A Estrutura Analítica de Projeto (EAP), que também é conhecida como WBS do Projeto (do inglês Work Breakdown Structure – Estrutura de Divisão de Trabalho), é uma forma de detalhar e dividir as entregas de um projeto em partes menores e mais gerenciáveis.
A EAP costuma ser representada pela forma de um organograma vertical (que também é conhecido como clássico ou funcional) e costuma ter 3 níveis de detalhamento (que eu vou explicar mais pra frente) mostrando todo o trabalho que precisa ser realizado.
Veja um exemplo da Estrutura Analítica de Projeto de uma consultoria de análise de mercado simplificada:
Esse é um detalhamento do escopo do projeto, facilitando o entendimento do gerente e dos envolvidos em relação ao que precisa ser feito.
O que é a estrutura analítica de projeto (EAP)?
A Estrutura Analítica de Projeto (EAP), de acordo com a definição do Guia PMBOK (Project Management Book of Knowledge ou Livro de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos do PMI), é “uma decomposição hierárquica orientada a resultados do trabalho que organiza e define o escopo total do projeto. Cada nível descendente representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto.”
Apesar de parecer um pouco complicado entender, fica claro que quanto mais se articular o escopo do projeto antes do início do trabalho propriamente dito, maiores serão as chances de sucesso.
Níveis da EAP
A WBS do projeto costuma ser dividida em 3 níveis essenciais:
- Nível 1 – Costuma ser o nome do projeto. Na essência esse é o resultado final e todos os outros níveis estão subordinados a esse
- Nível 2 – Aqui você tem um nível de detalhamento mais geral, indicando normalmente os entregáveis ou etapas do projeto (também conhecidos como fases do ciclo de vida do projeto)
- Nível 3 – Esse nível compreende os componentes de todos os itens do nível 2 e são conhecidos como pacotes de trabalho
Por convenção você tem uma designação que segue a lógica abaixo:
- Nível 1 = 1.0
- Nível 2 = 1.1, 1.2. 1.3
- Nível 3 = 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, 1.2.1, 1.2.2, 1.3.1, 1.3.2
Isso já costuma ser suficiente, mas pode querer um detalhamento maior
Resumindo, os níveis mais elevados da Estrutura Analítica de Projeto costuma ser um reflexo dos entregáveis do projeto, que por sua vez são subdivididos em agrupamentos lógicos de trabalho.
Já os níveis mais baixos fornecem detalhes para o aprimoramento e precisão da definição do cronograma, estimativa de custos, alocação de recursos e avaliação de riscos.
Tipos de Estrutura Analítica de Projeto
Existem alguns tipos de Estrutura de Divisão de Trabalho (WBS – Work Breakdown Structure):
EAP baseada em resultados ou entregáveis do projeto
Essa costuma ser uma das mais utilizadas, porque direciona o escopo para o que precisa ser feito de fato e para o que foi combinado com o seu cliente.
Nesse caso, o segundo nível tem caixas com o nome das entregas do projeto que podem ser relatórios, formulários, análises, pesquisas, etc e o terceiro nível consiste nas atividades essenciais ue precisarão ser executadas para produzir os entregáveis definidos.
O único problema desse tipo de Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é o fato de não dar uma visão cronológica de quando esses resultados precisam ser entregues ao cliente.
EAP baseada em etapas, fases ou processos
Aqui ao invés da EAP do projeto ser orientada para os resultados, o foco passa a ser nas etapas do projeto.
Nesse caso, o segundo nível vai ter caixas com cada uma das etapas, separadas cronologicamente, e o terceiro nível terá as atividades necessárias para uma etapa ser fechada e você evoluir no projeto.
Pode parecer besteira, mas só essa pequena mudança pode não deixar tão claro todas as entregas
EAP Híbrida
Essa é uma mescla das duas anteriores, usando o nível 2 com as etapas do projeto de consultoria e o nível 3 com os entregáveis de cada etapa. Para esse caso específico (apesar de eu não gostar muito) poderia ser usado um nível 4, com os componentes (pacotes de trabalho) necessário para cada resultado descrito no nível 3.
EAP baseada em equipes
Apesar dos 2 tipos acima serem os mais utilizados, nada impede que você crie maneiras diferentes ou híbridas de construir a sua Estrutura de Divisão de Trabalho (WBS do projeto). Um outro caso que pode ser útil é usar a Estrutura Analítica de Projeto baseada em equipes, principalmente quando os times que vão executar o projeto possuem atribuições muito diferentes.
