Methodware: como implementar as boas práticas do PMBOK

O Methodware é uma metodologia de gerenciamento de projetos baseada nas práticas sugeridas pelo PMBOK, o principal guia para profissionais da área.

Com o objetivo de garantir bons resultados para diferentes tipos de projetos, apresenta uma versão convencional e uma básica, que vamos mostrar em detalhes neste artigo.

Basicamente, a diferença entre elas é a quantidade de processos distribuídos entre as etapas de planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.

Continue lendo para entender mais sobre essa metodologia e como aplicá-la aos seus projetos!

O que é Methodware e como essa metodologia de gerenciamento de projetos funciona?

Enquanto a maioria dos métodos usados no mercado foca no que é necessário para gerenciar projetos, o Methodware pensa em “como” os processos devem ser feitos e qual ordem deve ser seguida.

Assim, ele ajuda os profissionais a realizar projetos bem-sucedidos por meio de práticas determinadas para começar, planejar, executar, controlar e finalizar projetos. Portanto, tem uma abordagem voltada para a prática.

Veja quais processos fazem parte de cada uma das etapas:

Início do projeto

  • Elaboração da proposta
  • Aprovação do projeto

Planejamento do projeto

  • Identificação dos stakeholders
  • Definição de escopo e estratégia
  • Criação da estrutura analítica do projeto
  • Planejamento da qualidade
  • Planejamento de aquisições
  • Planejamento de recursos humanos
  • Planejamento de comunicação
  • Planejamento de resposta a riscos
  • Elaboração de cronograma
  • Produção do orçamento
  • Planejamento do controle de mudanças
  • Consolidação e aprovação do plano de gerenciamento

Execução do projeto

  • Gerenciamento do trabalho
  • Mobilização e desenvolvimento de equipe
  • Condução de aquisições
  • Garantia da qualidade
  • Gerenciamento da comunicação
  • Gerenciamento da equipe
  • Gerenciamento do engajamento dos stakeholders

Monitoramento e controle do projeto

  • Controle do trabalho
  • Administração de aquisições
  • Controle de qualidade
  • Controle de riscos
  • Controle de desempenho
  • Validação das entregas
  • Controle do engajamento de stakeholders
  • Controle integrado de mudanças

Encerramento do projeto

  • Encerramento das aquisições
  • Encerramento do projeto

Como usar o Basic Methodware em seus projetos

Com o objetivo de oferecer uma metodologia de gerenciamento de projetos tão eficaz quanto o Methodware e ao mesmo tempo mais simples, Carlos Magno da Silva Xavier e outros autores descreveram o Basic Methodware no livro “Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware”.

Portanto, nada mais é do que uma adaptação do Methodware. E pode ser aplicada a todo tipo de projeto.

Por ser simplificada, é excelente para o gerenciamento de projetos de pequeno e médio porte. Além de também estar alinhada às práticas do PMBOK, ela pode ser adaptada às necessidades de cada cliente.

Para tornar o planejamento mais fácil, o Basic Methodware é dividido em 13 módulos:

1. Liberação do início do projeto

O primeiro passo é pedir a autorização do cliente para começar o projeto. Esse pedido pode ser feito por e-mail e deve conter:

  • justificativa;
  • objetivo e metas;
  • escopo do projeto;
  • gerente de projetos;
  • prazos;
  • e custos.

2. Identificação dos stakeholders

Aqui, os envolvidos no projeto devem ser identificados. Além de reconhecê-los, é importante que todos se sintam parte, colaborando para atingir um objetivo em comum.

3. Planejamento do escopo e da qualidade

Então, é hora de pensar no caminho que deve ser percorrido para atingir os objetivos. Para isso, elaborar um escopo é fundamental, já que ele inclui todas as etapas do projeto em detalhes.

4. Resposta aos riscos

Nenhum projeto está totalmente livre de riscos. Ao longo do período de execução, eventos incertos podem acontecer, impactando e até mesmo trazendo prejuízos ao projeto.

Por isso, a equipe precisa estar preparada para lidar com situações inesperadas. Sendo assim, vale a pena investir esforços para prevê-las e pensar em formas de contorná-las.

5. Planejamento da comunicação

Definir como a comunicação deve ser feita é um dos processos do Basic Methodware. Afinal, trata-se de um aspecto essencial para o sucesso do projeto. Com um plano bem feito, fica mais fácil evitar falhas, ruídos e desalinhamentos de informação.

6. Definição do tempo e recursos

Para montar um cronograma, o gerente precisa ter clareza sobre o tempo e os recursos disponíveis para a execução do projeto. Aqui, garantir a assertividade é o ponto principal.

7. Planejamento das aquisições

Nesta etapa, define-se o que é preciso comprar, as quantidades, onde e quando devem ser comprados.

8. Estimativa de custos

Antes de começar as atividades, é preciso fazer uma estimativa de custos relacionados à implementação delas. Contar com a participação de todos os envolvidos ajuda a fazer previsões mais precisas.

9. Aprovação do cliente

Com o planejamento pronto, é hora de compartilhar o plano completo com o cliente. Assim, ele pode avaliar a proposta, aprová-la ou pedir alterações antes de começar a colocar o plano em prática.

10. Execução do plano

Depois de aprovado o plano, começa a etapa de gerenciamento. O gerente deve acompanhar o modo que as tarefas estão sendo realizadas para garantir que o plano seja seguido.

11. Monitoramento

Esta é outra responsabilidade importante do gerente. Por ter uma visão do todo, esse profissional precisa verificar o andamento do projeto, se os custos estão dentro do orçamento, se os prazos estão sendo seguidos e se os objetivos estão sendo atingidos.

12. Controle

Outro módulo fundamental para o sucesso do projeto é o controle. Aqui, a ideia é tentar identificar falhas para corrigi-las a tempo, ou seja, antes que causem prejuízos para o projeto.

13. Encerramento do projeto

Como o nome deixa claro, neste momento o projeto chegou ao fim. Além de concluir as atividades, formalize o encerramento para o cliente por meio de um documento que pode ser enviado por e-mail.

Então, preparado para começar a colocar os módulos em prática?

Quanto se trata de gerenciamento de projetos, além de usar as metodologias mais adequadas, contar com ferramentas de apoio à gestão é crucial.

A planilha de gerenciamento de projetos é uma delas. Confira como ela pode ajudar você a controlar seus projetos de consultoria!

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