O que é o cronograma de marcos (milestones) e como usar no gerenciamento de projetos

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O cronograma de marcos (milestones) é a representação gráfica dos principais pontos de referência do projeto ao longo do tempo. Esses pontos essenciais para o projeto podem ser entregáveis, momentos de finalização de etapas ou de troca de responsáveis ou mesmo limites de gastos.

Essa é uma das formas de como criar o cronograma de uma consultoria e pode te ajudar a não perder prazos e ter em mente os momentos mais relevantes do projeto.

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O que é o cronograma de marcos

Um marco é uma meta ou objetivo que deve ser alcançado em algum período do projeto, ou seja, é um momento que não possui duração e que define a continuidade do que se está fazendo.

O cronograma de marcos é gerado a partir de uma lista das datas mais importantes do projeto. Normalmente essas datas tem relação com o escopo e com a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) gerada e devem ser comunicadas para todos os colaboradores envolvidos com o projeto depois do planejamento ter sido concluído.

Para que esses milestones sejam representativas dentro do cronograma de marcos eles devem possuir algumas características:

  • Específicos (nada muito genérico – normalmente atrele ao escopo)
  • Mensuráveis (deve ser capaz de definir se atingiu ou não)
  • Relevantes (não são atividades e sim partes essenciais)
  • Associado a data (e não ao prazo)

O interessante, é que quando você faz um cronograma de marcos, dependendo do tipo de projeto, pode ter alguns milestones com a característica go/no go, que basicamente significa dizer que dependendo do resultado obtido no momento em que se alcança esse marco, você prossegue ou não com o projeto.

Por exemplo, um marco com essa característica poderia ser a apresentação de custos atrelados ao projeto e receitas. Dependendo do resultado, os responsáveis podem decidir por continuar ou não com ele.

Para que serve o cronograma de marcos

O cronograma de marcos é essencial para a verificação de pontos de controle com assertividade e ajuda todos os colaboradores da equipe do projeto a entenderem se estão em dia ou não.

Além disso, os milestones servem para indicar obrigações com o seu cliente. Por isso, o cronograma de marcos pode ter entregáveis e pontos de verificação internos (que só o consultor e equipe acompanham) e marcos do contrato, que são responsabilidades assumidas com a empresa que te contratou e devem ser respeitados.

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Cronograma de Barras vs Cronograma de Marcos

Quando falamos de tipos de cronograma, é muito comum aparecer uma imagem de um gráfico de Gantt na sua mente. Isso ocorre porque essa é uma das maneiras mais comuns de representação de cronogramas. Um outro nome que esse gráfico recebe é de cronograma de barras (porque cada barra tem o comprimento proporcional a sua duração) e a imagem abaixo mostra um exemplo gerado pela planilha de gerenciamento de projetos da LUZ.

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Nele, você poderia considerar os marcos com sendo as datas exatas de mudança de etapas e sempre que a execução passar do programado você vai ter um atraso no projeto.

Apesar de eu considerar essa uma das melhores formas de gerenciamento de projetos, nela você não tem uma visualização clara dos marcos do seu projeto. Por isso, também gosto de usar um cronograma de marcos de forma complementar.

Nele você verá apenas os marcos do projeto relacionados aos itens do seu escopo representados como pontos de controle no gráfico. Veja um gráfico que eu gerei usando o Excel e mostra no eixo y as datas (meses) e no eixo x os marcos (entregáveis) do projeto:

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Como definir marcos no seu projeto

Existem diversas formas que você pode usar para definir as partes mais importantes de um cronograma de marcos.

Definindo marcos com a Estrutura Analítica de Projeto (EAP)

Nesse caso, de acordo com a EAP você lista os entregáveis e define as datas de apresentação de cada um deles para o seu cliente.

Definindo marcos com as etapas do projeto

Essa é uma outra forma comum de determinar o seu cronograma de marcos. Dado que para cada etapa, de acordo com os prazos estabelecidos, você tem uma data final que vai valer como o milestone.

Definindo marcos com o orçamento do projeto

Aqui a ideia é que você estabeleça valores de gasto ou de receita do projeto que, quando atingidos, “acionam” os marcos nesse tipo de cronograma. Esse tipo de organização pode te ajudar a entender o percentual alcançado em determinado momento.

