Como cobrar por consultoria empresarial em 10 passos?

Como cobrar por consultoria empresarial?

Serviços de consultoria são uma forma de fazer uma renda extra com conhecimentos específicos adquiridos. Mas como cobrar por consultoria quando aparecem os primeiros prospects?

Calculadora de Homem-hora em Excel

Você pode se basear no valor de mercado, ou planejar o projeto passo a passo e chegar a um valor final a partir do quanto você quer receber por hora trabalhada. Falaremos mais sobre isso a seguir.

Introdução: o que é consultoria empresarial?

A consultoria é a prestação de um serviço de aconselhamento, realizado por um profissional especializado em determinado tema ou assunto, com o objetivo de melhorar o desempenho de um indivíduo, empresa ou área específica dentro de uma organização. Um dos grandes desafios para consultores é entender como fazer a precificação de um projeto de consultoria da melhor maneira possível.

Ao longo desse artigo eu vou explicar um passo a passo detalhado de como precificar um projeto de consultoria e, apesar de saber que existem diferenças, vou usar a palavra consultoria para me referir às atividades de assessoria e coaching também. De maneira geral, essas 3 práticas envolvem aconselhamento profissional para pessoas ou empresas, que é realizado por meio de projetos que têm início, meio e fim.

Características de consultorias

Como acabamos de falar, a consultoria é um tipo de serviço e, por isso, tem características específicas que vão diferenciar ela de um simples produto ou serviço. Algumas delas são:

  • Intangibilidade – não pode ser vista
  • Pericibilidade – não tem estoque
  • Variabilidade – nunca é exatamente igual
  • Simultaneidade – entrega só ocorre na hora da prestação da consultoria

Sabendo desses atributos que são inerentes a qualquer projeto de consultoria, existe uma série de ações que você pode realizar para chegar no preço ideal.

Tipos de precificação de um projeto de consultoria

Para começar, existem diferentes tipos de precificação que podem ser utilizadas em um projeto de consultoria. Os principais métodos são:

  • Por custo – analisa custos fixos e variáveis atrelados à consultoria e se coloca uma margem de lucro em cima. Ignora a percepção do cliente. Se eu tenho R$10.000 de custo e quero ganhar R$2.000 de lucro no final do mês, defino que o preço é R$12.000.
  • Por valor – preço é gerado a partir da percepção de valor do cliente. Uma mesma consultoria pode custar R$1.000 ou R$50.000, depende de quem oferece ela e de como o cliente percebe esse consultor ou consultoria.
  • Variável – identifica-se um benefício da consultoria e se cobra a partir dele. Um caso clássico é o da redução de custos de uma empresa. Quanto mais custo é reduzido, maior o preço pago pela empresa. Outro exemplo é o de metas. Caso uma meta de receitas seja alcançada, é pago um bônus.
  • Colaborativa – preço é alcançado com a ajuda dos clientes. Apesar de não ser comum, já vi casos de consultores que deixavam o valor da sua hora em aberto para que o cliente chegasse a um valor de interesse mútuo.

Normalmente, quando eu precifico um projeto de consultoria, eu gosto de pensar (e utilizar) um meio termo de todos esses itens que eu citei acima.

Digo isso porque não existe a possibilidade de você vender um projeto abaixo do seu custo (só se você quiser falir), mas ao mesmo tempo é importante que seu cliente veja valor na consultoria e que ele esteja feliz com o preço final, pois isso pode influenciar na futura percepção de qualidade do projeto como um todo.

Planilha de Precificação de Projetos em Excel

Precificação de um projeto de consultoria em 10 passos

Como eu falei no início do artigo, chegou o momento de explicar detalhadamente como fazer a precificação de um projeto de consultoria. Antes de começar, vale dizer que não existe certo ou errado e que, dependendo do porte da sua empresa, pode ser que uma etapa ou outra não sejam absolutamente necessárias.

Passo 1 – Diagnostique as dores do cliente

Sempre que um cliente entrar em contato levante o maior número de informações sobre o negócio dele e crie um documento com as informações mais relevantes. Você pode buscar essas informações no site da empresa dele, nas redes sociais, fazendo buscas no Google e, obviamente, quando tiver a oportunidade de conversar com ele.

