Como redigir uma proposta de consultoria do jeito certo

Como apresentar uma proposta de consultoria?

Se você vem acompanhando os nossos artigos, já deve ter visto que é muito importante investir tempo em etapas específicas, a fim de estabelecer um relacionamento com a pessoa que tem o poder de dizer “sim” para o seu projeto de consultoria.

Depois que esse relacionamento é estabelecido, que você mostra para o cliente qual o seu verdadeiro problema e como você pode resolver, é hora de oficializar uma proposta.

Mesmo que você esteja muito à vontade, tome cuidado para não baixar a guarda e colocar tudo a perder. Não cometa o erro de elaborar uma proposta meramente para oficializar um projeto.

Ela é parte da venda, e tem o poder de “mexer” com o emocional do cliente tanto quanto o método SPIN SALES.

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Garantindo o sucesso de sua proposta de consultoria

Arrisco a dizer que um dos primeiros pensamentos dos consultores na hora de redigir uma proposta, é colocar “o que será feito”.

Isso é importante, mas o cérebro reptiliano do homem (lado emocional) é que decide se vale a pena fechar o contrato, pois, inconscientemente, o que ele quer não é um processo megarrevolucionário de gestão de pessoas e processos. O que ele quer é O RESULTADO e A TRANSFORMAÇÃO.

Veja como faz sentido: você está com uma baita dor de dente e decide ir ao dentista! No caminho você fica pensando “Nossa! Preciso urgente de uma restauração no meu terceiro molar!” ou “Que dor dos infernos! Quero me livrar dessa dor rápido, nem que seja arrancando o dente com um alicate!”?

Entende agora? Se o seu cliente soubesse o que fazer para aliviar a sua dor, ele não o contrataria. E é por isso que, na proposta, o foco deve ser o RESULTADO (outputs). Os inputs (produção) são apenas o caminho até a solução.

E tenha em mente que, antes de escrever sequer a primeira página da proposta, o seu pensamento deve ser de fazer todo o possível para garantir o sucesso.

Apresentação de Vendas para Consultores em Powerpoint

Entregue a proposta de consultoria para a pessoa certa

É comum (mas não deve ser encarado como normal) que alguns consultores procurem níveis hierárquicos mais baixos para se sentirem mais seguros.

Mas esquecem que essas pessoas não tem o poder do “sim”, e pior, se tiverem o poder do “não” muito provavelmente vão usá-lo. Busque chegar até a pessoa que realmente decide.

Alan Weiss prega o seguinte evangelho no mundo das consultorias: “Você precisa aceitar a rejeição e rejeitar a aceitação. Este é um negócio que depende de relacionamentos, e você nem sempre será bem-sucedido. Não se alinhe, porém, com quem não pode dizer ‘sim’ mas pode dizer ‘não’.”

No artigo “Como conseguir o primeiro cliente em consultoria” falamos sobre a importância de se conectar com quem realmente decide. Recomendo fortemente que você leia.

Você vai entender importância da confiança, de fornecer valor, de não se apressar, entre outros fatores. Tudo isso para estabelecer uma relação de confiança que vai construir o seu caminho até o tão desejado “sim”.

Os 9 elementos cruciais da proposta de consultoria

Sem rodeios! Ao ler a proposta seu cliente não vai querer saber como sua empresa foi formada, os cases de sucesso, depoimentos. A etapa de vender a sua competência já passou. Agora tudo deve ser simples e direto ao ponto. Vamos lá:

1. Avaliação do cenário atual

Descreva rapidamente o tema que o prepara para a análise do projeto e para acordos posteriores. A intenção é “lembrar” o comprador do que vocês conversaram durante toda a fase de construção de relacionamento.

Não faça uma avaliação do tipo: “a empresa X é especializada em…”. Ele já sabe disso. Ao invés disso, escreva “a empresa X que oferece o produto Y, ficou refém de poucos clientes que detêm 80% do seu faturamento, os quais podem abandoná-la a qualquer momento.

