O Diagrama de Rede é uma ferramenta que organiza o sequenciamento das atividades que precisam ser realizadas para se concluir um projeto.
Essa é mais uma forma de criar o cronograma de um projeto de consultoria focado nas principais atividades que precisam ser realizadas em cada uma das etapas.
O que é um diagrama de rede?
De maneira resumida você pode entender o diagrama de rede como um gráfico que mostra as tarefas que precisam ser realizadas para a finalização de um projeto.
Nessa representação, as atividades são identificadas por caixas e suas inter-relações representadas por setas. Veja um exemplo simplificado:
O nível de detalhamento vai depender da complexidade do objetivo definido inicialmente. Nesse sentido, o diagrama de rede costuma mostrar as relações contínuas de atividades, sendo diferente da Estrutura Analítica de Projeto (EAP), que mostra o escopo de entregas do projeto como um todo.
Origem do Diagrama de redes
O uso de ferramentas visuais foi uma das grandes inovações que surgiram para uma melhor prática do gerenciamento de projetos mais complexos ao longo do século XX. Já falei aqui sobre o gráfico de Gantt, criado entre 1910 e 1915.
Durante o decorrer desse século (mais precisamente nas décadas de 50 e 60) surgiram outros métodos como o PERT (Program Evaluation and Review Technique) e o CPM (Critical Path Method ou Método do Caminho Crítico), que por possuírem diferenças muito pequenas, costumam ser chamados de Modelo PERT/CPM.
Já em 1964 surgiu o Método do Diagrama de Precedências (MDP), que foi uma evolução dos modelos anteriores e, por sua simplicidade, tem sido o modelo mais usado para gerenciamento e organização de atividades entre os diferentes tipos de cronogramas de projetos.
Essa metodologia também passou a ser conhecida como método do diagrama de redes.
Para que serve o diagrama de rede
Enquanto a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) busca responder a questão do que deve ser feito no projeto, o diagrama de rede mostra como fazer as atividades e, por fim, o cronograma do projeto determina quando fazer as tarefas do projeto.
Dessa forma, o diagrama de rede serve para mostrar todas as atividades relacionadas, do início do projeto até o seu final. É essencial para o cálculo de duração total do tempo de execução do projeto. Além disso, auxilia o planejamento e organização do que precisa ser feito.
Uma outra função do diagrama de rede é mostrar o Caminho Crítico do Projeto (CPM – Critical Path Method), que determina a sequência de tarefas que representam o caminho mais longo de um projeto, indicando sua menor duração possível (normalmente com folga total zero).
Para o bom gerenciamento do diagrama de rede, você pode usar alguns tipos de folgas no cronograma. A folga livre mostra o tempo que uma atividade pode atrasar, sem prejudicar atividades sucessoras e a folga total mostra o tempo de atraso que uma atividade pode ter sem afetar a data final do projeto.
Como fazer o diagrama de redes
Você pode criar o diagrama de rede do seu projeto de consultoria diferentes maneiras. Esse sequenciamento costuma envolver a definição de como os elementos do diagrama serão representados, a identificação das atividades que devem ser realizadas e os marcos do projeto.
Formas de Representação do Diagrama de Redes
Existem duas maneiras principais de “desenhar” o diagrama de rede:
Método da Atividade em Flechas (AoA)
O método das Setas – MDS (ou Activity on Arrow – AoA) utiliza flechas para representar as atividades que se conectam aos nós para mostrar as relações de dependência. Veja um exemplo simplificado desse tipo de diagrama de rede aplicado para um “mini projeto” de análise de mercado para uma empresa:
Método da Atividade em Nós (AoN)
O método dos Nós – MDN (ou Activity on Node – AoN) serve para construir o diagrama de rede que usa blocos (quadrados ou retangulares) para representar as atividades e faz a conexão entre elas com flechas. Esse costuma ser o método mais utilizado para a elaboração do diagrama de rede do projeto. Veja um outro exemplo simples, aplicado para o mesmo “mini projeto”:
Alguns conceitos e termos podem te ajudar na organização do seu diagrama de redes:
Nó (Evento): Situação onde as atividades predecessoras foram completadas e as sucessoras já podem começar.
Predecessora: Atividade anterior a uma outra atividade que depende dela. Quando existem muitas predecessoras para um bloco, isso indica uma convergência de caminhos.
Sucessora: Atividade que dependente outra atividade em um cronograma. Quando existem muitas sucessoras para um bloco, isso indica uma divergência de caminhos.
Em qualquer tipo de cronograma de projeto, as atividades com divergência e convergência apresentam mais riscos, pois dependem e afetam mais do que uma atividade.
