Como fazer um diagnóstico empresarial em 4 passos

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Fazer um diagnóstico empresarial costuma ser uma das primeiras etapas de qualquer consultoria. Esse método permite que você tenha um conhecimento geral da empresa do cliente, das áreas que tem um melhor desempenho e de quais não estão tão bem como poderiam estar.

Como é de se imaginar, essas informações podem (e devem) direcionar o tipo de projeto de consultoria que você vai oferecer e vão te ajudar a ser mais assertivo nas suas sugestões e conselhos.

Planilha de Diagnóstico para Consultores em Excel

O que é um diagnóstico empresarial

O diagnóstico empresarial é um método de análise de negócios que auxilia no entendimento dos problemas, do modo de atuação e do nível de maturidade das mais diversas áreas da empresa.

Na minha opinião esse entendimento é essencial para você realizar bem o papel do consultor. Afinal de contas, é impossível dar conselhos e direcionar a estratégia de um negócio sem entender como as suas áreas se relacionam e quais são as mais problemáticas.

Além disso, apenas quando você entende onde estão as verdadeiras dores da empresa do seu cliente que você deixa de ouvir exclusivamente o que ele está te pedindo como projeto de consultoria (que nem sempre é o mais importante no momento) e parte para as indicações e direcionamentos mais valiosos que podem trazer alguns benefícios para essa organização.

Benefícios do diagnóstico empresarial

Acredito que existem 3 grandes benefícios como resultado de um bom diagnóstico organizacional:

1 – Descobrimento do grau de maturidade da empresa

Saber se a empresa analisada está em um nível amador ou se já amadureceu o suficiente é essencial para determinar o que deve ser feito. Veja um exemplo de um dos slides da apresentação de Diagnóstico Empresarial da Academia do Consultor:

apresentacao-de-diagnostico-avaliacao-geral

Existem inúmeros exemplos, mas de maneira geral eu gosto de pensar em uma escada. Se você sabe que a empresa analisada está no segundo degrau (nível), pode pensar em como ajudá-la a chegar no terceiro.

Fazer como muitos consultores que já indicam o cenário ideal (último degrau) pode não ser o melhor caminho, pois o abismo entre o que é feito de fato e o que deve ser feito pode ser muito grande e as dificuldades podem fazer com que nada seja feito.

2 – Conhecimento do nível de desempenho das áreas do negócio:

Depois de entender a empresa como um todo, podemos entrar um pouco mais nas características dela. É muito comum negócios terem níveis de organizações diferentes entre uma área e outra. Mesmo quando as diretrizes são similares, você pode ter determinados departamentos que alcançam suas metas, enquanto outros estão atrasados.

Isso costuma ocorrer pelas características dos gestores e colaboradores que atuam em cada uma delas, por questões de mercado ou por outros fatores que podem influenciar o dia a dia do negócio. Mais uma vez, deixa eu te mostrar como isso poderia ser apresentado:

apresentacao-de-diagnostico-analise

Se uma área financeira não tem nenhum controle do que entra e do que sai do caixa, de nada adianta sugerir o uso de centros de custos ou uma análise pelo regime de competência. Para esse exemplo, começar com a implementação de uma ferramenta para controlar as receitas e despesas (com uma planilha de fluxo de caixa) seria um primeiro passo muito melhor.

Da mesma forma, se a área de Operações já está muito bem estruturada, é possível entender o que fez com que ela tivesse o resultado tão bom e tentar replicar para as áreas com pior desempenho.

3 – Comparação do que é desejado com a realidade

Além de entender o nível de maturidade do negócio e de suas áreas, um último benefício super importante é a comparação da realidade da empresa com o que se deseja dela. Sem um parâmetro estabelecendo o que é um nível de maturidade alto fica impossível determinar o que deve ser feito.

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Diagnóstico como ferramenta para venda de projetos

Só de conhecer um pouco mais do diagnóstico empresarial e de seus benefícios, já dá para ver que ele é essencial para qualquer consultor conhecer e utilizar no seu dia a dia de trabalho.

