O que é e como fazer o escopo de um projeto de consultoria em 5 passos?

O escopo de um projeto é o passo inicial de todo o planejamento do mesmo. É crucial que seja bem feito, pois todos os outros passos, como cronograma e orçamento serão feitos a partir do escopo.

O escopo define, dentre outros fatores, os objetivos do projeto, a estrutura de entregas que serão feitas para o cliente (relatórios, planilhas, protótipos, documentos, produto final, etc) e as tarefas necessárias para se chegar as entregas.

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O que é o escopo de um projeto?

A definição resumida do que é o escopo de um projeto é que ele é o conjunto de entregáveis e fatores de um projeto. O PMBOK define os entregáveis como o trabalho que precisa ser feito na entrega de um produto, um serviço ou um resultado com funções e funcionalidades específicas.

A documentação do escopo de um projeto, conhecida como declaração de escopo, deve explicar as fronteiras do projeto (no que o projeto consiste e no que ele não consiste), estabelecer as responsabilidades de cada membro do projeto e definir procedimentos para a avaliação e a aprovação de etapas concluídas.

Um bom escopo de projeto contará com as seguintes definições (não o planejamento completo de cada item, mas a definição do que será preciso):

  • Objetivo do projeto
  • Entregáveis do projeto
  • Tarefas para se chegar aos entregáveis
  • Recursos a serem utilizados
  • Orçamento, compras e aquisições
  • Calendário (projeções de início, fim e duração)
  • Limites do projeto
  • Responsabilidades dentro do projeto

A importância da elaboração do escopo

Durante o projeto, é bastante comum que o cliente mude de ideia com frequência. Quando isso ocorre em um projeto com escopo mal definido, o cliente terá sempre razão. Ele poderá apontar que o escopo está aberto e que não entendeu que sua nova requisição não faria parte do projeto.

Por outro lado, quando o escopo do projeto está bem definido, não existem margens para mudanças sem renegociação entre as partes. Você terá a oportunidade de revisar o cronograma do projeto e, principalmente, a precificação, não saindo no prejuízo.

A importância do escopo bem definido e alguns de seus benefícios são:

  • Entendimento dos stakeholders sobre tudo o que será feito e o que não será feito, evitando má-comunicação;
  • Permite que o gerente do projeto tenha um roadmap completo a ser seguido no planejamento, com orçamento, tarefas e recursos a serem utilizados;
  • Ajuda a focar a equipe do projeto em um objetivo comum;
  • Previne projetos, especialmente os mais complexos, de evoluírem para uma estrutura muito maior do que foi definida;
  • Evita prejuízos financeiros com mudanças não acordadas de escopo;
  • Evita cancelamento de projetos na metade, até mesmo brigas judiciais, pelo não-alinhamento de expectativas sobre o projeto.

Como definir o escopo de um projeto?

Embora seja responsabilidade do gerente do projeto apresentar o escopo, sua elaboração é uma atividade conjunta. Existem muitas informações que devem vir do próprio cliente, como sua expectativa de prazo e o orçamento do projeto como um todo.

Como definir o escopo de um projeto?

Nem todos os projetos exigem o mesmo nível de complexidade. Alguns podem ter o escopo mais facilmente definido junto ao cliente. Outros mais complexos precisam pecar por excesso. Abaixo eu vou listar todos os passos que englobam a definição do escopo.

Cabe a você, como gerente ou aspirante a gerente de projetos definir quais passos seguir para cada projeto. Ou até mesmo criar um método próprio.

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Passo 1 – Fazer um bom diagnóstico empresarial

Existem projetos que não precisam de um diagnóstico muito apurado no sentido de definir o objetivo do projeto. Ele já vem pronto quando o cliente fala “precisamos implementar esse software em 6 meses” ou “meu objetivo é lançar esse produto no início do ano que vem”, por exemplo.

Mas engana-se quem pensa que por causa disso, um diagnóstico detalhado não será necessário. O diagnóstico não tem como objetivo apenas descobrir do que se trata o projeto, mas entender quais serão os possíveis riscos devido a gargalos identificados na empresa.

Portanto, entenda perfeitamente onde você está se metendo antes de começar. Mapeie todas as dores do prospect, todas as pessoas interessadas e os possíveis riscos do projeto que está sendo negociado. Algumas ferramentas podem ajudar nesse processo:

  1. Planilha de Diagnóstico Empresarial Academia do Consultor
  2. Planilha de Diagnóstico Empresarial
  3. Sistema de Diagnóstico Empresarial Diagfy

Passo 2 – Definir o objetivo do projeto

Um problema muito comum é extrair vários focos do diagnóstico empresarial. A empresa pode ter muitas dores e o consultor acaba achando que pode conseguir resolver todos em um escopo só.