Características da EAP
Um outro ponto que vale a pena se atentar é que não é qualquer tipo de detalhamento das entregas de um projeto que podem ser chamadas como Estrutura Analítica de Projeto. Existem algumas características que devem ser respeitadas:
- Hierarquia: Todos os níveis “filhos” existem sempre em um relacionamento hierárquico exclusivo com o nível pai. A soma de todos os elementos filhos deve fornecer o elemento pai.
- Regra dos 100%: Todo nível de decomposição deve formar 100% do nível pai e devem existir no mínimo dois elementos filhos.
- Mutuamente exclusivos: Não deve existir sobreposição ou repetição de entregas ou de trabalho.
- Foco no resultado: A EAP se concentra no resultado (entregas), por isso, elementos são descritos via substantivos, não verbos.
A EAP no contexto do gerenciamento de projetos
Com essas informações iniciais em mente, pode surgir um questionamento importante: onde a Estrutura Analítica de Projeto se encaixa na estrutura do gerenciamento dele?
Não vou entrar aqui nos detalhes mais técnicos, mas é importante que o detalhamento da estrutura de divisão de trabalho (WBS) deve se basear no termo de abertura do projeto (Project Charter) e as entregas do nível 2 devem corresponder, palavra por palavra, às metas e entregas listadas na declaração do escopo do projeto.
Fica fácil de perceber dessa maneira que a Estrutura Analítica de Projeto é um dos primeiros documentos que você cria para o seu projeto antes mesmo do gráfico de Gantt. Inclusive, muitas vezes a EAP se torna a base quando você for criar o cronograma de um projeto.
Qual a diferença entre EAP e cronograma de projeto?
De maneira resumida, eu gosto de pensar que a EAP mostra o que precisa ser feito, enquanto o cronograma mostra quando cada coisa precisa ser feita. Por isso mesmo, evite montar seus cronogramas sem ter certeza que a Estrutura de Divisão de Trabalho (WBS do projeto) foi devidamente criada.
Para que serve a Estrutura Analítica de Projeto (EAP)?
Imagino que esteja ficando cada vez mais claro para você que a Estrutura de Divisão de Trabalho (WBS do projeto) serve para detalhar o escopo de um projeto e é uma das partes iniciais mais importantes de qualquer esforço de gerenciamento.
Alguns dos benefícios de uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP) bem feita são:
- Auxiliar o gerente de projetos a entender exatamente tudo o que precisa ser entregue para um cliente
- Ajudar os colaboradores (consultores) desse projeto a ter uma visão dos entregáveis e das atividades que precisarão executar
- Permitir que o cliente saiba logo no início da realização do projeto o que vai receber em cada etapa
Por isso, de uma maneira geral, o WBS do projeto serve para:
- Definir o mínimo que deverá ser feito
- Estabelecer o trabalho que será realizado
- Criar uma visão compartilhada das entregas
- Fazer um acompanhamento do andamento do projeto
Qualidade do WBS do projeto
Uma estrutura analítica de projeto bem feita mostra os resultados planejados em vez de ações e atividades. Por isso, para garantir uma boa EAP, você precisa ter certeza que os itens descritos sejam:
- De simples definição: a descrição feita na Estrutura Analítica é entendida facilmente por todos os colaboradores do projeto
- Adaptáveis: de acordo com a inserção ou eliminação de novos itens no escopo, a EAP deve ser flexível o suficiente para acomodar essa alteração
- De fácil previsão: tanto a duração (em tempo), quanto o custo (em valores) não devem ter barreiras para serem estimados e controlados
- Mensuráveis: a boa organização da EAP pode ser usada para medir o progresso e marcos intermediários do projeto
Guia EAP: Como fazer a Estrutura Analítica de Projeto?
Como já falei mais acima, existem diferentes tipos de estrutura analítica de projeto que você pode fazer de acordo com a sua realidade e gosto. A que eu mais gosto (e é a que vou detalhar aqui embaixo) é a WBS do projeto por resultados ou entregáveis.
Passo 1 – Entender o escopo do projeto
O que eu estou dizendo aqui é que a Estrutura Analítica de Projeto é um resultado que usa o escopo (entregas que devem ser realizadas ao cliente) como insumo. Então antes de criar a EAP você precisa ter certeza que o escopo foi definido.
Falando da parte mais “burocrática”, você precisará da declaração de escopo e o plano de gerenciamento do escopo do projeto que fazem parte do termo de abertura do projeto (project charter).
Passo 2 – Definir principais entregas
Depois de entender o escopo do projeto, inicie o processo de desenvolvimento da EAP identificando as principais entregas. Esse é o momento de preencher o segundo nível do WBS do projeto.