2. Objetivos da proposta de consultoria

Quais serão os RESULTADOS do projeto? Não são tarefas, nem ferramentas, nem produtos ou atividades.

Nesse momento, você pode identificar se o cliente não tem poder de compra, porque ele pergunta pelos “produtos”, “em quantos dias”, e “como são os materiais”.

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Cuidado para não confundir o resultado (outputs) com insumos (inputs). Ex: “padronizar processo de vendas” não é resultado, é um caminho até ele. O resultado seria “otimizar a roteirização da logística para reduzir os custos com a reorganização das rotas de visitas a clientes”.

Para não cair nessa armadilha, toda vez que você escrever algum resultado, pergunte-se se realmente se trata de uma transformação ou um caminho até ela.

3. Métricas de resultados

O que não pode ser mensurado, não tem o poder de mostrar se funcionou ou não. Trabalhar sem indicadores de desempenho deve ser algo fora de cogitação na sua profissão!

Mesmo que o objetivo seja de longo prazo, é importante você mostrar o “antes e depois” para que se enxergue a evolução durante o período em que você esteve na empresa.

Então defina quais serão os indicares mais importantes para mensurar os resultados do seu trabalho. Mesmo que o objetivo seja algo mais abstrato, como “melhorar a competitividade”, é importante entender numericamente o cenário atual, para que posteriormente você reavalie esse indicador.

Os indicadores devem demonstrar algum tipo de mudança. Eles podem ser:

a.  Factuais e objetivos:

  • Os atendentes encaminharão menos de 10% das chamadas para o setor técnico;
  • As recompras aumentarão nos próximos 6 meses;
  • Os gestores reduzirão a sua carga horária semanal de 60 para 45 horas, delegando mais aos subordinados;
  • Haverá menos relatos mensais de violações de privacidade e menos acidentes de trabalho.

b. Subjetivos:

  • O supervisor irá relatar que passa muito menos tempo gerenciando conflitos da equipe;
  • O diretor de vendas dirá que os clientes não mais reclamam do atendimento;
  • Os diretores financeiros e produção dirão que se reúnem um vez por semana para discutir assuntos relacionados em clima de harmonia, respeito e responsabilidade compartilhada.

As métricas servem não só para mensurar a evolução dos resultados, mas também colocar você “na vitrine” como alguém que contribuiu significativamente para esses resultados.

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4. Valor

Esse é o mais polêmico dos elementos. Valor é o impacto da realização dos objetivos. É o que se tem de retorno sobre o que se investiu no projeto. Se não for possível demonstrar isso, nem prossiga com a proposta de consultoria.

Perceba como isso é poderoso. Por exemplo, o valor do seu projeto de consultoria é “aumentar o lucro” da empresa. Isso já é forte por si só, mas tem muito mais impacto, como “maiores dividendos aos acionistas”, “maior patrimônio líquido”, “maior renda para os sócios”, “maior lastro para expansão”, “condições mais favoráveis para investidores”, “recursos mais generosos para filantropia” etc.

Invista um tempo pensando os impactos de se atingir os resultados propostos e coloque isso na proposta. De cara, você novamente atinge o emocional do cliente (cérebro reptiliano, lembra?).

E perceba uma coisa: quando se apresenta uma lista de resultados a serem atingidos, e a cada resultado está atrelada uma lista de “impactos positivos” na vida da empresa, sua proposta passa a ter um enorme valor, e automaticamente, justifica-se cobrar honorários mais altos.

E vale a pena ressaltar que grande parte do valor da proposta se traduz em aumento de capital para o cliente.

5. Metodologia e opções

Aqui você volta a falar, em detalhes, do que acredita (e o seu cliente concorda) que funcionará no projeto.

