O cronograma é um item essencial para a realização de qualquer projeto. A importância do cronograma se dá desde antes do começo da consultoria, quando se faz o planejamento da mesma, até o seu final, pois são os prazos estipulados (e o seu cumprimento) que irão garantir a satisfação do seu cliente ou não.
O que é um cronograma?
Um cronograma é uma forma de calendário com a distribuição das etapas e ações que precisam ser realizadas condicionadas aos prazos que precisam ser cumpridos no projeto de consultoria.
Na essência, é um mapa temporal com as etapas (e seus prazos) que precisam ser concluídos do serviço que será realizado.
Se você quer estabelecer prazos de qualquer coisa (e que tudo termine conforme planejado), precisa determinar o que será feito com um escopo bem definido do projeto.
Assim para ter um cronograma pronto “basta” determinar a quantidade de dias que cada uma dessas etapas terá.
Importância do cronograma bem planejado
Um cronograma bem feito pode garantir uma série de benefícios ao seu projeto como:
- Aumento da produtividade
- Redução de desperdício de tempo e de recursos
- Controle de processos
- Cumprimento de prazos e orçamentos
Com um cronograma bem feito, o consultor consegue ter uma boa visão do projeto como um todo, permitindo antecipar tomadas de decisão diminuindo a chance de problemas ou atrasos ocorrerem.
Além disso, você pode usar o cronograma para medir o desempenho dos consultores que estão realizando o projeto.
Como criar o cronograma de um projeto de consultoria
Se você está pensando em como criar o cronograma de um projeto, deve saber que a prática leva à perfeição. Ou seja, quanto mais você determinar prazos e colocar o projeto em prática para saber se você acertou ou errou, mais certeiro tenderá a ser quando surgirem novos clientes com desafios diferentes.
Para chegar no melhor resultado, eu tenho uma lista de passos que costuma me ajudar quando eu tenho que fazer um cronograma:
- Se baseie em experiências passadas – se você já fez uma etapa de um projeto que durou 5 dias para uma empresa, ele tem uma chance de levar essa mesma quantidade de tempo (não esqueça de levar em consideração o tamanho da empresa e outras características que podem fazer com que a etapa dure mais)
- Tenha uma margem de segurança – Principalmente para etapas que tenham muitas incertezas – afinal de contas, é muito melhor terminar uma etapa adiantada do que atrasada
- Entenda a sua disponibilidade (ou do seu time) – De nada adianta colocar pouco tempo para fazer determinadas atividades se você não terá tempo para concluir as mesma
- Revise e controle o cronograma – Depois de finalizar o seu cronograma, revise cada uma das etapas e, quando for colocar a mão na massa não esqueça de ir controlando os dias usados em cada uma das etapas
Qual ferramenta usar para fazer um cronograma
Eu gosto muito do Excel e uma planilha de gerenciamento de projetos deve ser o suficiente para garantir a organização do cronograma e o seu controle.
Essa é a minha dica caso você queira uma ferramenta simples e fácil de se usar que vai permitir que você não deixe de lado a importância do cronograma no seu projeto.
Se você busca um software, um dos mais conhecidos é o MS Project, apesar do renome e de ser bastante usado em algumas consultorias, na época que eu usei não fiquei apaixonado, pois não achava ele tão intuitivo assim.
Uma outra opção que eu nunca tive a oportunidade de testar, mas que acho visualmente bonito e tem ganhado relevância (pelo menos pela quantidade de propaganda e anúncios que eu acabo vendo) é o Monday.
