Entenda tudo sobre gerenciamento de integração de projetos

Anda tendo dificuldade para manter a sincronia dos seus projetos? Então você precisa conhecer as melhores práticas de gerenciamento de integração de projetos, uma das áreas de conhecimento do Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) – o principal guia de gerenciamento de projetos.

Elaborado pela maior instituição internacional da área, o Project Management Institute (PMI), o PMBOK reúne os conceitos, técnicas, processos e ferramentas mais úteis para o sucesso de um projeto.

Tanto o gerenciamento de integração de projetos quanto as outras áreas de conhecimento do guia seguem os métodos aplicados pelos profissionais mais experientes do mundo. Por isso, não tenha dúvidas sobre o quanto eles podem ajudar a você a fazer um excelente trabalho.

Portanto, vale a pena começar a se inteirar sobre o assunto o quanto antes. Saiba mais a seguir!

Gerenciamento de integração de projetos: o que é?

Pensar sobre o papel da comunicação é um ponto de partida para compreender os processos de gerenciamento de integração de projetos.

Afinal, todas as etapas de um projeto dependem de uma boa comunicação entre os envolvidos.

É por meio do diálogo que você gerencia as expectativas dos clientes, envolve a equipe responsável, chega em consensos sobre as estratégias usadas e garante que os objetivos sejam atingidos, certo?

Mais do que isso, a comunicação está associada à sinergia entre todas as partes interessadas. Seja qual for a natureza do projeto, ele só vai dar certo se houver integração entre as tarefas que estão sendo desenvolvidas, do começo ao fim.

É claro que discordâncias podem surgir ao longo do caminho, mas elas devem ser gerenciadas e resolvidas. Essa é uma das responsabilidades que cabem ao gestor.

Sendo assim, quanto se trata de gerenciamento de integração de projetos, a ideia é definir a melhor maneira de usar os recursos disponíveis. E sempre resolvendo as divergências antes que se tornem um problema real.

Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel

Qual a importância da integração no gerenciamento de projetos?

Como já foi dito aqui, a integração é uma das áreas de conhecimento do PMBOK. A principal missão dela é: interligar todas as partes de um projeto para evitar conflitos que afetem a sua execução.

Na teoria, não parece ser uma missão difícil. Mas quem trabalha com gerenciamento de projetos diariamente sabe o quanto os conflitos podem comprometer os resultados.

Ao implementar os processos de gerenciamento de integração de projetos, fica muito mais fácil evitá-los. Isso porque eles combinam:

  • Escopo
  • Cronograma
  • Custos
  • Qualidade
  • Recursos
  • Comunicações
  • Riscos
  • Aquisições
  • Partes interessadas

Com isso, a integração garante que todos esses elementos sigam o plano do projeto, mesmo que seja preciso fazer adaptações ao longo do caminho.

7 etapas do gerenciamento de integração de projetos

Veja qual é o roteiro desenhado pelo PMBOK e que todo gestor deveria seguir:

1. Elaboração do Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Para dar o start, o primeiro passo é elaborar o TAP, o documento que contém aspectos como:

  • Objetivos;
  • Responsáveis;
  • Requisitos iniciais;
  • Estimativas de custo;
  • Entregas previstas;
  • Riscos inerentes;
  • Restrições;
  • Entre outros.

A partir disso, além de formalizar o início do projeto, o documento dá autoridade para o gestor de projetos realizar o trabalho e permissão para alocar recursos necessários.

E, claro, as partes interessadas alinham suas expectativas para ter clareza sobre os pontos críticos do projeto.

2. Desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto

Nesta etapa, o gestor descreve como o trabalho será feito, ou seja, quais ações são necessárias para a execução, monitoramento, controle e encerramento do projeto.

Portanto, é a ferramenta de base do escopo.

planilha de gerenciamento de projetos - dashboard thumb

À medida em que o projeto avança, adaptações precisam ser feitas. Isso significa que o plano de gerenciamento do projeto pode ser alterado posteriormente, sem precisar de uma formalização.

Entretanto, as alterações na base do escopo devem ser feitas de forma controlada para evitar possíveis prejuízos causados por mudanças drásticas nos prazos e orçamento.

3. Orientação e gerenciamento do trabalho

A próxima etapa fundamental é a de condução do projeto. Aqui, o gestor deve dar orientações precisas sobre como as tarefas previstas no plano devem ser executadas.

Enquanto responsáveis, os gestores também precisam monitorar o desempenho da equipe, questões técnicas, aquisições, entre outros aspectos. E verificar se o cronograma e detalhes do escopo estão sendo seguidos.

A finalidade desta etapa, portanto, é garantir que todos os envolvidos sigam a direção certa para atingir os objetivos traçados lá no início.

4. Gestão do conhecimento do projeto

Antes de tudo, vale ressaltar que a gestão do conhecimento vai além da documentação das lições aprendidas. Na verdade, trata-se de usar os conhecimentos prévios e produzir novos.

Afinal, esse é o caminho para a melhoria contínua de um projeto.

No papel de gestor, o que você deve fazer nesta etapa de gerenciamento de integração de projetos é assegurar que os conhecimentos estejam sendo compartilhados, tanto os mais técnicos quanto os obtidos a partir da experiência.

E a maneira ideal de compartilhá-los entre a equipe é a partir de conversas regulares.

5. Monitoramento do trabalho realizado

Também faz parte do gerenciamento de integração o acompanhamento do progresso geral do projeto.

Esse monitoramento não é feito uma única a vez, mas ao longo de todo o projeto. A ideia é comparar o desempenho esperado com o desempenho real por meio da coleta de dados, uso de indicadores e avaliações.

Com isso, fica muito mais fácil identificar pontos de atenção que podem se tornar problemas mais adiante, gerando erros e atrasos. Então, o gestor de projetos consegue tomar ações preventivas e até corretivas quando necessário.

6. Controle integrado das mudanças

Se você é quem está à frente do projeto, a responsabilidade sobre as mudanças é sua. Por isso, elas precisam ser feitas de modo coordenado.

O ideal é definir um fluxo comum para todos os pedidos de mudanças. Assim, os gestores conseguem avaliar os impactos e decidir se elas devem ser aprovadas ou não. Então, a decisão deve ser informada às partes interessadas para evitar conflitos.

Afinal de contas, este é o princípio do gerenciamento de integração de projetos: garantir que todos estejam alinhados do início ao fim.

7. Encerramento de etapas ou do projeto

Na última etapa, em que o projeto ou uma de suas fases é encerrada, o papel do gestor é formalizar o fim das atividades por meio de um relatório final.

Dessa forma, os profissionais envolvidos e os recursos que estavam sendo usados podem ser realocados.

Seja qual for o motivo do término do projeto, é importante que tudo esteja registrado. Devem fazer parte do documento informações como:

  • Critérios atendidos ou não;
  • Entregas realizadas;
  • Motivos do sucesso ou fracasso;
  • Lições aprendidas;
  • Dados coletados.

Depois, esse registro pode ser útil para a empresa, como uma ferramenta de aprendizado. Os gestores podem entender por que certas ações deram certo ou fracassaram, quais alternativas poderiam ter sido usadas e por aí vai.

Siga estas etapas e tenha ainda mais sucesso

Comece o quanto antes a aplicar os processos de gerenciamento de integração de projetos do PMBOK no dia a dia. Você vai notar o quanto eles podem ajudar a sua equipe a alcançar os resultados esperados com muito mais facilidade e eficiência.

Quer um apoio extra para conferir agilidade ao seu trabalho? Conheça a planilha de gerenciamento de projetos e gerencie múltiplos projetos ao mesmo tempo!

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