Quer saber como aplicar os melhores métodos para fazer o gerenciamento de escopo do projeto? Então você precisa conhecer todas as etapas necessárias.
Assim como o gerenciamento de integração e as demais áreas de conhecimento do PMBOK, o escopo pode ser gerido seguindo os ensinamentos do Project Management Institute (PMI).
São esses ensinamentos que vamos compartilhar com você aqui!
Continue lendo para saber mais sobre como funciona o gerenciamento de escopo do projeto, por que ele é importante e quais são as suas etapas.
Gerenciamento de escopo: uma das áreas de conhecimento do PMBOK
O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é o principal guia dos gestores de projeto. Criado pelos profissionais mais experientes do mundo, ele reúne as melhores práticas, processos, ferramentas e métodos que realmente funcionam.
Além disso, ele é composto pelas chamadas áreas de conhecimento. E uma delas é o gerenciamento de escopo do projeto.
Dividido em etapas, esse conjunto de processos tem como objetivo detalhar os resultados esperados de um projeto para reduzir os possíveis riscos para os envolvidos.
Isso tudo é apresentado no escopo, onde, resumidamente, as tarefas e entregas são listadas.
Nas diversas fases do projeto, o gestor deve fazer o gerenciamento de escopo, que não está limitado apenas à definição de tarefas a serem cumpridas. Esse trabalho envolve várias etapas necessárias – que vão ser detalhadas adiante – para garantir o sucesso de um projeto.
Por que todo gestor de projetos deve fazer o gerenciamento de escopo?
Quando se trata da importância do escopo, você deve pensar que esse documento é a alma do projeto. Sem escopo, é impossível fazer o gerenciamento de qualquer projeto, criar cronograma, dividir tarefas, acompanhar entregas e tantas outras funções.
Alinhamento da equipe
Sobretudo no caso de projetos grandes, com muitas pessoas envolvidas, manter todos na mesma página pode ser um desafio. Mas quando o gestor aplica as técnicas de gerenciamento de escopo, o alinhamento se torna natural.
Afinal, com base em documentos que reúnem as principais informações do projeto, as equipes sabem quais caminhos devem seguir para atingir seus objetivos. Ou seja, a visão do todo é compartilhada.
Traz mais segurança para os envolvidos
Se os envolvidos têm acesso a um escopo bem feito, ninguém precisa lidar com a insegurança de ser cobrado por algo que não havia ficado claro. Ainda, o próprio cliente tem clareza de para onde o seu dinheiro está indo.
Com as pessoas se sentindo mais seguras, o trabalho é feito com mais qualidade e os resultados só tendem a melhorar.
Maximiza o aproveitamento de recursos
Além disso, ao ter clareza sobre os objetivos e quais tarefas precisam ser realizadas para atingi-los, as empresas aproveitam melhor seus recursos. Isso porque todas as etapas se tornam mais visíveis.
Também existem os projetos que, no final das contas, não são viáveis. Quando o gerenciamento de escopo do projeto é feito conforme as etapas do PMBOK, ele pode ser interrompido ou alterado antes de sair do papel.
6 etapas do gerenciamento de escopo do projeto
1. Planejar o gerenciamento de escopo
Nesta primeira etapa, o que o gestor de projetos deve fazer é elaborar um plano de gerenciamento de escopo, que vai documentar como o escopo será:
- definido;
- validado;
- e controlado.
Portanto, o plano funciona como um guia para colocar em prática as ações posteriores. Dessa forma, vale a pena detalhar minuciosamente como os procedimentos serão aplicados na aprovação da EAP, aceitação de entregas, pedidos de alteração de escopo, etc.
2. Coletar os requisitos
Quem já tem experiência em gestão de projetos sabe que nem sempre o cliente entende o que ele precisa. O que quer pode não ser, de fato, a necessidade dele.
Por isso, seja em forma de grupo de discussão, oficinas ou entrevistas, você precisa fazer um diagnóstico empresarial para reconhecer as necessidades do seu cliente.
