Metodologia Lean: o que é e como usá-la em seus projetos

A Metodologia Lean é um método usado para evitar um dos maiores problemas nas empresas: os desperdícios. Mesmo com um bom planejamento, otimizar o uso do tempo e dos recursos financeiros, por exemplo, nem sempre é fácil.

Por isso, essa metodologia de gerenciamento se propõe a empregar apenas o que é realmente necessário para realizar um trabalho, atividade, projeto ou processo.

Quer entender como ela funciona? Então continue lendo!

O que é a Metodologia Lean?

O termo “lean” pode ser entendido como “enxuto”, o que explica o propósito deste método. Ao enxugar os recursos utilizados, as empresas conseguem evitar gastos desnecessários.

Por isso, a Metodologia Lean pode ser aplicada tanto na gestão de negócios quanto no gerenciamento de projetos. Afinal, ela consegue minimizar os desperdícios em diferentes frentes.

A partir dos princípios desse método – que vamos falar mais para frente –, os gestores podem aumentar a produtividade de suas equipes, aproveitando melhor o tempo de cada um.

Além de evitar desperdícios, a Metodologia Lean ajuda a:

  • priorizar as entregas e demandas mais urgentes;
  • eliminar os obstáculos que atrapalham o andamento dos processos;
  • aumentar a fluidez do trabalho dentro da equipe ou da empresa;
  • dar suporte para que os colaboradores consigam entregar resultados de qualidade.

De onde surgiu essa metodologia de gerenciamento de projetos?

Foi no Japão, no período pós-Segunda Guerra Mundial, que a Metodologia Lean nasceu. Em um cenário onde a falta de recursos estava abalando as indústrias, a montadora Toyota quis buscar uma solução para aumentar sua produtividade.

Com isso, desenvolveu um modo de trabalho que estivesse de acordo com as necessidades daquele momento para que a empresa pudesse crescer. Então, o fundador da Toyota, Toyoda Sakichi, junto do seu filho e um engenheiro, criaram o Toyota Production System (TPS).

A ideia desse sistema foi dividir a produção em pequenos lotes, aumentando a variedade de produtos. Além disso, os funcionários podiam ter várias funções, desenvolver mais do que uma única tarefa e operar diversas máquinas na fábrica.

Diferentemente da produção em massa, a produção enxuta tem uma preocupação especial com a qualidade do produto. Sendo assim, o método se baseia em 3 prioridades:

  • reduzir desperdícios;
  • aumentar a qualidade;
  • e diminuir o custo da produção.

Esse método passou a ser disseminado por volta dos anos 1980 e chamado de “Lean Manufacturing”. Mas foi a partir de 1990 que ele se tornou conhecido no mundo inteiro, com a publicação do livro “A máquina que mudou o mundo” – que conta a história da indústria automobilística e apresenta o modelo de gestão usado pela Toyota.

Conheça os 5 princípios da Metodologia Lean

1. Valor

Este é o primeiro da lista por ser o mais importante de todos. Portanto, merece uma atenção especial. Mas o que ele quer dizer?

Basicamente, as empresas devem entregar para o cliente algo que agregue valor para ele. Para isso, é preciso fazer estudos para descobrir como transformar seus produtos e serviços para adequá-los às necessidades dos seus clientes.

Do contrário, você pode acabar oferecendo algo pelo qual o seu cliente não está disposto a pagar por não reconhecer o valor agregado. Nesse caso, o que acontece é um desperdício de recursos e de tempo.

2. Fluxo de valor

Depois de entender o que o seu cliente valoriza, é hora de rever os fluxos e as etapas de produção. Isso porque você deve identificar quais esforços ajudam ou não a agregar valor ao seu produto ou serviço.

Dessa forma, tudo o que não colabora deve ser eliminado do processo para evitar possíveis desperdícios.

3. Fluxo contínuo

Já o terceiro princípio visa garantir a continuidade dos fluxos. É preciso evitar que os fluxos sejam interrompidos para não prejudicar os resultados nem desperdiçar tempo.

Isso depende de uma boa interação entre os colaboradores, já que cada um faz uma parte do trabalho. Se alguém não fizer sua parte ou atrasar uma entrega, as próximas etapas serão afetadas.

4. Produção puxada

O quarto princípio reforça a importância de entregar apenas o que foi solicitado pelo cliente. Assim, a empresa não desperdiça recursos produzindo produtos ou serviços que talvez não sejam consumidos.

Portanto, antes de começar um projeto ou uma nova etapa dele, tenha certeza de que está fazendo algo que o cliente precisa.

5. Qualidade

O último princípio da Metodologia Lean é a qualidade, que deve estar sempre presente na mente das equipes.

Com o objetivo de entregar valor para o cliente, é fundamental melhorar continuamente os processos em busca da perfeição. Afinal, um dos ensinamentos do método é que poupar recursos não significa abrir mão da qualidade.

Dicas de como aplicar a Metodologia Lean em seus projetos

Mapeie as atividades

Um dos primeiros passos da implementação do método enxuto é mapear os processos e atividades da empresa ou de um projeto específico. Assim, você consegue identificar quais estão gerando desperdícios para aprimorá-los ou eliminar o que for desnecessário.

Defina metas

Tenha clareza sobre onde você deseja chegar com o uso da Metodologia Lean. Para isso, nada melhor do que definir metas que ajudem a guiar a equipe para a direção certa.

Conte com ferramentas para ajudar no processo

Se tiver dificuldade para identificar as prioridades da empresa ou de um projeto, vale a pena contar com ferramentas, como Kanban e Canvas, por exemplo. De quebra, você ainda aproveita as vantagens geradas por elas.

Faça os cortes necessários

Em algum momento, será preciso fazer cortes, evitando desperdícios de recursos, tempo e esforços por parte dos colaboradores. Lembre-se de levar em conta o que gera valor para o cliente e as metas do projeto.

Continue a identificar os desperdícios

O enxugamento não deve ser feito apenas uma vez, mas continuamente. É preciso criar o hábito de verificar os processos em busca de desperdícios. Com isso, você consegue identificar os problemas a tempo, antes que eles gerem prejuízos maiores.

Envolva todas as pessoas

Para ter sucesso nessa empreitada, todos os envolvidos precisam se engajar. Sendo assim, compartilhe com a sua equipe os princípios do método e explique sobre a importância dos cortes e da qualidade das entregas.

Portanto, a Metodologia Lean é um ótimo exemplo de método de gestão que saiu das fábricas e ganhou espaço dentro de empresas de diferentes setores. Ela ajuda, de forma simples, as equipes a poupar recursos sem perder em qualidade.

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