Quando se trata de gerenciamento de comunicação do projeto, recorrer aos processos do PMBOK é sempre a melhor escolha.
Isso porque o PMBOK nada mais é do que o principal guia de gerenciamento de projetos. Ele é elaborado pelo Project Management Institute (PMI), uma instituição presente em mais de 185 países e que reúne mais de 650 mil profissionais do mundo todo.
Neste artigo, vamos falar sobre uma das áreas de conhecimento do guia: o gerenciamento de comunicação.
Além de falar do que se trata e da sua importância, a ideia é apresentar os 3 processos do PMBOK para você colocar em prática.
Confira a seguir!
O que é gerenciamento de comunicação?
Para que um projeto sempre tenha suas informações disponíveis para todos os envolvidos, elas precisam ser organizadas, transmitidas pelos canais certos e com o mínimo de ruídos possíveis pelo caminho.
É por isso que o gerenciamento de comunicação existe.
Assim como o gerenciamento de integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, riscos e partes interessadas, é uma área que merece atenção.
Enquanto gerente, o seu papel deve ser entender as necessidades de comunicação dos projetos. Isso porque cada um deles tem características diferentes.
A dimensão, o número de envolvidos, a complexidade e até o momento político influenciam tais necessidades.
Dessa forma, o objetivo do gerenciamento de comunicação é planejar, executar e controlar as estratégias de comunicação.
Conheça os 3 processos do gerenciamento de comunicação
Veja a seguir quais são as etapas para gerenciar a comunicação dos seus projetos da melhor forma possível:
1. Planejamento do gerenciamento de comunicação
O primeiro passo é fazer o planejamento. Aqui, o papel do gerente é pensar nas estratégias que vão ser usadas, levando em conta todas as partes interessadas.
Neste momento, a relevância das informações, emissores, receptores, meios de comunicação e periodicidade devem ser analisados.
E não se trata apenas de pensar na comunicação da gestão. Entre os fatores que não podem ficar de fora do plano, estão, por exemplo:
- Frequência de distribuição de informações;
- Ferramentas usadas na comunicação;
- Recursos disponíveis para gerenciar a comunicação;
- Onde as equipes estão alocadas;
- Idiomas usados, no caso de projetos internacionais;
- Responsáveis por cada comunicação.
Isso ajuda tanto o gerente quanto os profissionais envolvidos. Afinal, sempre que for preciso discutir qualquer assunto, todos vão saber qual processo deve ser seguido.
Ou seja, para quem uma mensagem deve ser transmitida, o momento certo, a ferramenta mais adequada e até a linguagem utilizada.
Os benefícios de ter um planejamento bem feito vão sendo observados tanto ao longo da execução quanto ao final do projeto.
2. Gerenciamento das comunicações
Na segunda etapa, o planejamento é colocado em prática. Portanto, é hora de aplicar as estratégias elaboradas.
A ideia é reportar os acontecimentos, problemas, conquistas e previsões no momento mais oportuno. Assim, é possível otimizar processos, evitando a perda de tempo e de recursos.
Além de transmitir as informações, elas devem ser armazenadas corretamente. Com isso, a equipe garante que os dados relevantes estejam disponíveis a qualquer hora.
Durante o projeto, talvez seja necessário fazer pequenas adaptações do plano para atender outras necessidades.
No entanto, vale ressaltar a importância de fazer um planejamento o mais fiel possível à realidade de cada projeto. Ou seja, não dá para reaproveitar um plano que já existe.
Por isso, a primeira etapa deve ser feita com o máximo de cuidado para que a execução das atividades de comunicação possa seguir o que foi planejado.
3. Controle das comunicações
Com base em indicadores, esta etapa se dedica ao acompanhamento das atividades de comunicação.
Isso significa avaliar o modo como elas estão sendo executadas e se os objetivos foram atingidos.
É importante que o progresso do plano de comunicação seja documentado, em formato de relatório.
A partir desse documento, o gerente consegue acompanhar as ações de comunicação, analisar os riscos, ver quais deram certo e quais fracassaram.
Se os resultados não atenderem às expectativas, isso mostra que é preciso fazer algum tipo de intervenção ou otimização.
No final das contas, todos esses processos ajudam a trazer mais eficiência e qualidade para os projetos.
Dicas para garantir uma comunicação eficiente
Inclua todas as informações essenciais
Os dados fundamentais do projeto devem fazer parte do plano de gerenciamento de comunicação. Eles servem como norte para a equipe seguir o planejamento.
Além das metas, não deixe de incluir dados sobre o cliente, orçamento, escopo, cronograma, recursos disponíveis e prazo para conclusão.
Crie um cronograma de comunicação
Ainda que a comunicação aconteça de forma orgânica em diversos momentos, é importante estabelecer um cronograma.
Isso ajuda a manter a comunicação fluida e clara. Para isso, vale a pena incluir a frequência com a qual o gerente deve se comunicar com as equipes e quais as ferramentas usadas.
Faça reuniões apenas quando for essencial
Embora as reuniões sejam necessárias para discutir certos assuntos, muitas vezes elas podem ser substituídas por um e-mail, por exemplo.
Isso ajuda a otimizar o tempo de trabalho dos envolvidos. Quando for preciso fazer uma reunião presencial, envolva apenas quem precisa tomar decisões em relação à determinada questão.
Esteja aberto para ouvir
Diminuir a frequência de reuniões não significa evitar as pessoas. O gerente de projetos deve estar sempre disponível para a equipe.
Por isso, crie processos regulares para se comunicar e deixe claro que todos podem procurar você quando precisarem discutir um assunto ou resolver um problema.
Delegue tarefas
Tenha cuidado para não absorver todas as tarefas. É impossível para um gerente cuidar de tudo sozinho.
Porém, isso exige confiança nas pessoas com quem você trabalha. Aprenda a delegar tarefas para os profissionais para ter tempo de cuidar das partes mais estratégicas.
Documente todos os passos
Para não perder o fio da meada, registre cada passo do projeto. Além de ajudar no monitoramento, ajuda a garantir o alinhamento entre os envolvidos.
Ainda, é uma maneira de ter todas as informações disponíveis na hora de analisar ou elaborar novos projetos. E contar com uma ferramenta de gerenciamento de projetos para isso vale a pena.