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Passo a passo para definir marcos do projeto

Independentemente se você vai usar o cronograma de marcos, o cronograma de barras (gráfico de Gantt) ou o diagrama de redes como a sua ferramenta de gerenciamento de prazos, ter a definição dos milestones do seu projeto é essencial para o controle e monitoramento das entregas e cumprimento correto do limite de tempo acordado com seu cliente.

Por isso, eu gosto de seguir esses passos para definir os marcos dos projetos que eu gerencio e executo:

Passo 1 – Levantamento de entregáveis

Saber exatamente o que foi combinado no escopo do projeto é o primeiro passo para começar a delimitar o seu cronograma de marcos. Normalmente na estrutura de apresentação da proposta, a EAP é criada justamente com esse fim.

Com essa lista, analise se alguma entrega depende de outra e veja quais dão mais trabalho, pois isso vai ajudar a organizá-las cronologicamente e em ordem de prioridades.

Passo 2 – Relacionamento de entregas e etapas

Depois de definir os entregáveis principais, analise os que estão relacionados a cada uma das etapas do seu projeto, assim você consegue organizar ainda mais o seu cronograma de marcos para não ficar perdido nas datas de entrega.

Passo 3 – Definição de responsabilidades

Agora é a hora de relacionar o que você se propôs a fazer com quem vai desenvolver esses entregáveis de fato. Nesse caso, para cada entrega necessário, tenha um responsável direto.

Em projetos “de um homem só” todas as entregas e etapas terão o mesmo responsável, mas para projetos com equipes maiores, é importante delimitar quem faz o que para que você saiba exatamente o que cobrar, de quem e quando.

Passo 4 – Acompanhamento do cronograma de marcos

Com tudo pronto, agora só falta você fazer a análise periódica do que combinou com o seu cliente e o que está sendo entregue. Gosto de sempre estabelecer um prazo de realização anterior ao limite final (para ter uma margem caso algo não funcione como previsto) e usar “checkpoints” entre os marcos para ter certeza que o projeto está andando como deveria.

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Milestone Trend Analysis (MTA)

Uma ótima técnica para fazer o acompanhamento de um cronograma de marcos é a Milestone Trend Analysis (MTA), que pode ser traduzida para análise de tendência de marcos. Se formos detalhar cada um dos tempos, teríamos:

  • Milestone (Marco) – Evento no tempo, sem duração que determina pontos importantes do projeto
  • Trend (Tendência) – Comportamento do marco ao longo do tempo, ou seja, uma forma de acompanhar os marcos do projeto
  • Analysis (Análise) – Interpretação das tendências dos marcos (se estão atrasados, adiantados ou no prazo)

Esse é um gráfico bem visual que mostra o desempenho de cada um dos marcos do seu projeto ao longo do tempo.

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O gráfico MTA (Milestone Trend Analysis) possui dois eixos que mostram o tempo. No eixo x você tem os momentos de análise e no eixo y você tem o tempo que vai se passando do projeto. Quando um marco atinge a linha diagonal, é um indicativo de que ele foi entregue no prazo em que ele a alcança.

Basicamente cada linha é o acompanhamento de um dos seus milestones nesse tipo de cronograma de marcos. A ideia aqui é que você consiga analisar a tendência desses pontos de referência de acordo com suas variações:

  • Linha normal (reta) – exemplo do milestone 1: mostra que um cronograma foi executado exatamente conforme programado.
  • Linha ascendente (que sobre) – exemplo do milestone 2: nesse caso, esse é um indicativo de que esse marco está ficando atrasado.
  • Linha decrescente (que desce) – exemplo do milestone 3: de forma oposta ao marco 2, aqui você tem uma indicação de adiantamento.
  • Linha em zigue-zague – exemplo do milestone 4: aqui você tem um marco não confiável com falta de precisão de quando ele será finalizado.

O uso ideal do milestone trend analysis mostra momentos diferentes do projeto. No gráfico que eu mostrei acima, cada marcador (do eixo x) indica um momento de análise para saber como está se comportando o cronograma de marcos.

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Conclusão

O cronograma de marcos é uma excelente ferramenta para gerenciar um projeto, principalmente se você utilizar ela de maneira complementar ao gráfico de Gantt.

Se tiver dúvidas sobre esse tipo de cronograma ou sobre o milestone trend analysis é só me perguntar aqui embaixo nos comentários.

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