Planilha de Gerenciamento de Projetos

Use a Planilha de Gerenciamento de Projetos para controlar e acompanhar todos os seus projetos de consultoria.

A planilha permite o controle de diversos projetos ao mesmo tempo, de suas etapas e atividades que precisam ser realizadas. Com esse controle você consegue fazer o acompanhamento dos projetos por meio de relatórios, painéis de controle e gráfico de Gantt.

1 – Qual o objetivo da planilha de gerenciamento de projetos?

O principal objetivo da planilha é a gestão de múltiplos projetos de consultoria ao mesmo tempo. Se você é um gerente de projetos ou tem uma consultoria sabe a importância de acompanhar todos os projetos que tem com seus clientes para não deixar nenhum prazo passar e estar sempre um passo a frente.

Um segundo objetivo é ter uma análise detalhada de cada um dos projetos, com acompanhamento das etapas, riscos, ações e custos necessários para que ele seja executado corretamente.

2 – Como utilizar a planilha de gerenciamento de projetos?

Cada novo projeto que a sua empresa fecha deve ser registrado na planilha. Independentemente se você só tem 1 projeto para gerenciar ou 100, a planilha pode ser utilizada da mesma forma.

Você vai preencher os principais dados do projeto como a quantidade de etapas, prazos planejados e realizados e uma série de outras informações e verá a planilha gerando relatórios e painéis de controle automaticamente.

3 – Benefícios da planilha de gerenciamento de projetos de consultoria

Esses são os principais benefícios de usar a nossa planilha pronta de gerenciamento de projetos:

• É como nos contratar para fazer a organização dos projetos da sua empresa por uma fração mínima do preço que cobraríamos
• Possibilidade de impressionar positivamente seus clientes ao mostrar o acompanhamento dos projetos no gráfico de Gantt
• Aumentar a taxa de satisfação dos seus clientes
• Tornar o processo de gerenciamento de projetos padronizado, diminuindo a chance de perder prazos
• Economizar tempo usando uma ferramenta pronta
• Garantir que o projeto será realizado de acordo com o combinado
• Suporte de uso para dúvidas ou problemas

4 – Como fazer o gerenciamento dos seus projetos

Você pode gerenciar vários projetos de uma só vez de diversas maneiras. Particularmente a gente usa e gosta da visão que o gráfico de Gantt te proporciona. Para chegar nesse forma de visualizar os cronogramas dos projetos que você toca, sugerimos os seguintes passos:

1. Liste os seus projetos com prazos
2. Defina o planejamento do projeto (definindo etapas)
3. Monte o cronograma (com os prazos por etapas e o prazo total do projeto)
4. Defina os riscos (por etapa dos projetos)
5. Crie as listas de ações que precisam ser executadas
6. Faça o gerenciamento de projetos com o gráfico de Gantt
7. Analise projetos específicos (EAP, cronograma físico financeiro e riscos)

Dessa forma, você organiza a execução dos seus projetos, entende em que momento está de cada um e pode focar no que realmente importa para evitar atrasos e possíveis insatisfações dos seus clientes.

5 – Como funciona a planilha de gerenciamento de projetos de consultoria

A nossa planilha de gerenciamento de projetos foi desenvolvida com a organização e estrutura que gostamos de usar no nosso dia a dia e que pode funcionar para a realidade de qualquer tipo de consultoria. A sua estrutura consistem em:

5.1 – Cadastro

Aqui você tem uma divisão em 2 abas:

• Projetos – onde você detalha os projetos que vai gerenciar, cliente, responsável, preço cobrado e datas de início e término
• Consultores – onde você pode detalhar os consultores da sua empresa, seus dados pessoais e especialidades.

5.2 – Controle de Projetos

Aqui você determina as etapas de cada projeto, determinando gasto previsto, prazos projetados e realizados e consegue visualizar o status e o percentual de realização.

Nessa mesma parte da planilha é possível fazer uma lista dos riscos de cada etapa e ver que tipo de risco você tem em mãos.

5.3 – Controle de Ações

A planilha possui uma aba para você fazer o registro e controle de todas as ações que precisam ser realizadas. Aqui você definirá o responsável pela ação, o gasto realizado e as datas em que a atividade começou e terminou.

5.4 – Gerenciamento de Projetos

Essa é a essência da planilha, onde você faz o gerenciamento de projetos ao mesmo tempo em um painel de controle com gráfico de Gantt. Esse controle pode ser feito por uma análise mensal ou semanal e te permite entender os prazos dos projetos ao longo do tempo. Você ainda visualizará a quantidade total de projetos que está gerenciando, quantos já foram concluídos e % de conclusão)

Ainda é possível analisar uma aba com o detalhamento de cada um dos projetos em um relatório fácil de ser acompanhado.

5.5 – Análise pro projeto

Com todos os dados preenchidos, você tem mais 4 abas para fazer análises completas e específicas de cada um dos projetos que está gerenciando separadamente.

De acordo com o projeto escolhido você verá o gráfico de Gantt dele, seu EAP (Estrutura Analítica de Projeto), cronograma físico financeiro e análise de riscos.

5.6 – Passo a Passo

A planilha tem uma aba com o passo a passo de preenchimento para que você consiga usar ela sem problema.