;
  • Reduzir os gastos;
  • Melhorar a qualidade das entregas;
  • Diminuir o tempo de execução do projeto.

Sendo assim, não é sobre cumprir mais uma obrigação para agradar o cliente. Trata-se de uma ferramenta que ajuda a equipe inteira ao longo das etapas do projeto.

Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel

Como fazer o gerenciamento de custos: 4 etapas do PMBOK

1. Planejamento do gerenciamento de custos

Assim como acontece no gerenciamento do tempo, escopo, integração e demais áreas de conhecimento do PMBOK, o primeiro passo é definir como tudo será feito. Isso significa escolher a metodologia, descrever os processos de gerenciamento de custos, quais ferramentas devem ser utilizadas.

A partir disso, você deve planejar os custos. É importante saber a quantidade exata de tudo, incluindo mão de obra, contratação de terceiros, equipamentos, serviços, materiais, etc.

Para definir como os recursos vão ser distribuídos, reunir a equipe do projeto é fundamental. Ainda, vale a pena contar com a opinião de quem participou de projetos semelhantes e pode contribuir com as estimativas.

Então, tudo deve ser reunido em um documento onde as atividades relacionadas ao gerenciamento de custos são descritas e separadas de acordo com o destino – recursos humanos, contratação de serviços, infraestrutura, entre outros.

Esse planejamento dos custos é, inclusive, fundamental para a precificação do projeto. Isso porque colabora com a metodologia de formação de preços, que depende dos custos das etapas do projeto, homem-hora, impostos, comissões eventuais e margem de lucro para definir o quanto cobrar do cliente.

Planilha de Precificação de Projetos em Excel

2. Estimativa de custos

Nesta segunda etapa, cada recurso é orçado para que os valores possam finalmente ser projetados. E a análise das alternativas também faz parte desse processo de estimativa, ou seja, comparar preços para saber o que vale mais a pena.

Não se trata de “chutar” valores. Eles precisam ser baseados em estudos feitos a partir de orçamentos de diferentes fornecedores, da opinião de especialistas e da análise de projeção de despesas.

Também é interessante consultar outros projetos realizados para chegar a valores mais próximos da realidade. Sem esquecer que os preços sofrem impactos da inflação e do contexto econômico.

Outra tarefa importante aqui é prever uma reserva financeira para caso apareça um imprevisto. No entanto, saiba que essa reserva é mais uma precaução, já que um planejamento bem feito prevê até mesmo os riscos do projeto e suas consequências.

3. Determinação do orçamento

Não confunda o orçamento com a estimativa de custos. Embora de certa forma as etapas sejam parecidas, são processos distintos. É importante que você entenda bem as diferenças.

Agora é o momento de prever com maior precisão o investimento total do projeto. Para isso, os fornecedores devem ser escolhidos e os valores são fechados. Dessa forma, já é possível calcular todos os custos para apresentar ao cliente.

Se ele estiver de acordo com os valores apresentados, o orçamento pode ser aprovado.

Nunca é demais reforçar a importância dos processos anteriores. Eles devem ser feitos com o máximo de atenção aos detalhes para evitar pedidos de alteração do orçamento depois de ter sido aprovado. Do contrário, o cliente fica com a impressão de que o planejamento foi mal feito.

4. Controle de custos

Como o próprio nome diz, nesta etapa as despesas são monitoradas. Além de acompanhar de perto os valores de tudo o que está sendo gasto, o gerente deve documentar todas as despesas.

Isso porque elas não podem ultrapassar o orçamento aprovado pelo cliente. E é papel do gerente garantir que o limite não seja estourado.

Portanto, lembre-se de que o controle de custos é contínuo, ou seja, deve ser feito durante todas as etapas do projeto. 

Sendo assim, não deixe para depois. Guarde todas as notas fiscais e registre os pagamentos conforme vão sendo feitos. Se esse controle é deixado de lado, pouco a pouco, o custo pode se tornar mais alto do que o esperado. E isso não pode acontecer.

Você planejou, consultou diferentes fornecedores, seguiu todos os passos e mesmo assim algo fugiu do previsto? Além de avaliar com antecedência a necessidade de alterar o orçamento, tente encontrar alternativas. 

Uma delas é tentar remanejar custos de outras áreas antes de abordar o cliente. Afinal, os pedidos de alteração devem ser feitos quando não existe outra saída. Se você não encontrar uma solução, formalize a alteração por meio da aprovação do cliente por escrito.

Assuma o comando dos custos dos seus projetos!

Ao seguir os processos de gerenciamento de custos que apresentamos aqui no post, você toma as rédeas do orçamento dos seus projetos. Com certeza, a satisfação dos seus clientes só vai aumentar.

Para obter resultados ainda melhores, não deixe de relacionar esses processos com as outras áreas de gerenciamento de projetos do PMBOK.

Clique abaixo para descobrir como a planilha facilita o acompanhamento dos projetos por meio de relatórios, painéis de controle e gráfico de Gantt.

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