Lições aprendidas em projetos: o que é e como fazer?

Lições Aprendidas em Projetos

Lições aprendidas é o termo que define todo o conhecimento aprendido em um projeto, seja ele técnico ou de gerenciamento de projetos. Há muitos fatores que divergem do planejamento do projeto na prática e eles devem ser discutidos e implementados em futuros projetos.

Índice do artigo:

  1. O que são lições aprendidas de projetos?
  2. Qual o objetivo de um processo de lições aprendidas na consultoria
  3. Quais os benefícios de um processo de lições aprendidas?
  4. Por que fazer lições aprendidas ao término de um projeto?
  5. Como se preparar para uma sessão de lições aprendidas?
  6. Como fazer uma sessão de lições aprendidas?
  7. Conclusão

O que são lições aprendidas de projetos?

Lições aprendidas, como o nome já diz, transcende o conceito de consultoria empresarial e pode ser aplicado em qualquer vertente da vida. Trata-se do processo de reflexão – dentro de um processo formal ou não – sobre erros e acertos de alguma etapa, tarefa ou projeto no qual o indivíduo esteve envolvido.

Quando aplicamos o conceito de lições aprendidas dentro do universo de consultoria empresarial, trata-se de um processo, no qual gerentes de projetos, equipes e stakeholders (todos os participantes diretos e indiretos de um projeto), debatem o que foi acertado e errado em um projeto de consultoria.

Normalmente uma sessão de lições aprendidas ocorre após as últimas entregas para o cliente, como um dos requisitos internos para a finalização formal de um projeto. Tem como integrantes todos que participaram ativamente do projeto, ou pelo menos a equipe envolvida nele.

As reflexões feitas em uma sessão de lições aprendidas devem seguir um modelo previamente preparado e estarem registradas para posterior consulta.

Qual o objetivo de um processo de lições aprendidas na consultoria?

O objetivo de um processo de lições aprendidas no contexto da consultoria é garantir uma cultura de melhoria contínua. Uma empresa de consultoria lida com serviços muito personalizados e capital humano muito qualificado.

Lições Aprendidas ajudam na melhoria contínua

Em outras palavras, são pessoas tentando se aprofundar em problemas de empresas, para criar e entregar soluções personalizadas. Para um mesmo problema, existem milhões de formas de resolvê-lo.

Um gerente de projetos irá apostar em uma solução para planejar e entregar para o cliente. Nos primeiros projetos como consultor, ele terá pouca base para pensar nessa solução e fazer escopo, cronograma, orçamento.

Mas imagine se na hora de planejar, ele pudesse contar com um super banco de dados com mais de mil projetos planejados e realizados e tudo o que funcionou e não funcionou nesses projetos?

É um processo de lições aprendidas que começará a criar este tipo de gestão do conhecimento na sua empresa de consultoria.

Quais os benefícios de um processo de lições aprendidas?

Acabei falando um pouco sobre isso na seção anterior, mas eu gostaria de ressaltar. Na minha opinião como gerente de projetos, um processo de lições aprendidas é praticamente obrigatório para uma empresa de consultoria. Até mesmo para um consultor autônomo.

Sem este tipo de processo, não existe desenvolvimento orgânico. Os consultores e membros da empresa precisam refletir e debater sobre tudo o que ocorreu nos projetos, mesmo que em teoria eles tenham dado certo, para que eles melhorem com o tempo.

Abaixo, eu listei aqueles que para mim são os principais benefícios de ter um processo de lições aprendidas estruturado.

1. Criar gestão do conhecimento de projetos

Toda empresa se beneficia de manter registros do que é importante, desde que não burocratize muito a gestão. Algumas empresas, por exemplo guardam atas de reuniões para lembrar quando e como algumas decisões foram tomadas.

No caso de empresas de consultoria, os registros históricos possuem um peso ainda mais relevante. Estas empresas vendem conhecimento para resolver problemas, então, nada mais justo que este conhecimento seja armazenado e desenvolvido ao longo do tempo.

Vamos falar através de exemplos, pois fica mais fácil dessa forma.

Um gerente de projetos diagnostica que um possível cliente precisa de um projeto de redução de custos. O caminho natural seria começar a pensar em um escopo. Mas esse trabalho não seria muito mais fácil se ele pudesse olhar os 5 últimos escopos de projetos de redução de custos realizados na empresa?

A resposta obviamente é “sim”, mas apenas olhar o escopo não basta. Este escopo pode ter dado errado, pode ter sido mudado ao longo do projeto, pode ter gerado um orçamento acima do necessário, dentre outros problemas.

É o processo de lições aprendidas que colocará esses fatores na superfície, permitindo que o gerente também utilize-os como análise crítica no planejamento de um novo projeto.

2. Capacitar novos gerentes de projetos

Um consultor que está começando a gerenciar projetos ainda não possui a quantidade de experiências reais necessária para planejar um projeto da melhor forma possível.

