Prince2: conheça boas práticas de gerenciamento de projetos

O Prince2 é uma metodologia de gerenciamento de projetos usada no mundo inteiro. Isso porque ela pode ser aplicada em diversos tipos e tamanhos de projeto.

Com foco nas entregas, o método criado pelos britânicos traz diversos benefícios não apenas para a gestão como também para a comunicação e interação entre as partes envolvidas.

Continue lendo para descobrir tudo o que você precisa saber sobre o Prince2 e como aplicá-lo em seus projetos de consultoria!

O que é o Prince2?

“Prince2” é a sigla usada para Project in Controlled Environments – em português, quer dizer “Projetos em Ambientes Controlados”. Tem um nome em inglês por ter sido desenvolvido pelo governo do Reino Unido.

O objetivo era padronizar o gerenciamento dos sistemas de informação usados pelo próprio governo na época. Sua capacidade de adaptação fez com que o método passasse a ser usado por outros governos e organizações de todos os tipos.

Na prática, portanto, o Prince2 padroniza processos, ajudando as empresas e equipes a atingirem suas metas, independentemente do cenário em questão. Isso é possível porque sua própria origem tem esse caráter diverso. Para criá-lo, o governo do Reino Unido consultou dezenas de empresas.

A partir da adoção de suas boas práticas, essa metodologia ajuda na gestão dos custos, escopo, riscos, qualidade, entregas, entre outros. E, consequentemente, colabora com o aumento da produtividade e da motivação dos envolvidos.

Conheça as 5 principais características do Prince2

Antes de explicar como essa a metodologia funciona, vamos falar das características dela:

1. Mudança

É preciso entender que os projetos produzem mudanças, que têm o objetivo de oferecer benefícios aos envolvidos.

2. Temporariedade

Todo projeto deve ter um começo e fim definidos, sendo que seu término é marcado pela entrega dos produtos. Isso quer dizer que a manutenção de um produto não faz parte do projeto, ou seja, é posterior a ele.

3. Interfuncionalidade

Os projetos costumam ser desenvolvidos por profissionais de diferentes áreas da empresa e que precisam trabalhar em conjunto para tirá-los do papel.

4. Exclusividade

Nenhum projeto é igual a outro. Cada um deve ser visto como único, já que sempre possui características que o diferenciam dos outros.

5. Incerteza

Os envolvidos no projeto podem ter opiniões diferentes que acabam trazendo incerteza para aspectos como custos, riscos, prazos, entre outros fatores.

Quais são as boas práticas sugeridas pelo Prince2?

prince2
Estrutura do Prince2 (Fonte: Wikipedia)

Diferentemente de outras metodologias de gerenciamento de projetos, o Prince2 não estabelece passos do que deve ser feito. 

Em vez disso, ele sugere práticas que ajudam a orientar a execução de um projeto. Os princípios, processos e temas foram as formas encontradas pelo método para apoiar a execução, mantendo o foco no produto e na melhoria contínua.

Veja quais são eles:

Princípios

  1. Justificativa continuada de negócio: um projeto deve ter uma razão clara para ser criado, executado e gerenciado.
  2. Aprender a partir da experiência: ao final de um projeto, a equipe deve tirar lições a partir dos erros e acertos.
  3. Responsabilidades bem definidas: para garantir um maior engajamento, todos devem ter clareza sobre qual é o seu papel no projeto.
  4. Gerenciamento por etapas: os projetos devem ser elaborados, monitorados e controlados de acordo com cada estágio.
  5. Gerenciamento por exceção: busca identificar possíveis problemas e distribuir funções de forma justa entre a equipe.
  6. Foco no produto: tanto as entregas quanto a qualidade do produto são fatores inegociáveis dentro dos projetos.
  7. Adequação ao ambiente: a complexidade do projeto deve sempre ser levada em conta para que o método possa se adaptar a cada ambiente de trabalho e às equipes.

Temas

  1. Business case: é o documento inicial que deve descrever o ciclo de vida do projeto e incluir a justificativa para a realização dele.
  2. Organização: definição de todos os papéis e responsabilidades da equipe e de cada membro.
  3. Qualidade: quais são os requisitos que devem ser cumpridos para garantir a qualidade das entregas e do projeto como um todo.
  4. Planos: alinhamento das expectativas em relação às etapas de execução do projeto e técnicas que precisam ser usadas.
  5. Riscos: análise dos riscos e oportunidades que podem impactar o projeto e como abordá-los de forma adequada.
  6. Mudanças: como o gerente, junto de sua equipe, deve lidar com as mudanças que surgirem ao longo do caminho.
  7. Progresso: entendimento de como o projeto deve seguir após cada uma das etapas e avaliação de desempenho.

Processos

  1. Viabilizar o projeto: antes de colocar o projeto em prática, é preciso garantir que os pré-requisitos estejam disponíveis.
  2. Dirigir o projeto: as lideranças devem verificar se possuem as informações necessárias para as tomadas de decisão.
  3. Iniciar o projeto: hora de fazer o planejamento no ambiente controlado do Prince2.
  4. Controlar o projeto: acompanhar o andamento do projeto para descobrir se é preciso fazer algum realinhamento pelo caminho.
  5. Gerenciar os limites: controle para garantir que os limites sejam respeitados e as entregas atendam aos requisitos de qualidade.
  6. Gerenciar as entregas: gestão das entregas de produtos ou serviços de acordo com o planejamento.
  7. Encerrar o projeto: ao final, verificar se o projeto entregou o que prometeu e se foi executado conforme o plano.

Como aplicar o Prince2 em seus projetos de consultoria?

Antes de aplicar essa metodologia de gerenciamento de projetos, você precisa ter clareza sobre os princípios, temas e processos sugeridos por ela. 

Isso porque você só pode dizer que um projeto está sendo gerido pelo Prince 2 se todos os princípios forem aplicados. Afinal, são eles que expressam a essência do método.

Na prática, o gerente é quem define o Business Case, as responsabilidades de cada um, os requisitos de qualidade e lida com os demais temas. Sempre, é claro, contando com a participação da equipe.

Já em relação aos processos, você deve fazer as adaptações necessárias de acordo com o tipo de projeto com o qual está lidando.

Portanto, diferentemente de outras metodologias, o Prince2 não apresenta uma receita pronta ou uma sequência rígida de processos, mas oferece uma abordagem bem estruturada dos aspectos mais relevantes. 

Então, cabe ao gerente adotar os temas e processos nos momentos certos e usar os princípios como norte ao longo de todo o projeto.

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