Pegando como exemplo um projeto de consultoria de planejamento financeiro para uma empresa, poderíamos ter como principais resultados esses 3 relatórios:
- Relatório de Diagnóstico Financeiro
- Relatório de Orçamento Empresarial
- Relatório de Plano de Investimentos
O que você deve ter em mente aqui é que cada entrega deve ser essencial para o sucesso do projeto. No nosso caso, você não consegue fazer um planejamento financeiro sem entender a realidade do setor financeiro do negócio (diagnóstico), sem compreender a projeção de receitas e despesas (orçamento) e sem ter um planejamento do que fazer no futuro (plano de investimentos).
Passo 3 – Determinar pacotes de trabalho
Um pacote de trabalho, como eu já te falei mais acima, é a entrega do nível 3 da Estrutura Analítica de Projeto. Esse é um dos momentos mais essenciais do desenvolvimento da WPS do projeto e é desejável que exista uma colaboração de toda equipe.
Aqui, você deve pegar cada um dos entregáveis principais (que listamos no nível 2) e identificar todo o trabalho que deve ser feito para finalizar essa entrega. Mais uma vez voltando para o nosso exemplo vou começar pelo relatório de diagnóstico financeiro. Pense no que é essencial ser feito para um diagnóstico.
Para o nosso exemplo pensei na análise do fluxo de caixa para entender as receitas, despesas e lucro/prejuízo atual. A análise do capital de giro também pode ajudar a saber o caixa que a empresa precisa ter e, para fechar esse pacote de trabalho, a análise das contas a pagar e a receber pode dar a noção da necessidade de caixa futura, fechando um bom diagnóstico dos principais indicadores financeiros.
E assim, na nossa estrutura analítica de projeto teríamos o seguinte desenho:
Depois de fazer o detalhamento do primeiro entregável, você pode evoluir para os outros, esse foi o meu resultado:
Algumas regras são importantes e podem te ajudar no desenvolvimento dos pacote de trabalho. As que acho mais importantes são:
- Regra 8/80: cada pacote de trabalho não deve ter mais de 80 horas e não menos de 8 horas de duração total. Se for mais longo, divida e, se for mais curto, suba um nível.
- Uso de substantivos: Descreva os itens do pacote de trabalho com substantivos (evite o uso de verbos)
Passo 4 – Criar o dicionário EAP
O dicionário da Estrutura Analítica de Projeto é um documento que define cada elemento contido na EAP. Esse documento descreve o nome do pacote de trabalho, sua descrição, o responsável, outros participantes e critérios de aceitação. Ele serve para auxiliar os colaboradores do projeto a entender melhor o projeto como um todo.
Vamos ver um exemplo usando o nosso caso:
- Pacote de Trabalho: Análise de Fluxo de Caixa
- Descrição: Levantamento de receitas, despesas, lucro/prejuízo e lucratividade para os 12 últimos meses
- Responsável: Rafael Avila
- Participantes: Paula Guerra e Filippo Ghermandi
- Critérios de Aceitação: Tabela de fluxo de caixa pronta em um arquivo de Excel com gráfico explicativo e análise dos piores e melhores meses
Essa é uma ferramenta de consulta muito boa que pode auxiliar a tirar dúvidas sem ter que recorrer ao gerente ou ao responsável direto.
Falando de forma prática, você só vai precisar criar esse dicionário EAP se tiver um projeto complexo ou que envolva muitas pessoas diferentes. Imaginando uma equipe pequena (ou mesmo de um único consultor) pode dar mais trabalho e ser mais burocrático fazer o dicionário do que simplesmente não fazer.
Exemplos de EAP
A estrutura analítica de projeto pode ser representada de diversas maneiras diferentes, desde modelos mais simples até mais complexos com mais detalhamentos no próprio WBS do projeto (com os números de designação, responsáveis e até valores).
Ao longo do post eu cheguei a criar dois exemplos simplificados de projetos de consultoria para você entender e agora vou desenvolver um pouco mais um deles e te mostrar um outro exemplo de outra área completamente diferente com uma consultoria.
Estrutura Analítica de Projeto de uma Consultoria
Veja que segui o exemplo que já estávamos usando, mas agora colocando corretamente a designação de números em cada um dos níveis:
Estrutura Analítica de Projeto de uma Obra
Um outro exemplo que poderíamos ter, nesse caso separado pelas etapas (e não pelos resultados propriamente ditos) seria de uma obra, que envolve uma série de momentos e entregas diferentes até ser finalizada.
Conclusão
A estrutura analítica de projeto é uma ferramenta essencial para um bom gerente de projeto organizar melhor o escopo e os entregáveis para o seu cliente. Além disso, pode ser de grande ajuda para fazer o alinhamento de projetos com muitas etapas ou colaboradores.
Se tiver ficado com alguma dúvida sobre como criar e usar o WBS do projeto na sua realidade, basta me escrever aqui embaixo nos comentários.