Confira dicas valiosas de gerenciamento do tempo do projeto

Precisa de estratégias eficientes para manter sua equipe dentro dos prazos? Então você deve conhecer melhor os processos de gerenciamento do tempo do projeto do PMBOK.

Afinal, esses processos ajudam a organizar as tarefas e definir prazos de um modo realista. Com o planejamento certo, saiba que é possível fazer a gestão adequada do tempo, definindo o que deve ser feito, por quem, com quais recursos e quando.

Além de aplicar as melhores estratégias de gerenciamento de projetos em relação ao tempo, conhecer algumas dicas faz toda a diferença.

Continue lendo para saber mais!

Por que o gerenciamento do tempo é tão importante?

Você provavelmente deve concordar que gerir o tempo ou o cronograma dos projetos é uma das partes mais complicadas. Afinal, os prazos influenciam o modo como as equipes trabalham, impactam os gastos e quais etapas são priorizadas.

Por isso, assim como gerenciamento da integração, do escopo e das outras áreas de conhecimento do PMBOK, a gestão do tempo precisa receber a atenção que merece.

Quando os fluxos operacionais são bem definidos e os prazos organizados, o cliente tende a ficar mais satisfeito com os resultados. Isso porque as chances de o produto ou serviço ser entregue dentro do prazo aumentam. Ao mesmo tempo, os envolvidos no projeto têm suas expectativas atendidas.

Portanto, não deixe de apostar suas fichas no gerenciamento do tempo do projeto. Mais do que garantir que as entregas sejam feitas dentro do prazo, colabora com o planejamento, reduzindo os riscos e melhorando os resultados.

Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel

Como fazer o gerenciamento do tempo do projeto?

Segundo o PMBOK, a estruturação de certos processos ajuda as equipes a controlar o tempo e fazer as entregas dentro do prazo estabelecido. Veja quais são eles:

Planejamento do gerenciamento do cronograma

O primeiro passo é criar um plano com as políticas e procedimentos mais adequados para planejar, desenvolver, executar, gerenciar e controlar o cronograma do projeto.

Esse processo é fundamental, pois o plano funciona como um guia com as instruções de como o cronograma deve ser gerenciado do início até a conclusão do projeto.

Definição de atividades

Então é chegada a hora de identificar as atividades necessárias para as entregas do projeto. Faz parte desse processo documentar as ações específicas para ter o resultado esperado em cada etapa.

Assim, você tem uma base para conseguir estimar o tempo e programar a execução de cada uma das atividades definidas.

Sequenciamento de atividades

No terceiro processo, o gestor define uma sequência lógica para as rotinas do projeto. Isso é feito por meio da documentação das dependências entre as atividades.

Dessa maneira, fica mais fácil priorizar rotinas e distribuir os recursos com o objetivo de aumentar a eficiência do projeto.

Identificação dos recursos necessários

Depois do sequenciamento, os recursos para cada atividade devem ser identificados e estimados. Ou seja, é preciso estimar os tipos, quantidade e características dos recursos humanos, equipamentos, materiais, etc.

A partir disso, a empresa consegue se preparar melhor e garantir todos os recursos com antecedência.

Estimativa da duração das atividades

Agora é a vez do processo mais esperado: definir quanto tempo será necessário para realizar cada atividade. Lembre-se de tomar cuidado para não propor prazos apertados demais.

Para isso, você deve considerar as ferramentas disponíveis, objetivos, processos internos e o perfil dos profissionais responsáveis pelas etapas.

Desenvolvimento de cronograma

Com base nos processos anteriores, um modelo de cronograma do projeto deve ser desenvolvido. É importante analisar aqui as sequências de atividades, recursos, duração e restrições.

Para ajudar na visualização, o cronograma pode ser ilustrado pelo gráfico de Gantt, como a seguir:

Controle do cronograma

O último processo do gerenciamento do tempo do projeto é o controle do cronograma. Ou seja, trata-se do acompanhamento das mudanças feitas e o impacto causados por elas no fluxo de trabalho.

Esse controle ajuda a acompanhar o progresso, identificar desvios de planejamento, propor mudanças corretivas, diminuir os riscos.

Vale ressaltar que as empresas e projetos têm suas particularidades. Portanto, os processos de gerenciamento do tempo devem ser usados de acordo com as características de cada projetos e em conjunto com as outras áreas de conhecimento do PMBOK.

5 dicas de gerenciamento do tempo do projeto

1. Seja preciso na hora de estimar os prazos

Oferecer prazos apertados para impressionar o cliente não é uma boa ideia. Isso porque existe o risco de você não conseguir entregar o projeto no tempo certo ou até mesmo comprometer a qualidade das entregas.

Sendo assim, seja transparente com os seus clientes e crie cronogramas reais, que sua equipe é capaz de atender.

Leve em conta os feriados, folgas e horários de trabalho dos envolvidos no projeto. Dessa forma, você faz estimativas reais dos prazos sem criar possíveis problemas ao longo do caminho.

2. Faça o cronograma em conjunto

O cronograma nunca deve ser feito por uma única pessoa. Como falamos na dica anterior, os prazos devem ser realistas.

Se quiser ter sucesso com o gerenciamento do tempo, você deve planejar, revisar e validar o cronograma em conjunto com os profissionais que vão executar as atividades.

3. Converse com os envolvidos no projeto

O jeito mais eficiente de evitar qualquer tipo de atraso em um projeto é conversar constantemente com as equipes, gestores e cliente.

Portanto, precisou fazer uma alteração? Alinhe as expectativas com os envolvidos para que a mudança seja feita com agilidade, sem comprometer as próximas atividades.

4. Esclareça as interdependências

Um dos processos de gerenciamento do tempo do projeto diz respeito à sequência de atividades. Para que esse encadeamento funcione, tudo deve estar especificado no cronograma.

Ou seja, deixe claro qual tarefa depende de outra para garantir o fluxo de trabalho e minimizar os riscos.

5. Registre todas as atualizações

Por fim, não esqueça de registrar cada atualização feita no cronograma para que todos possam acompanhar. Assim, é possível garantir que os processos se mantenham dentro dos prazos.

Ainda, vale a pena contar com ferramentas para tornar as informações mais claras e intuitivas por meio de gráficos e sistemas de visualização.

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