Agora além de usar como parte de um projeto maior, ele pode ser uma excelente porta de entrada em qualquer empresa.

Principalmente para consultores em início de carreira e empresas que ainda não se estabeleceram, vejo a utilização do serviço de diagnóstico empresarial como uma consultoria pro bono. Nesse caso é como se ele fosse uma etapa do seu processo de negociação com o cliente.

O que eu estou dizendo é que, ao invés de você tentar vender um projeto caro é possível realizar um serviço rápido de conhecimento da empresa. Dessa forma, você será bem mais assertivo nas sugestões e propostas para o cliente. Ele te conhecerá mais a fundo e isso vai aumentar bastante as chances de você ser contratado.

Além disso, esse é o tipo de informação que pode te ajudar a fazer uma proposta comercial mais direcionada. Veja um exemplo simples da apresentação de vendas para consultores da LUZ, onde pelo simples fato de mostrar o conhecimento da empresa e de um (ou mais) concorrentes, você reforça a sua capacidade técnica como consultor e deixa qualquer proposta comercial mais forte:

Agora, vale a pena dizer que, se você está fazendo esse projeto de diagnóstico empresarial de graça, deve ter alguns cuidados para não gastar muito esforço ou recursos nesse processo. Por isso, recomendo que nesses casos você desenvolva um checklist ou planilha pronta para agilizar a implementação desse método.

Com isso em mente, podemos evoluir para os passos que eu considero essenciais para fazer um bom diagnóstico empresarial.

Como fazer o diagnóstico empresarial em 4 passos

Gosto de utilizar um método simples que envolve 4 etapas diferentes para chegar no resultado de um diagnóstico empresarial bem completo. Abaixo vou te mostrar exatamente o que fazer em cada um desses passos.

Passo 1 – Coleta de Informações

Para começar, tenha em mente que nenhuma análise pode ser feita sem informações sobre o negócio em questão. Agora, você pode estar se perguntando quais são as melhores formas de se coletar informações relevantes e que te ajudem a entender melhor a empresa analisada. As formas mais comuns são:

  • Análise de Dados Existentes: Você pode analisar planilhas, sistemas, relatórios e indicadores de cada uma das áreas do negócio. Por exemplo, no departamento financeiro, você pode querer conhecer as receitas, despesas, lucro ou prejuízo, lucratividade, ponto de equilíbrio, etc. Dependendo do setor de atuação, podem existir dados mais importantes.
  • Quando dados não existem: Nesse caso, é papel do consultor orientar e indicar as melhores formas de coletar essas informações com os responsáveis de cada área especificamente, por meio de planilhas, softwares ou mesmo manualmente em folhas/cadernos (apesar dessa ser a pior forma de controle possível pela falta de confiança no seu armazenamento e acesso quando necessário).
  • Entrevistas: Para se aprofundar ainda mais nos detalhes da empresa você pode conversar com os funcionários. Normalmente nesse bate papo (estruturado) é possível entender detalhes do funcionamento da empresa que nem sempre os números e indicadores mostram. Esse é um excelente momento para descobrir erros processuais e coisas que deveriam ser feitas mas não são no dia a dia do negócio
  • Observação: É sempre possível observar (ativamente) a realidade do negócio. Quando você está inserido em reuniões, nos locais de trabalho e no cotidiano da empresa, pode tirar vantagem disso para ter ainda mais insumos para o diagnóstico empresarial. Tente analisar como funcionários se portam, como está a estrutura da empresa e se o seu funcionamento ocorre da maneira como deveria.
  • Pesquisas Qualitativas ou Quantitativas: Por fim, se você sabe o tipo de informação que precisa, mas ainda não tem disponível, pode realizar questionários direcionados para os funcionários da empresa ou para parceiros importantes para chegar em outros tipos de dados e respostas diferentes do que já coletou até o momento.

Levante a quantidade necessária de informações. Apesar de termos um instinto de achar que quanto mais dados melhor será nosso trabalho, posso garantir que existe um limite para isso, então foque sempre nos dados e informações mais importantes para que o diagnóstico empresarial fique completo e você entenda como está a essência da empresa para as próximas etapas.