Somente por meio de um diagnóstico empresarial é possível desvendar as reais dores do cliente. Em um projeto, o gerente não pode apenas ouvir os pedidos. O mais importante é conhecer a fundo a empresa para identificar os problemas e oferecer indicações e direcionamentos mais precisos.
Então, as necessidades devem ser convertidas em requisitos.
Conforme as necessidades vão sendo documentadas e com base no Termo de Abertura do Projeto (TAP), o gestor de projetos deve desenvolver os requisitos.
Um requisito, segundo o PMI, é o elemento presente num serviço, produto ou resultado e, ao mesmo tempo, necessário para o cumprimento do contrato do projeto. Assim, os requisitos ajudam a criar uma base para a próxima etapa.
3. Definir o escopo
Agora, sim, é a hora de criar o escopo do projeto. Nele, você deve descrever as tarefas, limitações, riscos, resultados esperados, etc.
Cada ponto do escopo se inicia em uma entrega para o cliente, como um relatório, planilha, imagem, texto, etc. Então, cada entrega é dividida em macro e micro atividades. Fique bastante atento na hora de inserir atividades no escopo, já que para uma fase ser validada um formato final precisa ser combinado com o cliente.
À medida em que o trabalho avança, os detalhes do escopo podem ser ajustados. Afinal, novas necessidades vão surgindo ao longo do caminho, criando outras demandas.
Da mesma forma, os riscos e limitações precisam ser continuamente avaliados para garantir a viabilidade do projeto. Outro motivo pelo qual o gerenciamento de escopo é essencial.
4. Criar a EAP
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP), geralmente apresentada em formato de organograma, deve ser feita para facilitar o gerenciamento do projeto. O que ela faz é dividir o trabalho em partes menores.
Essa divisão pode ser feita por fases, entregas ou subprojetos.
Por se graficamente representada, fica mais fácil para todos os envolvidos visualizarem o projeto. Veja a seguir um exemplo simplificado da EAP de uma consultoria de análise de mercado:
Cada parte menor é chamada de pacote de trabalho. Por ter esse formato reduzido, podem ser monitorados de perto pelos gestores.
5. Controlar o escopo
O controle de escopo pode ser feito em paralelo ou até mesmo antes da validação. Afinal, trata-se de monitorar a evolução e gerenciar os ajustes de escopo.
Como as mudanças são inerentes ao andamento dos projetos, é importante que o gerente de projetos controle o escopo de perto para se antecipar a mudanças prováveis. Assim, consegue dialogar com o cliente antes de elas precisarem ser feitas.
Caso uma entrega não seja concluída no prazo, por exemplo, uma variação de escopo precisa estar no radar do cliente, já que ela pode acarretar em mudanças no cronograma e no orçamento do projeto.
De preferência, esse controle deve contar com um processo centralizado para garantir que toda e qualquer mudança seja desempenhada corretamente.
6. Validar o escopo
Todo e qualquer detalhe relacionado ao escopo deve ser validado. Uma entrega ou mesmo uma mínima alteração precisa ser validada. Nada pode passar batido.
Quando uma entrega não é aceita, uma solicitação com as mudanças necessárias precisa ser aberta. Com isso, a validação aumenta as chances de o resultado final do projeto ser aceito.
Esse processo de validação pode ser feito formalmente, com ambas as partes assinando um documento de validação de uma entrega ou de alteração do escopo, ou de forma menos formal, com um aceite por e-mail. Seja qual for o processo escolhido, é fundamental ter o aceite por escrito.
Além disso, procure conscientizar o cliente sobre a dependência entre etapas. Antes de validar qualquer coisa, o cliente precisa revisar o que está sendo proposto e estar de fato satisfeito. Dessa forma, o gerente evita conflitos futuros relacionados a validações feitas em etapas anteriores.
Pronto para seguir as etapas?
Agora que você sabe como o gerenciamento de escopo do projeto funciona e quais etapas devem ser seguidas, a segurança vai se fazer mais presente na sua rotina.
Ao aplicar os ensinamentos do PMBOK, os seus projetos vão gerar resultados cada vez mais surpreendentes. Pode apostar!
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