Sistema de Gestão da Qualidade: entenda como a metodologia pode contribuir com os seus projetos

O Sistema de Gestão da Qualidade define as diretrizes usadas para padronizar o gerenciamento de qualquer tipo de projeto a partir de processos que garantam bons níveis de qualidade.

Entre os objetivos principais dele estão a adoção de melhores práticas e o aprendizado de novos procedimentos para aumentar a competitividade das empresas.

Quer entender mais sobre essa metodologia e descobrir como aplicá-la aos seus projetos de consultoria? Continue lendo! 

O que é o Sistema de Gestão de Qualidade?

O Sistema de Gestão de Qualidade é baseado nas normas da certificação ISO 9001, representada no Brasil pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). As empresas interessadas podem se certificar, sejam elas parte da indústria, do comércio ou prestadoras de serviço.

Para isso, precisam passar por um processo que inclui a adoção de um conjunto de práticas que sigam certos padrões de qualidade. Quem ganha com isso não são apenas os projetos, mas a empresa como um todo, já que o sistema contribui com:

  • a organização da empresa;
  • a padronização e eficiência nos processos;
  • a redução dos custos operacionais;
  • e o aumento da satisfação dos clientes.

Conheças os 8 princípios do Sistema de Gestão da Qualidade

1. Foco no cliente

Oferecer o melhor atendimento possível ao cliente é fundamental em qualquer modelo de gestão. E não seria diferente no caso da Gestão da Qualidade.

Afinal, a satisfação dos clientes deve estar sempre entre as prioridades, pois é para eles que a qualidade deve ser garantida, certo?

2. Liderança

Os gerentes precisam estar por dentro do que acontece tanto na empresa quanto no mercado para conseguir orientar as equipes com solidez. Mais do que estar à frente, os líderes são os responsáveis por promover as mudanças e engajar as pessoas em seu projeto.

Outro ponto importante aqui é que, para que os colaboradores consigam seguir os processos com eficiência, eles precisam ter as ferramentas necessárias à disposição.

3. Abordagem de processo

A abordagem de processo diz respeito à relação entre os colaboradores e as tarefas que eles precisam desempenhar na Gestão da Qualidade. Esse deve ser o ponto de atenção na hora de estabelecer processos. Isso porque a adoção deles depende diretamente do engajamento dos colaboradores.

4. Abordagem sistêmica para a gestão

Não é por acaso que a Gestão da Qualidade é chamada de sistema, pois é assim que os processos devem ser vistos, como parte de um sistema. A partir dessa perspectiva, eles precisam ser organizados e avaliados continuamente.

5. Envolvimento das pessoas

Para a Gestão da Qualidade, a equipe é o recurso mais valioso de qualquer empresa. Portanto, de nada adianta encontrar os melhores processos se os profissionais não estiverem engajados. Quando uma equipe mostra que as práticas de qualidade funcionam, as outras são incentivadas a buscar seus caminhos também.

6. Melhoria contínua

Os esforços para a melhoria contínua fazem parte do DNA desse modelo de gestão. Afinal, são eles que vão permitir que as equipes adquiram os conhecimentos adequados e busquem aprimorar os processos usados para entregar o máximo de qualidade para os clientes.

7. Tomada de decisão baseada em fatos

As decisões jamais devem ser tomadas com base em opiniões, embora a experiência dos profissionais seja válida. Este princípio existe justamente para ressaltar a importância de tomar decisões fundamentadas em números, evidências e indicadores. Dessa forma, é possível descobrir, de fato, o que está funcionando e o que não está.

8. Benefícios mútuos nas relações com os fornecedores

Assim como com os colaboradores, as empresas precisam manter uma relação de parceria com os seus fornecedores. Afinal de contas, toda relação é uma troca. Nesse caso, pode favorecer a negociação de preços e prazos, o que ajuda a empresa a manter o nível de qualidade de seus produtos e serviços.