Lições aprendidas ajudam a capacitar novos gerentes de projetos

É uma atividade que exige experiência. Por outro lado, um gerente de projetos novato pode se beneficiar da experiência de outros gerentes mais antigos. Você pode sempre colocar um gerente mais antigo para capacitar os mais novos.

No entanto, quem trabalha com consultoria sabe que cada hora de um gerente de projetos é muito valiosa. Portanto, qualquer atividade que possa ser “automatizada” nessa relação é um movimento valioso.

Uma das possíveis automatizações é ter todos os cronogramas feitos por todos os gerentes e suas respectivas anotações do que deu certo e errado em todos os seus projetos disponíveis para consulta, sempre que necessário, de gerentes de projetos mais iniciantes.

3. Melhorar a qualidade de projetos ao longo do tempo

Imagine que você sentou para planejar um projeto e define que uma atividade de análise de 5 concorrentes diretos dura 10 horas. Depois, ao executar esse projeto, você percebe que gastou 20 horas nessa atividade.

Se você registrou apenas o planejamento do projeto, sem um relatório de lições aprendidas, com o tempo você se esquecerá disso. No próximo projeto que você planejar que tiver uma etapa de análise de 5 concorrentes, você imputará (provavelmente) as mesmas 10 horas iniciais.

Este erro, facilmente contornável com a implementação de um processo de lições aprendidas, gerará prejuízos para sua empresa. Por outro lado, cumprindo uma agenda de lições aprendidas, você terá a certeza que seus projetos serão cada vez mais planejados com maior precisão.

4. Aumentar o entrosamento entre consultores

Em alguns projetos, consultores da mesma equipe trabalham pouco entre si e acabam não se beneficiando de aprendizado mútuo. Participando de um processo de lições aprendidas, esse quadro pode mudar para projetos futuros.

Um processo de lições aprendidas permite que a equipe analise os erros e acertos coletivos, além de permitir que cada um enxergue suas forças e fraquezas e de seus pares.

Para futuros projetos esse conhecimento pode aproximar, desde que se crie na empresa uma atmosfera positiva, na qual todos se ajudam para crescer.

5. Criar um ambiente honesto e positivo na empresa

Este ponto é bastante sensível e dependerá do exemplo dado pelos gerentes de projetos da empresa. Se eles tiverem uma postura de apontar as falhas dos outros consultores, sem fazer autocrítica, a atmosfera não será boa.

Caso contrário, se eles iniciarem apontando seus pontos a desenvolver, deixando os outros membros da equipe livres para fazer críticas construtivas, o potencial do processo de lições aprendidas será elevado ao máximo.

Por que fazer lições aprendidas ao término de um projeto?

Existem muitos motivos para se fazer uma sessão de lições aprendidas ao término de cada projeto. Já falamos sobre isso acima, é uma ferramenta realmente capaz de melhorar a qualidade de projetos ao longo do tempo.

O cenário mais óbvio que torna lições aprendidas realmente necessárias é quando o cliente fica insatisfeito. Mas será que este é o único cenário que pode se beneficiar da aplicação de lições aprendidas?

Eu já adianto que não. Vou falar sobre alguns cenários abaixo começando por esse cenário mais “óbvio”.

Cenário 1 – O Projeto terminou e o Cliente está insatisfeito

A sessão de lições aprendidas desse tipo de projeto deve envolver praticamente a empresa inteira. É um projeto que nunca deve ser repetido, pois um cliente insatisfeito advogará contra a empresa de consultoria.

Cliente insatisfeito

Por mais que a equipe que participou do projeto tenha se esforçado ao máximo, alterando escopo quando necessário, entregando mais do que deveria em alguns momentos, o cliente não gostou do resultado e isso é um fato.

O maior objetivo dessa sessão de lições aprendidas é entender onde foi cometido o(s) erro(s) que levaram a equipe do projeto para a direção errada. Alguns motivos comuns:

  • O cliente acreditou em um diagnóstico que não resolvia o seu problema de fato;
  • O diagnóstico foi correto, mas o resultado do projeto não correspondeu a expectativa do cliente;
  • O cliente esperava algo fora do escopo de consultoria, como a implementação das soluções;
  • O projeto estourou prazo;
  • O projeto estourou orçamento;
  • O projeto foi bem finalizado, mas o cliente não teve uma boa relação com membros do projeto.

Pela quantidade de possibilidades, se faz necessário o exercício de lições aprendidas com boa parte da empresa: pessoas envolvidas com a negociação, pessoas envolvidas com o planejamento, pessoas envolvidas com a execução e pessoas de fora do projeto, para contribuir com outras visões.