Dependendo do tipo de consultoria que você tiver, esse primeiro contato pode ser por telefone, por skype ou presencialmente. Independentemente de como conversar com ele, identifique as principais dores e onde você pode ajudar ele de fato.

Passo 2 – Iniciar planejamento do projeto

A partir das informações levantadas no passo 1 que é possível definir que tipo de projeto você vai oferecer para o cliente. Entendendo as dores do seu possível cliente, você será capaz de montar um escopo para o projeto, ou seja, quais serão as entregas feitas até a conclusão do projeto.

O ideal é fazer o escopo e desenhar a Estrutura Analítica do Projeto. Ela define tudo o que vai ser entregue para o cliente ao longo das etapas do projeto (relatórios, planilhas ou até mesmo a implementação de um software).

estrutura analítica do projeto - exemplo

O grande desafio nessa fase de planejamento é saber focar nas principais dores do cliente. Ele pode ter muitas: ausência de controles financeiros, equipe desmotivada, setor de vendas desestruturado. Se você quiser montar um escopo para resolver todas, pode terminar apresentando um projeto gigante e caro demais.

O melhor caminho pode ser focar na dor principal, resolver, ganhar moral com o cliente e, depois, fechar mais projetos.

Passo 3 – Montar o cronograma do projeto

A partir do escopo do projeto, você consegue pensar nas atividades que deverão ser feitas para efetuar cada entrega. Depois de listar todas as etapas, chegou a hora de montar o cronograma do projeto, pensando em alocação de pessoas e horas e quais tarefas seriam dependentes ou paralelas.

Se você já sabe o que vai entregar e em quantas etapas, chegou o momento delicado de definir quanto tempo você demora para fazer isso. Um cuidado importante é de não definir prazos muito longos (já que muitos clientes tem urgência) e nem muito curtos (já que problemas podem acontecer e atrasar um projeto é um assunto muito delicado que pode fazer com que seus clientes fiquem insatisfeitos).

Não vou entrar em detalhes sobre a criação do cronograma. Já temos um artigo sobre o tema. Mas vamos evoluir o nosso exemplo da seguinte forma:

  • Relatório de Análise do Setor – 10 dias
  • Relatório de Concorrentes Diretos – 20 dias
  • Relatório de Concorrentes Indiretos – 20 dias
  • Planilha de Análise SWOT Preenchida – 12 dias
  • Relatório Final e Diretrizes – 14 dias
  • Total – 76 dias
Precificação de Projetos de Consultoria - Dados Gerais do Projeto

Para isso, é sempre bom se basear na experiência passada de consultorias similares que você ou sua empresa já fizeram, no tamanho do cliente e do problema que ele tem (analisar processos em uma empresa de 5 funcionários é completamente diferente de analisar processos de uma multinacional), além do número de reuniões que você pretende fazer e em quais entregas você fará por etapas.

Passo 4 – Levantar os custos diretos

Agora que você já tangibilizou o projeto de consultoria da melhor maneira possível, pode analisar que custos existem para cada etapa ou que são inerentes ao projeto como um todo (se tiver dificuldades, você pode entender um pouco mais sobre as diferenças de custos diretos e custos indiretos nesse artigo).

Para cada tipo de consultoria podem existir custos específicos. Por exemplo, se você realiza a consultoria em outro estado, um gasto exclusivo desse projeto são os de hospedagem, transporte e alimentação.

No caso de consultorias ambientais, o custo de licenças normalmente entra aqui. Da mesma forma, a mão de obra terceirizada para projetos de consultoria específicos entram como custos diretos e assim por diante.

Calculadora de Homem-hora em Excel

Custos diretos gerais

Chamamos de custos diretos gerais porque eles não estão atrelados a uma etapa do projeto em si, mas só existem quando o serviço de consultoria entra em vigor.

No nosso caso, o cliente fica em outro estado, então colocamos custos de passagens aéreas e de hospedagens para os dias em que for necessário fazer reuniões presenciais.