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Passo 2 – Análise de Dados

Com todos os dados e indicadores compilados está na hora de começar a sua análise. Esse é o momento que a capacidade analítica e a organização diferenciam os bons consultores dos medianos.

Em relação à organização, sugiro que você separe os indicadores, dados e informações que coletou por áreas.

planilha de diagnóstico empresarial para consultores - análise

As principais para a grande maioria dos negócios são:

  • Estratégia / Liderança / Inovação
  • Finanças / Contabilidade / Tesouraria
  • Marketing / Comercial / Vendas
  • Recursos Humanos / Gestão de Pessoas
  • Operações / Projetos
  • Tecnologia / Softwares / Automação

Para cada uma dessas áreas (caso a empresa não possua sistemas que emitam relatórios), utilize planilhas no Excel ou no Google para ter os dados organizados periodicamente de acordo com a disponibilidade deles.

Isso vai facilitar que você faça a parte mais importante do seu trabalho como consultor, que é analisar essas informações em busca de:

  • Tendências de crescimento ou de queda
  • Valores fora da curva para cima ou para baixo
  • Indicadores problemáticos
  • Comparações com indicadores de mercado

Passo 3 – Identificação de problemas e oportunidades

É bem verdade que muitos clientes já chegam com os problemas que precisam e querem resolver para você. Apesar de em boa parte das vezes essa ser a real necessidade, a sua função como consultor é ser capaz de pensar além dessa análise inicial deles.

Esse é o momento onde eu gosto de aprofundar a análise dos dados para chegar a melhores conclusões e direcionamentos. Para isso começo sempre dando uma pontuação para cada uma das áreas (que varia de 0 a 100 de acordo com a análise de dados dela).

Com um ranking das áreas, começo a pontuar para cada uma delas os principais problemas e oportunidades. Para exemplificar, vamos pensar em um cliente que reclamou que seus vendedores são ruins e quer que você analise como eles estão realizando essas vendas. Ao analisar mais, você percebeu que a empresa não tem controle do processo de vendas. De forma resumida, você poderia colocar em um relatório parcial o seguinte:

  • Problemas: Falta de controle de visitas realizadas, dos tipos de clientes atendidos e do percentual de sucesso das negociações realizadas.
  • Oportunidades: Implementação de planilha de cadastro dos clientes com controle de visitas e fórmulas para analisar percentual de sucesso.

Esse é só um caso hipotético, mas serve para ilustrar o tipo de demanda que um cliente pode te levar e como você deve ser analítico e se aprofundar na identificação dos problemas e oportunidades relacionados à adversidade relatada.

4 – Proposta de intervenção

Para fechar, o passo final do diagnóstico empresarial é uma proposta com o seu aconselhamento e diretrizes que devem ser realizadas.

Se essa análise fizer parte de um projeto maior, o relatório final será um direcionamento para os próximos passos e etapas. Caso seja um diagnóstico independente, ele pode se tornar a base de uma proposta de comercial para outros serviços que você pode oferecer com o objetivo de auxiliar o seu cliente.

A proposta de intervenção é a organização de atividades e planos de ação que levem em consideração todas as oportunidades separadoa em um ranking que usa a importância, urgência e facilidade de implementação de acordo com a realidade do negócio analisado.

Se você tiver dúvidas, pode utilizar uma matriz GUT (eu gosto de utilizar ela com uma adaptação – Importância, Urgência e Facilidade de Implementação). Basta listar os problemas e oportunidades e dar notas de 1 a 5 para cada um deles e para cada uma dessas 3 variáveis. A nota 1 indica que um problema é pouco importante, não tem urgência e que é difícil de se implementar, enquanto a nota 5 indica problemas muito importantes, urgentes e com implementação mais fácil.

planilha de diagnóstico empresarial para consultores - oportunidades

Na nossa planilha de diagnóstico empresarial as notas de priorização são geradas automaticamente de acordo com os níveis de importância, urgência e facilidade de implementação selecionados.