Este tipo de estratégia pode ser prejudicial, pois o projeto se tornará caro e longo. Especialmente se você estiver negociando pela primeira vez com este prospect, ele ficará muito reticente para fechar.

O correto é definir um primeiro grande objetivo, basear seu escopo nele e, no futuro, tentar fechar novos projetos com este prospect, quando ele já for seu cliente e já confiar no seu trabalho. Prospectar novos clientes é sempre mais difícil e mais caro do que vender mais para clientes existentes.

Para priorizar as dores da empresa e definir sobre qual eu vou atuar primeiro, eu utilizo uma ferramenta chamada Matriz GUT. Ela serve para priorizar problemas a partir de sua gravidade, urgência e tendência.

Matriz Gut - um ótimo método para priorizar problemas

Passo 3 – Definir os entregáveis do projeto

Após definir o objetivo do projeto, você pode montar a lista de entregas que será feita ao cliente para concluir este objetivo. As entregas não são tarefas (jamais confundir isso), portanto elas não são verbos como “elaborar o relatório de…”.

Elas podem ser relatórios, planilhas, protótipos, partes de um sistema, tudo o que pode ser entregue ao cliente como resultado de uma fase do projeto ou ao final do projeto, se tratando da entrega final.

Por exemplo, para um projeto de elaboração de plano de negócios, para um cliente que quer abrir um negócio e precisa de investidores, uma boa lista de entregáveis seria:

  1. Canvas de Modelo de Negócio
  2. Relatório de Dados Gerais da Equipe
  3. Relatório de Plano Estratégico
  4. Relatório de Análise de Mercado
  5. Relatório de Plano de Marketing
  6. Relatório de Planejamento Financeiro
  7. Sumário Executivo
  8. Relatório de Plano de Negócio
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Passo 4 – Montar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou, em inglês, WBS)

A Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS), consiste na quebra de entregáveis em tarefas. Esta estrutura pode ser feita em formato de lista ou de organograma, meu formato preferido.

Uma ferramenta que pode te ajudar muito nessa fase é a Plan Hammer. Com ela você poderá fazer o EAP de projetos gratuitamente.

No final desse passo, você terá uma estrutura semelhante a esta, porém provavelmente mais complexa e detalhada:

Passo 5 – Escrever o Termo de Abertura do Projeto

Muita gente prefere escrever o Termo de Abertura antes de montar o WBS. Como eu falei antes, estou passando aqui como eu prefiro fazer, mas você pode entender como fica melhor para você e seguir.

O Termo de Abertura de um Projeto deve ser simples e direto, listando os pontos principais acordados com o cliente. Normalmente terá os seguintes componentes:

  • Gerente do Projeto e níveis de autoridade e autonomia
  • Objetivo do Projeto
  • Entregáveis e EAP
  • Prazo estimado
  • Orçamento estimado – não necessariamente o preço do projeto, visto que você ainda não tem o cronograma e pessoas alocadas, mas você já pode pensar em custos com viagens, softwares e compras necessárias ao projeto
  • Responsabilidades de cada parte interessada
  • Restrições do escopo – aquilo que não será feito

O Termo de Abertura deve ser aceito e assinado pelo contratante do projeto, mostrando que ele concorda com o que está sendo pré-proposto.

Em um processo de negociação para a venda de um projeto de consultoria, o Termo de Abertura do Projeto pode ser apresentado ao cliente como um esboço da proposta, em uma reunião intermediária entre o diagnóstico e o envio da proposta.

Para tornar o processo ainda mais profissional, essa etapa pode ser realizada através da apresentação de slides profissionais mostrando os seus pensamentos iniciais sobre o projeto.

Gerenciamento do escopo do projeto

Após definir e apresentar o escopo do projeto ao cliente, o seu trabalho relacionado a ele ainda não acabou. Você precisará agora gerenciar o escopo, conforme o projeto evolui.

Esta é a parte mais difícil em termos de escopo de projeto, pois exige muita técnica de gerenciamento de projetos para se antecipar a problemas e propor mudanças no escopo antes que você não consiga mais fazê-lo sem interromper o projeto.

Também é extremamente necessário que você consiga estabelecer uma comunicação aberta e constante com os stakeholders do projeto, para que essas mudanças não caiam como surpresa e sejam melhor aceitas por todos.

Para conseguir se antecipar a problemas no projeto, você precisará estar atentamente controlando o cronograma, a disponibilidade de recursos, as compras e aquisições e stakeholders que participariam ativamente do projeto. Todos esses fatores podem se diferenciar do planejado gerando problemas no gerenciamento do projeto.

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