É provável que, anteriormente, você já tenha conversado com o comprador sobre esses pontos, mas agora chegou o momento de falar de forma oficial. Ainda não é o momento de falar em honorários. Exemplo:

  • Opção 1: faremos um estudo dos mercados mais promissores, lucrativos e abertos a serem explorados, desenvolvendo estratégias para as que estiverem mais favoráveis;
  • Opção 2: além da opção 1, faremos apresentações para executivos das áreas comercial, produção e financeira, para acelerar a velocidade de entrada;
  • Opção 3: além da opção 2, acompanharemos a implantação do projeto de curto prazo para preparar a execução no longo prazo, sob honorários fixos, em até um ano.

Perceba que essas opções são cumulativas, ou seja, as subsequentes abrangem as anteriores. Não são acréscimos ou fases do projeto.

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6. Tempo

O seu cliente precisa saber o tamanho do problema, das mudanças e implantações, e quando você irá finalizar o seu trabalho lá.

Estamos falando de consultoria e não codependência. Portanto, na metodologia, você deve estipular os prazos para as opções serem concluídas.

7. Responsabilidades mútuas

Por ser uma parceria e não um serviço específico que você presta ao cliente, as partes devem ter a responsabilidade ou atribuições iguais. Exemplo:

Nossas atribuições incluem:

  • Assinatura de contrato de confidencialidade (ambos assumem esse compromisso);
  • Prestações de contas mensais ou sob demanda;
  • Retorno de solicitações em 24hs;
  • Acesso ao e-mail e celular para maior agilidade nos contatos;
  • Liberação pela segurança para ter acesso físico à empresa;
  • Informação imediatamente à outra parte caso ocorram situações que possam afetar o andamento do projeto.

8. Termos e condições

Essa é a melhor parte. É a primeira vez em que se apresenta o valor dos seus honorários para o cliente. E isso deve ser muito simples, tipo:

  • opção 1 (engloba serviços 1, 2 e 3): R$ 10.000,00
  • opção 2 (engloba serviços 1, 2, 3 e 4): R$ 15.000,00
  • opção 3 (engloba serviços 1, 2, 3, 4 e 5): R$ 20.000,00

Nas opções 1 e 2, por exemplo, por se tratar de algo mais simples e com menor tempo de execução, metade do pagamento pode ser feito no ato da assinatura do contrato e o saldo em 45 dias.

Você pode colocar um desconto, caso o cliente pague à vista. Já na opção 3, os honorários serão pagos no primeiro dia de cada trimestre, por se tratar de um projeto mais longo.

Não esqueça de orçar e incluir reembolso das despesas (deslocamento, hospedagem, alimentação e etc). E tenha bom senso na hora de acertar esse detalhe. Você não vai se hospedar em uma espelunca, mas também não vai escolher um resort.

Os honorários devem ser pagos com rapidez e sem atrasos, e nunca na conclusão do projeto. Você precisa garantir a lucratividade do seu negócio.

E você pode incluir uma garantia do tipo:

“A qualidade do nosso trabalho é garantida. Se não forem cumpridos os objetivos no prazo acordado e a responsabilidade for nossa, devolveremos todo o valor investido. Porém, o contrato não pode ser rescindido, por qualquer outro motivo, embora possa ser adiado e reprogramado. As datas de pagamento originais devem ser cumpridas.”

Lembre-se de que essa garantia se refere à qualidade do seu trabalho, mas não uma garantia que o resultado será alcançado. Afinal, isso depende de muitos fatores que podem fugir do seu controle.

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9. Aceitação

A proposta de consultoria deve servir como contrato, pois você não pode perder tempo redigindo um contrato formal que ainda deverá ser avaliado pelo jurídico. Isso pode levar muito tempo e você perder o cliente. Você pode acrescentar algo do tipo:

A escolha de uma das opções apresentadas e qualquer pagamento constitui aceitação dos termos e condições aqui informados. Em lugar da assinatura, a aceitação decorre do pagamento.

A intenção é “validar juridicamente” o “sim” do comprador quando ele assina o contrato e realiza o pagamento dos seus honorários.