Multiplicando os valores, você chega a uma nota final que te indicará o ranking de cada uma das oportunidades analisadas. No meu exemplo acima, o item da linha 14 – “mapear concorrentes” é o mais relevante (nota 100) e que deve ser o primeiro a ser resolvido e a oportunidade da linha 6 – “criar um blog” tem a pior nota (6) e ficaria para o final.

O que você deve analisar em um diagnóstico empresarial

Agora que você já conhece o passo a passo que eu gosto de utilizar, pode ter ficado curioso ou ter dúvidas em relação ao que analisar dentro de cada uma dessas 6 grandes áreas que a maioria dos negócios possuem. Por isso, eu separei aqui o que considero de mais essencial:

Diagnóstico Estratégico

  • Análise empresarial (SWOT)
  • Identidade organizacional (missão, visão e valores)
  • Ações de curto prazo
  • Acompanhamento e indicadores
  • Estratégia do negócio

Diagnóstico Financeiro

  • Controle financeiro (fluxo de caixa)
  • Planejamento financeiro (projeções futuras)
  • Margem de contribuição e lucratividade
  • Ponto de equilíbrio
  • Indicadores financeiros

Diagnóstico de Marketing

  • Planejamento de marketing
  • Mídias online (adwords, facebook ads, sites específicos)
  • Mídias offline (jornais, revistas, rádio, outdoor)
  • Relacionamento com clientes
  • Análise de concorrentes

Diagnóstico de Recursos Humanos

  • Recrutamento e seleção
  • Treinamento e desenvolvimento
  • Retenção de talentos (plano de cargos e salários)
  • Clima organizacional
  • Avaliação do desempenho e feedbacks

Diagnóstico Operacional

  • Processos (mapeamento e controle)
  • Qualidade
  • Logística e estoque
  • Tecnologia (softwares, desenvolvedores)
  • Projetos

Se você passou pelos 4 passos que eu indiquei e fez um levantamento bem feito desses itens aqui, acredito que você já está pronto para apresentar o diagnóstico empresarial para o seu cliente.

Ferramentas para fazer e apresentar um diagnóstico empresarial

Eu vejo duas ferramentas mais importantes e que podem te ajudar a apresentar melhor o seu relatório final: uma planilha ou uma apresentação.

Acredito que usar slides prontos te dê um pouco mais de liberdade em relação ao conteúdo que será colocado, pois aqui você tem uma base que vai se moldando com as informações que você quer adicionar. Veja um exemplo da apresentação de Diagnóstico Empresarial da Academia do Consultor:

apresentacao-de-diagnostico-radar

Imagine que é possível colocar qualquer nota no gráfico e fazer qualquer consideração no campo da direita, afinal esse é só um modelo que te ajuda a apresentar melhor as suas ideias em um template bonito e já organizado.

Também é possível utilizar planilhas prontas como a de diagnóstico empresarial da Academia do Consultor. Nessa ferramenta você fica usa uma metodologia que já foi desenvolvida (eu mesmo criei toda a estrutura) e que facilita e agiliza o processo de análise atendendo perfeitamente a grande maioria dos negócios. Veja como é o formato de análise de itens e possibilidades de respostas prontas:

planilha de diagnóstico empresarial para consultores - perguntas

Esse modelo me agrada bastante por proporcionar uma metodologia já testada para seu uso. Além disso também é possível editar e adaptar as perguntas e respostas caso seja necessário.

Conclusão

Se eu pudesse te indicar uma ferramenta ou método essencial para avaliação de empresas, seria o diagnóstico. Seguindo os 4 passos que eu te mostrei ao longo desse post você conhecerá cada detalhe da empresa analisada. Isso vai te ajudar a direcionar melhor projetos em andamento ou mesmo descobrir as verdadeiras dores do seu cliente para fazer propostas convincentes.

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Tomara que esse artigo tenha te agradado e se eu puder ajudar de alguma forma, deixe um comentário com sua dúvida, curiosidade ou sugestão.

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