Cenário 2 – O Projeto terminou fora do planejamento, mas o cliente ficou satisfeito

Na consultoria empresarial, a satisfação do cliente é de fato a métrica mais importante ao término de um projeto. Clientes felizes fecharão novos projetos e indicarão a empresa. No entanto, ela não é a única métrica de sucesso.

Cliente Satisfeito

Digamos que você tenha planejado um projeto com 200 horas de consultoria alocadas, 3 meses de duração e um orçamento de R$20 mil reais.

Ao final do projeto, você percebe que o cliente está feliz, mas você gastou 400 horas de consultoria, o projeto durou 6 meses e o gasto real foi de R$50 mil. Podemos dizer que esse projeto obteve sucesso?

Eu considero que não. É muito provável, dependendo da precificação, que você tenha obtido prejuízo real na realização do projeto. Em outras palavras, você pagou para entregar o resultado do projeto para o cliente.

Uma sessão de lições aprendidas é crucial para que a empresa não repita esse prejuízo.

Cenário 3 – O Projeto terminou dentro do planejamento e o cliente ficou satisfeito

Você deve estar pensando “nesse caso não é necessário fazer lições aprendidas”.

Pode ser que sim. Realmente, se você ficou dentro do prazo, dentro do escopo, dentro do orçamento e o seu cliente está feliz, você não tem nenhum problema para resolver relativo a esse projeto.

Mas… vamos supor que você tenha cobrado R$20 mil para realizar esse projeto. Sendo que você teve R$10 mil de custos contando com orçamento de materiais e horas alocadas.

Você acabou de validar que o mercado está disposto a pagar R$20 mil por esse tipo de projeto. E se você conseguisse executa-lo gastando R$8 mil, além de reduzir o cronograma em 10%?

Você estaria tendo um lucro ainda melhor nos próximos projetos similares. Encontrar oportunidades como esta deve ser o foco da sessão de lições aprendidas.

Como se preparar para uma sessão de lições aprendidas?

  1. Inclua a sessão no cronograma do projeto, para formalizar o evento;
  2. Escolha um responsável por conduzir a reunião e decida com antecedência quem deverá participar – não é ideal que um membro que tenha participado ativamente do projeto conduza a sessão;
  3. Estimule a reflexão antes da reunião, enviando perguntas por email para os participantes;
  4. Inicie enfatizando mais uma vez os princípios das lições aprendidas. O foco é em melhorar os processos, não nas pessoas, por isso o objetivo não é apontar dedos;
  5. Defina o escopo da reunião. O que ela deve cobrir em termos de aspectos técnicos (atividades do projeto), de gerenciamento de projetos (cronograma, escopo, orçamento) e de aspectos humanos (relacionamento da equipe).

Algumas perguntas que podem ser feitas antes da reunião:

  • Em que pontos o projeto foi bem sucedido do ponto de vista interno e na visão do cliente?
  • Quais foram os acontecimentos chave do projeto? Por quê?
  • Quais expectativas do cliente foram supridas? Quais não foram?
  • Em que pontos o projeto fracassou e quais foram as consequências?
  • Houve algum tipo de imprevisto no projeto? Como a equipe lidou com isso?

Como fazer uma sessão de lições aprendidas?

modelo de relatório

O primeiro passo é ter um modelo pronto de como as lições aprendidas devem ser registradas. Inicie a reunião criando uma atmosfera positiva, mostrando que lições aprendidas devem ser um processo construtivo e de evolução como equipe.

Aborde os pontos enviados para reflexão com antecedência, de forma que cada um dê sua opinião sobre os eventos principais do projeto.

Dê o exemplo: fale dos seus pontos a desenvolver e erros que possam ter sido cometidos por você com naturalidade e estimule uma discussão construtiva sobre eles.

Reunião de Lições Aprendidas

Direcione a equipe para que você consiga registrar os seguintes pontos para cada evento:

  • O que ocorreu?
  • Por que ocorreu?
  • Houve consequências? Quais?
  • O que pode ser feito nos próximos projetos a respeito?

Por último, lembre-se que o objetivo das lições aprendidas é a futura consulta, para que os próximos projetos sejam ainda melhores.

Portanto, a cada ponto registrado, pergunte a equipe se alguém não-familiarizado com o projeto entenderia aquele ponto.

Conclusão

Acredito que tenha ficado claro a importância de um processo de lições aprendidas em uma empresa de consultoria. Na minha opinião, ele é o ponto central na gestão da qualidade da consultoria empresarial. É o que garante que os projetos estarão sempre melhorando.

Um projeto bem executado começa em um bom diagnóstico empresarial. Se você conseguir identificar com perfeição os problemas do cliente, as chances de ter menos trabalho nas lições aprendidas é maior.

Tente fazer um diagnóstico dentro de um script, avaliando cada ponto que pode ser transformado em projeto. Uma planilha de excel pode te ajudar a fazer o diagnóstico dos seus clientes.

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