O Kanban é uma das metodologias de gerenciamento de projetos mais populares no mundo inteiro. Criada na década de 1940 pela Toyota, ela tem como principal objetivo aumentar a eficiência das empresas.
Além de ajudar as equipes a atender às expectativas dos projetos, essa metodologia se destaca pela sua facilidade de aplicação.
Quer entender de uma vez por todas como o Kanban funciona?
Confira a seguir suas características, as principais vantagens e como implementá-lo em seus projetos!
O que é o método Kanban?
Quando o Kanban foi criado, a ideia era encontrar uma nova maneira de registrar e acompanhar as tarefas da indústria de forma simples. Tudo isso para aumentar o nível de excelência das atividades.
Ao longo das décadas, essa metodologia foi sendo difundida não apenas na indústria, mas também entre empresas de diversos setores.
Fique sabendo que se trata de um método bastante visual, que faz o acompanhamento das atividades por meio de cartões, colunas ou post-its. Com a ajuda desses recursos, é possível fazer a gestão do trabalho durante todo o processo de execução.
Basicamente, o Kanban visualiza o fluxo de trabalho por meio da divisão das tarefas em: to do (a fazer), doing (em andamento) e done (concluídas).
A coluna to do, portanto, é a primeira, colocada à esquerda. Assim que uma tarefa começa a ser feita, o cartão é movido para a coluna doing. Como a proposta é realizar entregas contínuas, quando um cartão passa para a coluna done, outro deve entrar em doing.
Essas são as principais colunas, mas saiba que você pode defini-las conforme a sua necessidade. Dependendo do caso, talvez você resolva adicionar outras ao quadro para dar mais fluidez ao fluxo de trabalho.
Embora o objetivo seja fazer com que todos os cartões sejam concluídos com agilidade, é preciso tomar cuidado com o limite de trabalho em andamento. Portanto, a equipe não deve iniciar uma nova tarefa sem ter concluído outra.
Dessa forma, fica mais fácil manter o fluxo de trabalho, garantir a qualidade, além de evitar gargalos e possíveis atrasos nas entregas.
Quais são as principais vantagens do método Kanban?
Agora é hora de entender em detalhes como o Kanban contribui com o aumento da eficiência no gerenciamento de projetos. Veja a seguir:
Melhora a produtividade das equipes
Quando a equipe não consegue visualizar o todo, o engajamento tende a se enfraquecer. Por isso, é importante que os colaboradores possam acompanhar o fluxo de trabalho.
Ao usar o quadro Kanban, todos conseguem acessar facilmente as tarefas pendentes, em andamento e as que foram concluídas. Isso dá mais motivação para cada um cumprir suas responsabilidades e ver sua tarefa registrada no quadro do projeto.
Otimiza o tempo gasto nas tarefas
A metodologia também ajuda a equipe a seguir o cronograma do projeto. Quando as funções e os prazos estão claros, as pessoas tendem a finalizar as tarefas em menos tempo.
Outro ponto importante é que a divisão das tarefas em fases evita alterações na ordem das ações. Com isso, as chances de falhas e atrasos nas entregas diminuem.
É fácil de ser implementado
Para adotar o Kanban, não é preciso fazer nenhum investimento alto. Pelo contrário, poucas ferramentas são necessárias para implementar a metodologia e aproveitar suas vantagens.
Você tem a opção de usar cartões, post-its e quadros físicos, além de versões digitais. Hoje os profissionais podem contar com a ajuda de plataformas perfeitas para isso, como é o caso do Trello.
Prioriza as atividades que agregam valor
Em vez de perder tempo e energia com tarefas que não colaboram com o sucesso do projeto, ao usar o Kanban, a equipe passa a se preocupar com o que realmente importa.
Isso porque os processos são melhor definidos, trazendo mais clareza para aquilo que, de fato, traz resultados significativos e agrega valor aos projetos.
Reduz os gastos operacionais
Buscar maneiras de diminuir os custos é sempre um grande desafio para as empresas. Afinal, os projetos sempre envolvem diversos gastos operacionais.
É justamente por isso que o Kanban aparece como uma solução. Por meio do acompanhamento contínuo do fluxo de trabalho, é possível limitar os gastos não essenciais ou feitos no momento errado.
Aprenda a implementar o Kanban em seus projetos
Como já foi dito aqui, uma das principais características do Kanban é a facilidade de aplicação. Isso porque montar o quadro para fazer o gerenciamento das atividades do projeto é bastante simples.
Mas, além de separar as tarefas em colunas, você deve levar em conta algumas ações importantes:
Prepare a equipe para usar a metodologia
As lideranças devem preparar as equipes antes de começar a adotar o Kanban na empresa. Afinal, todos os colaboradores precisam se engajar no novo fluxo de trabalho.
Sendo assim, ofereça treinamentos para apresentar os benefícios e mostrar como a metodologia funciona na prática.
Faça o mapeamento das atividades
O próximo passo é mapear as atividades e descobrir quais são os responsáveis por cada uma delas. Isso vai ajudar os membros da equipe a ter mais clareza em relação às suas atribuições.
Você também pode categorizar as atividades por meio do uso de tags, como para indicar quais são as mais urgentes, por exemplo. Além disso, colocar um limite de tempo para a realização delas é uma boa estratégia.
Defina quais são as prioridades
Depois de montar os quadros, é hora de definir quais são as tarefas prioritárias do projeto. Talvez seja até interessante colocá-las na parte superior do quadro, dando maior destaque a elas.
Com isso, a equipe consegue manter o foco no que é fundamental em cada etapa. Ainda, os clientes ficam muito mais satisfeitos ao ver as entregas prioritárias sendo feitas com agilidade.
Acompanhe o fluxo de trabalho
Com o objetivo de promover a melhora contínua dos processos, os gerentes devem acompanhar os processos diariamente. É a maneira mais simples de mensurar os resultados, descrever o progresso do projeto e evitar erros.
Durante o acompanhamento, você ainda pode aproveitar para identificar pontos de melhoria e, se necessário, fazer as devidas mudanças no fluxo de trabalho.
Então, preparado para implementar o Kanban nos projetos da sua empresa? Além de facilitar o seu trabalho, a metodologia ajuda a melhorar o desempenho das equipes e os resultados de cada projeto.
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