Como apresentar a proposta de consultoria

Até aqui, você já fez o mais difícil! Prospectou o cliente, descobriu quem decide, conseguiu um espaço na sua agenda, construiu um relacionamento, ele confiou em você e contou sobre os seus principais desafios e aceitou que você elaborasse uma proposta de consultoria.

Porém, o trabalho de se vender para o cliente ainda não acabou. Você deve controlar e influenciar o comprador de maneira decisiva. Para isso apresente a proposta de consultoria seguindo as dicas abaixo:

1. Nunca sugira fases

Dessa forma, você estará dando a opção ao cliente de desmembrar todo o seu projeto e, muitas vezes, sem a sinergia necessária. Lembre-se que as opções de escolha são upgrades da opção anterior e não fases ou pacotes fechados.

Essa decisão pode reduzir a sua renda nos projetos e talvez se tornar inviável. isso porque, se você tem o seu projeto todo repartido pelo cliente, onde não existe sinergia entre as escolhas que ele fez, você gasta muito mais tempo tentando fazer as coisas darem certo e, de brinde, ainda tem a sua renda diminuída. Ou seja, um verdadeiro tiro no pé!

E tem mais: para cada fase que o cliente escolher, vai exigir uma nova decisão de compra e isso pode fazer o cliente questionar a verdadeira necessidade do projeto.

Sugira o maior projeto possível para melhorar a vida do cliente, usando a escolha de “respostas positivas” e não uma série de decisões de compras.

2. Envie a proposta física para o cliente

Mesmo que ele peça para enviar um e-mail, atenda a essa solicitação, mas envie a cópia física da proposta. O tato tem uma força muito maior do que os olhos. Você deve entregar duas cópias, sendo uma delas com a sua assinatura (a cópia do cliente). Lembre-se que agora vocês têm uma relação de confiança.

3. Crie cronogramas sujeitos a revisão

Você deve usar a pontualidade britânica para entregar a proposta. Por exemplo, “você receberá a proposta na segunda-feira às 10:30h. Podemos conversar na terça às 9h para que você me informe a melhor opção e possamos definir como começar?”. Não se preocupe em ser presunçoso. Fale com respeito, mostrando que compromisso é importante para você.

4. Nada de enfeitar a proposta

A proposta de consultoria é um resumo e não uma explanação. Como foi dito antes, você não precisa colocar a biografia da sua empresa, cases de sucesso, depoimentos, hyperlinks, fotos, gráficos etc. Esse deve ser um documento simples e direto que sintetiza tudo que foi discutido nas reuniões, e a única novidade são os honorários.

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5. Faça uma pergunta importante

“Tem alguma coisa que ainda não conversamos que possa ser um empecilho à continuidade do projeto?”. É possível que você escute: “minha pergunta é quanto será o investimento”.

Mas você pode dizer que entende a dúvida e que ele não se preocupe que a transformação com o projeto irá superar qualquer preocupação com honorários.

Lembro novamente que você DEVE fazer todo esse trabalho junto a pessoa que DECIDE e tem o poder do SIM. Não perca energia e tempo falando com a pessoa errada.

O comprador pode argumentar que a empresa está em uma fase do ano mais sobrecarregada ou que o diretor estará sendo substituído.

Tente entender melhor o cenário para poder contra-argumentar: “não seria melhor trabalhar no projeto na época mais movimentada do ano, já que o faturamento será maior e vai ter a certeza de que as soluções que vou entregar funcionarão mesmo nas condições mais adversas?”.

Prepare-se para o sucesso

Você recebeu o “SIM” do cliente. Então esteja pronto para começar! Não cometa o erro de só preparar o terreno depois do sim. Seu cliente pode não querer esperar!

Bons negócios e sucesso!

Rodolfo Oliveira, Consultor

Este artigo foi escrito em parceria com Rodolfo Oliveira, consultor empresarial com foco em crescimento de rentabilidade através da inteligência em vendas, desenvolvimento de times e análise de perfil comportamental.

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