Como usar o Project Model Canvas no gerenciamento de projetos

O Project Model Canvas é uma popular metodologia de gerenciamento de projetos criada pelo professor e consultor brasileiro José Finocchio, com base no Business Model Canvas.

Por se tratar de um método bastante visual, é capaz de conferir mais flexibilidade e agilidade aos projetos. Isso porque ele substitui vários documentos por uma única folha de post-its.

Além de produzir ótimos resultados, o Project Model Canvas conquistou os profissionais por ser objetivo e simples de ser aplicado.

Mas, para clarear as ideias, vamos explicar mais sobre a metodologia, como ela funciona e como aplicá-la aos seus projetos.

Vamos lá?

Project Model Canvas: o que é e como funciona?

O Project Model Canvas foi criado para ser aplicado ao gerenciamento de projetos. A metodologia foi explicada por José Finocchio em seu livro best-seller na área de gestão, PM Canvas: Gerenciamento de Projetos sem Burocracia.

Como o nome diz, o seu objetivo era oferecer aos profissionais uma ferramenta mais simples de ser usada e que, ao mesmo tempo, permitisse elaborar o planejamento de forma colaborativa.

Dessa forma, o Project Model Canvas foi organizado em 13 blocos, sendo que cada um deles se refere a uma área específica do projeto. E todos eles se relacionam com os blocos vizinhos.

Fonte: Artia

A partir dessa interação entre blocos, é possível identificar inconsistências e entender como uma mudança feita em uma área afeta as demais. Nessa metodologia, o grande diferencial é poder visualizar esses impactos em um único quadro.

Além disso, um ponto essencial é dizer que esses blocos estão separados em 5 colunas, que respondem às questões básicas de um projeto:

1. Por quê?

Esta coluna busca esclarecer o propósito do projeto. Por isso, é formada pelos seguintes blocos:

  • justificativas;
  • objetivos;
  • e benefícios.

As justificativas mostram os problemas que devem ser resolvidos com os objetivos. Ao serem solucionados, geram benefícios específicos. Portanto, eles devem fazer sentido juntos. Em caso de inconsistências entre eles, faça uma revisão.

2. O que?

Agora é hora de mostrar o que será feito durante o projeto ou qual produto será gerado. Isso explica por que esta coluna é formada pelos blocos:

  • produto;
  • e requisitos.

Aqui, você deve se atentar a dois aspectos importantes: se o produto atende aos objetivos traçados e às necessidades do público.

3. Quem?

Nesta coluna, são descritos os membros da:

  • equipe;
  • e os stakeholders externos.

Trata-se de uma parte fundamental, já que todo projeto precisa das pessoas para ser realizado. E todas elas importam.

Dessa forma, é possível definir responsáveis para as diferentes atividades, garantindo que a equipe tenha recursos humanos suficientes para não deixar nenhuma tarefa sem dono.

4. Como?

Fazem parte desta coluna os blocos que mostram como o trabalho será feito e em quais condições:

  • premissas;
  • grupos de entregas;
  • e restrições.

Portanto, funciona como uma espécie de escopo simplificado, ajudando a guiar a execução do projeto.

5. Quando e quanto?

Nesta última coluna, estão os blocos que mostram quanto o projeto irá custar e quando será entregue:

  • riscos;
  • linha do tempo;
  • e custos.

Os riscos fazem parte, já que todo projeto está exposto a intercorrências que podem aparecer ao longo do caminho. E os imprevistos podem afetar tanto os prazos quanto os cursos do projeto.

Mas como aplicar o Project Model Canvas na prática?

Diferentemente do que outras metodologias de gerenciamento de projeto sugerem, o gerente não é o único responsável pelo planejamento no Project Model Canvas.

Na verdade, a ideia é que todos os envolvidos no projeto participem e construam os blocos de forma coletiva. No entanto, é importante que pelo menos uma pessoa tenha conhecimento em gerenciamento de projetos para guiar o planejamento.

Ao contar com várias pessoas pensando, analisando e sugerindo ideias, o projeto se torna melhor e ganha um norte para que não corra o risco de ficar sem rumo.

A seguir, sugerimos algumas etapas de adoção do Project Model Canvas:

Concepção

O primeiro passo é pegar uma folha de papel grande ou um quadro branco para começar a montar o fluxo dos blocos. Então, cada uma das questões deve ser respondida, preenchendo o Project Model Canvas.

Uma prática comum é o uso de post-its, que ajudam a deixar as respostas mais sucintas e, portanto, mais objetivas.

Nesse momento, quanto mais pessoas participarem melhor. E a ideia é que seja uma atividade lúdica e bastante interativa para gerar boas propostas. Se for preciso, pode ser dividida em algumas reuniões.

Integração

Nesta etapa, os blocos devem ser agrupados para que possam ser visualizados em conjunto. Dessa forma, a equipe consegue visualizar as influências que um bloco exerce sobre o outro e pensar nessas relações.

É a partir desse olhar que o Project Model Canvas consegue simplificar o planejamento. Para isso, um encontro costuma ser suficiente.

Resolução

Com certeza, dúvidas vão surgir pelo caminho. É pensando em como executar as ideias que os questionamentos começam a aparecer

Essas dúvidas devem ser esclarecidas entre a equipe, com os clientes ou patrocinadores do projeto. Esta etapa é dedicada exclusivamente a isso.

Compartilhamento

Agora que o Project Model Canvas está bem avançado, é hora de compartilhá-lo com toda a equipe. Assim, todos podem ficar na mesma página para começar a colocar o projeto em prática.

Mas vale dizer que nada impede que o quadro seja aperfeiçoado pelos membros da equipe caso seja necessário.

Como saber se o Project Model Canvas é a melhor opção?

Aqueles que estão na liderança dos projetos devem conhecer as diferentes metodologias de gerenciamento usadas no mundo corporativo. Isso porque cada uma delas tem características diferentes, que podem contribuir mais ou menos dependendo do tipo de projeto com o qual você está lidando.

Dessa forma, os gerentes também aumentam seu repertório em relação às ferramentas disponíveis e úteis para o seu trabalho.

No caso do Project Model Canvas, como foi dito lá no início, ele serve sobretudo para trazer agilidade para o planejamento e promover a participação de todos. Além disso, ele oferece outras vantagens, como:

  • facilita a compreensão do projeto pelos envolvidos;
  • ajuda a identificar problemas;
  • melhora a comunicação entre os stakeholders;
  • e torna o projeto mais objetivo.

Se você nunca usou a metodologia, vale a pena experimentar para descobrir se o Project Model Canvas oferece o que você precisa.

Aproveite para conhecer outra ferramenta útil para quem precisa gerenciar vários projetos ao mesmo tempo: a planilha de gerenciamento de projetos em Excel pronta!

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