Precificação de Projetos de Consultoria - Custos Diretos

Custos diretos por entrega

Cada etapa do projeto pode possuir necessidades específicas que precisam ser contabilizadas. Conforme você fique mais experiente e realize projetos semelhantes mais de uma vez, vai entender melhor seus custos e errar menos nessa parte.

No nosso caso, orcei custos específicos apenas para a primeira e para a última entrega:

Precificação de Projetos de Consultoria - Custos por Entregável

Passo 5 – Alocar consultores nas atividades

Todo projeto de consultoria precisa ser realizado por alguém. Em empresas pequenas é bastante comum o papel do consultor solo que faz todo o trabalho. Em consultorias maiores ou projetos grandes pode ser necessário montar uma equipe.

Se você trabalha com funcionários com contrato fixo e está alocando algumas horas mensais deles no projeto, será necessário entender o valor de homem-hora de cada membro da equipe.

O homem-hora normalmente é retirado do custo por hora de determinado funcionário para a empresa. A empresa também pode decidir definir um homem-hora padrão para todos (ou por cargo), a partir de uma média.

Veja um exemplo de um time com um gerente, um consultor e um estagiário utilizando uma planilha de precificação de projetos:

Precificação de Projetos de Consultoria - Alocação de Profissionais

Essa parte pode funcionar como um planejamento das horas gastas com o projeto e/ou como uma análise do custo direto com consultores (caso você pague diretamente para consultores). De toda forma é um levantamento que te diz o nível de esforço da sua equipe que será comprometido.

Precificação de Projetos de Consultoria - Alocação de Horas da Equipe

Um bom insight é entender essa quantidade de horas no universo de um mês. Se elas passarem de 200 horas pode ser um indicador de problema, já que você estará “cobrando” mais do que um empregado por CLT pode oferecer, mesmo que esse profissional esteja alocado full-time nesse projeto.

Planilha de Precificação de Projetos em Excel

Passo 6 – Lembrar dos impostos no preço final

Essa parte chega quase a ser óbvia, mas já vi alguns consultores formando preços e esquecendo dos impostos. Por mais que esse item não esteja ligado ao planejamento do projeto em si, vai ter que ser pago em algum momento e negligenciar ele no custo não é uma opção.

Você precisa entender o modelo fiscal em que a sua consultoria está enquadrada e encontrar a porcentagem devida de imposto que é aplicada sobre cada venda.

Precificação de Projetos de Consultoria - Impostos

Passo 7 – Chegar no preço de venda

Com uma estimativa real dos seus custos diretos, você já consegue chegar no seu preço de venda sem margem de lucro, ou seja, o preço mínimo de venda. A lógica é bem simples, se você vai gastar R$10.000 em um projeto e oferecer ele por R$10.000, na melhor das hipóteses vai sair no zero a zero.

Por isso, pensar em uma margem de lucro (ou markup) vai ser a diferença entre ter prejuízo e lucrar com o seu projeto. No mesmo exemplo de cima, se eu quisesse um markup de 50% venderia o projeto por R$15.000, depois dos custos (e vamos supor um imposto de 10% = R$1.500), teria R$3.500 de margem de contribuição (que vai ajudar a pagar os custos fixos).

Imagine agora que temos gastos de R$12.000 com mão de obra (horas alocados para os consultores), R$12.000 para os custos diretos do projeto (transporte, hospedagem e gastos das etapas). Isso gera R$24.000 de custos diretos, que adicionados dos impostos, ficam em R$27.180.

Precificação de Projetos de Consultoria - Custos e Preço sem Lucro

Esse é o valor mínimo que você precisa cobrar, mas como falamos, definir uma margem de lucro é fator fundamental. Essa definição não é simples e pode ser tremendamente influenciada pela percepção de valor que o cliente tem da sua marca e da sua abordagem. Veja como ficaria com uma margem de 25%:

Precificação de Projetos de Consultoria - Margem de Lucro e Preço Sugerido

Com essa margem, o preço de venda com margem de lucro foi para R$35.012, que depois de retirar todos os custos diretos deixou uma margem de contribuição de R$6.373.

Passo 8 – Revisar a precificação

Por fim, o último passo para entender se a sua precificação faz sentido é analisar o ponto de equilíbrio. Como estava falando, você precisa olhar para a sua margem de contribuição e ver se ela é suficiente para pagar seus custos fixos.

