Use a Planilha de Gerenciamento de Projetos para controlar e acompanhar todos os seus projetos de consultoria.
A planilha permite o controle de diversos projetos ao mesmo tempo, de suas etapas e atividades que precisam ser realizadas. Com esse controle você consegue fazer o acompanhamento dos projetos por meio de relatórios, painéis de controle e gráfico de Gantt.
1 – Qual o objetivo da planilha de gerenciamento de projetos?
O principal objetivo da planilha é a gestão de múltiplos projetos de consultoria ao mesmo tempo. Se você é um gerente de projetos ou tem uma consultoria sabe a importância de acompanhar todos os projetos que tem com seus clientes para não deixar nenhum prazo passar e estar sempre um passo a frente.
Um segundo objetivo é ter uma análise detalhada de cada um dos projetos, com acompanhamento das etapas, riscos, ações e custos necessários para que ele seja executado corretamente.
2 – Como utilizar a planilha de gerenciamento de projetos?
Cada novo projeto que a sua empresa fecha deve ser registrado na planilha. Independentemente se você só tem 1 projeto para gerenciar ou 100, a planilha pode ser utilizada da mesma forma.
Você vai preencher os principais dados do projeto como a quantidade de etapas, prazos planejados e realizados e uma série de outras informações e verá a planilha gerando relatórios e painéis de controle automaticamente.
3 – Benefícios da planilha de gerenciamento de projetos de consultoria
Esses são os principais benefícios de usar a nossa planilha pronta de gerenciamento de projetos:
- É como nos contratar para fazer a organização dos projetos da sua empresa por uma fração mínima do preço que cobraríamos
- Possibilidade de impressionar positivamente seus clientes ao mostrar o acompanhamento dos projetos no gráfico de Gantt
- Aumentar a taxa de satisfação dos seus clientes
- Tornar o processo de gerenciamento de projetos padronizado, diminuindo a chance de perder prazos
- Economizar tempo usando uma ferramenta pronta
- Garantir que o projeto será realizado de acordo com o combinado
- Suporte de uso para dúvidas ou problemas
4 – Como fazer o gerenciamento dos seus projetos
Você pode gerenciar vários projetos de uma só vez de diversas maneiras. Particularmente a gente usa e gosta da visão que o gráfico de Gantt te proporciona. Para chegar nesse forma de visualizar os cronogramas dos projetos que você toca, sugerimos os seguintes passos:
- Liste os seus projetos com prazos
- Defina o planejamento do projeto (definindo etapas)
- Monte o cronograma (com os prazos por etapas e o prazo total do projeto)
- Defina os riscos (por etapa dos projetos)
- Crie as listas de ações que precisam ser executadas
- Faça o gerenciamento de projetos com o gráfico de Gantt
- Analise projetos específicos (EAP, cronograma físico financeiro e riscos)
Dessa forma, você organiza a execução dos seus projetos, entende em que momento está de cada um e pode focar no que realmente importa para evitar atrasos e possíveis insatisfações dos seus clientes.
5 – Como funciona a planilha de gerenciamento de projetos de consultoria
A nossa planilha de gerenciamento de projetos foi desenvolvida com a organização e estrutura que gostamos de usar no nosso dia a dia e que pode funcionar para a realidade de qualquer tipo de consultoria. A sua estrutura consistem em:
5.1 – Cadastro
Aqui você tem uma divisão em 2 abas:
- Projetos – onde você detalha os projetos que vai gerenciar, cliente, responsável, preço cobrado e datas de início e término
- Consultores – onde você pode detalhar os consultores da sua empresa, seus dados pessoais e especialidades.
5.2 – Controle de Projetos
Aqui você determina as etapas de cada projeto, determinando gasto previsto, prazos projetados e realizados e consegue visualizar o status e o percentual de realização.
Nessa mesma parte da planilha é possível fazer uma lista dos riscos de cada etapa e ver que tipo de risco você tem em mãos.
5.3 – Controle de Ações
A planilha possui uma aba para você fazer o registro e controle de todas as ações que precisam ser realizadas. Aqui você definirá o responsável pela ação, o gasto realizado e as datas em que a atividade começou e terminou.
5.4 – Gerenciamento de Projetos
Essa é a essência da planilha, onde você faz o gerenciamento de projetos ao mesmo tempo em um painel de controle com gráfico de Gantt. Esse controle pode ser feito por uma análise mensal ou semanal e te permite entender os prazos dos projetos ao longo do tempo. Você ainda visualizará a quantidade total de projetos que está gerenciando, quantos já foram concluídos e % de conclusão)
Ainda é possível analisar uma aba com o detalhamento de cada um dos projetos em um relatório fácil de ser acompanhado.
5.5 – Análise pro projeto
Com todos os dados preenchidos, você tem mais 4 abas para fazer análises completas e específicas de cada um dos projetos que está gerenciando separadamente.
De acordo com o projeto escolhido você verá o gráfico de Gantt dele, seu EAP (Estrutura Analítica de Projeto), cronograma físico financeiro e análise de riscos.
5.6 – Passo a Passo
A planilha tem uma aba com o passo a passo de preenchimento para que você consiga usar ela sem problema.
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