Ciclo PDCA: a principal ferramenta do Sistema de Gestão da Qualidade

O Ciclo PDCA é uma ferramenta usada pelos gerentes para melhorar continuamente os processos por meio de 4 práticas:

  • planejar (plan);
  • fazer (do);
  • checar (check);
  • e agir (act).

Por meio delas, é possível entender a origem dos problemas e também buscar as soluções mais adequadas. Em vez de focar nas consequências, o ciclo foca nas causas, ou seja, na raiz do problema em questão.

Assim, fica mais fácil para os gerentes identificarem onde é preciso melhorar e promover as mudanças necessárias para obter resultados com alto nível de qualidade.

Para a Gestão da Qualidade, esse método de análise é um processo contínuo. Não é à toa que é chamado de “ciclo”, pois a ideia é justamente seguir as etapas em sequência.

Sendo assim, se ao final as ações não produzirem os resultados esperados, é sinal de que ajustes precisam ser feitos, desde o começo do ciclo, sempre seguindo a mesma ordem.

Mas, antes de partir para os ajustes, é preciso descobrir onde a falha aconteceu. Ou seja, se o problema foi a ação, a execução, a checagem ou erro na fase de planejamento. As equipes precisam seguir todas as etapas do ciclo PDCA quantas vezes for preciso.

Entretanto, como você deve imaginar, a expectativa é sempre de sucesso. Quando ele é alcançado, o ciclo pode ser padronizado e posteriormente aplicado a diferentes tipos de projetos. Assim como outras metodologias de gerenciamento de projetos, ele busca encontrar as melhores práticas para que elas possam ser usadas com frequência.

Como implementar o Sistema de Gestão da Qualidade em seus projetos de consultoria

Quando a empresa adota as ferramentas usadas pelo Sistema de Gestão da Qualidade, os ganhos observados nos projetos fazem parte das consequências. Isso porque a metodologia vai muito além do aumento do controle no gerenciamento de projetos. Ela também serve para, por exemplo:

  • melhorar a organização da equipe envolvida;
  • reduzir custos sem perder a qualidade;
  • diminuir as chances de erros;
  • facilitar a gestão de projetos complexos e de grande dimensão;
  • atender clientes que já possuem um Sistema de Gestão da Qualidade. 

Para colocar o ciclo PDCA em prática, o primeiro passo é fazer o diagnóstico dos principais problemas do cliente. A partir deles, é possível passar para as próximas etapas: pensar e planejar as soluções, realizar testes, analisar os resultados e implementar as ações.

O ponto principal aqui é ter em mente que o propósito desses esforços é buscar a melhoria contínua.

Além de adotar as ferramentas, outra dica valiosa para os gerentes é seguir alguns passos para garantir a qualidade do trabalho de sua equipe: 

  1. Engajar os colaboradores: por meio do compartilhamento de responsabilidades, todos devem sentir que estão trabalhando por um objetivo em comum.
  2. Escolher indicadores: estabelecimento de critérios para acompanhar os processos do projeto e o desempenho da equipe.
  3. Definir o método de coleta de informações: a partir dos indicadores, buscar as melhores formas de coletar os dados nas diferentes etapas do projeto.
  4. Acompanhar os indicadores: por meio dos dados, é preciso analisar com frequência a eficiência dos processos bem como os resultados.
  5. Promover a melhoria contínua: com base no conjunto de informações, buscar sugestões de maneira coletiva com o objetivo de melhorar a qualidade dos projetos e a satisfação dos clientes.

Como você viu, as ferramentas do Sistema de Gestão da Qualidade podem ser adotadas em todas as organizações e em projetos de diferentes tipos. Leve em conta os princípios apresentados aqui e motive os seus colaboradores a encararem a qualidade como a meta mais importante!

Antes de ir embora, não deixe de conhecer uma ferramenta valiosa para o seu trabalho: a planilha de gerenciamento de projetos. Com ela, você consegue gerenciar vários projetos ao mesmo tempo com a praticidade que tanto precisa!

Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel

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