Se é um projeto que ocupa grande parte da sua capacidade produtiva – em outras palavras, você não conseguirá se dedicar a outros projetos -, enquanto esse projeto estiver acontecendo, ele precisará pagar todos os seus custos fixos, como aluguel, luz, internet, salários, etc.

Precificação de Projetos de Consultoria - Custos Fixos

No caso acima temos uma empresa com estrutura de custos de R$35.000. Eu teria que ser capaz de tocar pelo menos 6 projetos iguais ao do nosso exemplo simultaneamente para ter algum lucro. Isso é possível? Cabe ao consultor resolver e aumentar ou diminuir a margem de lucro pretendida.

Passo 9 – Montar e enviar a proposta

Apesar de não envolver mais valores, a proposta comercial tem uma grande influência sobre a percepção e expectativa do cliente. É nela que vão estar detalhados as etapas do projeto, o prazo, o que será entregue no final, valores e condições de pagamento.

Mais do que isso tudo, a proposta é uma mensagem que você passa para o cliente. Se entregar com velocidade, mostra que você está preocupado e que é ágil. Se ela tiver um design bonito, sem erros de português, você estará mostrando que se preocupa com qualidade. Todos esses aspectos vão influenciar diretamente a expectativa do cliente e a pré disposição dele a fechar um projeto com você.

Que tipo de proposta você gostaria mais de receber entre essas duas?

Exemplo de Proposta Comercial com Design Elaborado
Exemplo de Proposta Comercial com Design Simples

Normalmente, a partir da minha experiência, sempre gostei de enviar ou apresentar um escopo da proposta com margens de prazo e valor, para sentir a expectativa do cliente. Caso ele desse o aceite, eu me comprometia a enviar a proposta em no máximo 2 dias úteis, para mostrar que eu estava empenhado.

É comum nessa fase o processo de precificação se tornar mais colaborativo, como eu exemplifiquei antes. Saiba o que você pode ou não cortar no projeto, deixando sempre claro para o cliente o que ele poderá perder, caso você corte determinadas partes.

Passo 10 – Acompanhar a execução das horas gastas no projeto

Se você fez bem o seu trabalho de precificar o projeto de consultoria e conseguiu fechar o negócio, agora precisa acompanhar a execução para saber o seu nível de erro em relação às horas dedicadas dos consultores, dos custos atrelados ao projeto e ao prazo definido.

Esse exercício te permitirá evoluir na precificação de projetos, criando cronogramas cada vez mais precisos. Normalmente uma planilha de gerenciamento de projetos é a ferramenta ideal para fazer esse acompanhamento.

Calculadora de Homem-hora em Excel

Como valorizar sua precificação

Para fechar esse post com chave de ouro vamos ver alguns itens que podem valorizar e muito a forma de você fazer a precificação de um projeto de consultoria:

  • Não se baseie exclusivamente nos preços da concorrência – Primeiro, eles estão fora do seu controle. Segundo, ele indica que você é mais ou menos igual a todo mundo e, por isso, cobra igualzinho.
  • Evite ser visto como uma commodity – Mostre resultados que você já conseguiu em projetos similares, se tiver certeza da sua capacidade, ofereça uma parcela variável do contrato que só será recebida se o desempenho atingir um determinado patamar. No final das contas você tem que ser visto como um investimento e não como uma despesa.
  • Primeiro deixe claro os benefícios – Assim quando o cliente olhar o seu preço, vai saber que os benefícios que você proporciona são maiores. Lembre-se que deixar claro seus benefícios não se trata de uma proposta bem escrita e sim, de toda uma experiência que o cliente tem desde o primeiro contato com você ou com a sua empresa.
  • Agilidade e atendimento de ponta – Não sei dizer a quantidade de clientes que eu já ganhei por conta de agilidade e preocupação em ter um tratamento legal. Isso envolve tempo de resposta de emails (se o seu está acima de 4 horas já está bem elevado), disponibilidade para marcar reuniões, clareza na proposta e no escopo do projeto de consultoria.

Ferramentas Para Consultores

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