Dependências no diagrama de rede
Quando você estiver fazendo o sequenciamento das atividades do seu diagrama vai perceber que existem diferentes tipos de dependência:
- Obrigatória
- Condicional
- Externa
- Interna
Vamos falar de cada uma delas agora:
Dependência Obrigatória
Esse tipo de dependência é conhecida como lógica rígida e, como o próprio nome já diz, nesse caso, a atividade sucessora só pode ser feita quando a predecessora é concluída.
Como a relação é obrigatória, vale a pena sempre observar os riscos das atividades predecessoras, evitando atrasos desnecessários ou problemas no respeito ao cronograma do projeto por conta de atrasos que poderiam ser evitados.
Dependência Discricioária ou Condicional
Nesse caso (que é conhecido como lógica preferencial), é possível alterar o ordenamento de execução das atividades com foco na conclusão mais rápida.
Aqui que bons gerentes de projetos e consultores conseguem adiantar etapas concomitantes ou fazer um ordenamento de conclusão focado em entregas e na satisfação do cliente.
Dependência Externa
Aqui a relação de dependência tem relação com algum fator fora do projeto. Alguns exemplos poderiam ser a conclusão de algum outro projeto, de regras/leis governamentais ou mesmo de necessidade de algum fornecedor.
A necessidade é de visualizar possíveis prazos obrigatórios e já prever isso nas datas de conclusão das atividades e etapas do projeto.
Se um parecer governamental demora 20 dias para ser feito depois de solicitado, se essa quantidade de dias não é levada em consideração possivelmente você terá atrasos no projeto. O mesmo vale para o tempo de entrega ou execução de serviços de determinados fornecedores.
Dependência Interna
Essa é a relação de dependência do próprio projeto. Aqui podemos incluir atividades que precisam ser feitas para outra ser iniciada ou mesmo tarefas que são de responsabilidade de um colaborador do projeto, que para iniciar uma nova precisa finalizar a que já está executando.
É comum que um bom gerente tenha a visão total dessas atividades e realoque responsabilidades sempre que necessário .
Tipos de Relacionamentos
Além dos tipos de dependências, é importante entender os tipos de relações que vão existir entre as atividades:
- Término para Início
- Início para Início
- Término para Término
- Início para Término
Esse relacionamento no diagrama de redes vai influencia exatamente como o fluxo de execução vai ocorrer.
Vou te explicar cada um deles agora:
Término para Início (TI) ou Finish to Start (FS)
Essa é a forma mais comum que costumamos ver no Método do Diagrama de Precedências (MDP). Nesse caso a atividade anterior deve ser finalizada (Término) antes da próxima atividade iniciar (Início).
Usando um exemplo de uma consultoria estratégica, é impossível fazer o diagnóstico de uma empresa sem antes fazer uma análise de cada uma das áreas do negócio.
Início para início (II) ou Start to Start (SS)
Nessa forma de relação do diagrama de rede você tem uma diretriz clara para as atividades sejam iniciadas juntas. Usando mais exemplo de consultoria, você poderia ter o levantamento das receitas e o levantamento das despesas como tarefas Início para Início.
Término para término (TT) ou Finish to Finish (FF)
Já para esse caso você tem que duas atividades (que não necessariamente começaram juntas, devem ser finalizadas ao mesmo tempo).
Em uma consultoria para a área tecnológica de uma empresa, você pode ter problemas relacionados ao uso do software que precisarão ser revistos ao mesmo tempo que outras partes do desenvolvimento vão sendo feitas.
Só que para o software/sistema/planilha ficar pronta ao final, é necessário que se façam testes apenas quando todas essas etapas anteriores sejam finalizadas em conjunto.
Início para término (IT) ou Start to Finish (SF)
Essa é a forma de relacionamento entre atividades mais rara. Nesse caso, uma determinada atividade só pode ser concluída após o início de uma outra atividade iniciar.
Um exemplo seria em uma consultoria que usa um determinado material (com estoque controlado). Para fazer novos pedidos é necessário que o estoque dele chegue em determinado nível.
Nesse caso, um novo pedido é feito quando o número de componentes chega no valor mínimo determinado.
Passo a passo para criar um diagrama de rede
Agora chegamos a parte mais importante, que é a prática de organizar as atividades do seu projeto em um diagrama de rede.
Apesar de considerar os próximos passos que vou listar como a essência desse post, de nada adianta passar por eles sem ter o entendimento correto do funcionamento das relações e formas de representar o diagrama de redes.
Passo 1 – Liste as tarefas do projeto
Comece criando a lista completa de tarefas que precisam ser executadas no projeto, desde o seu começo até o término. Não é necessário fazer um micro detalhamento de cada uma das atividades, elenque apenas as tarefas fundamentais, sequenciando elas até a conclusão.
Eu gosto de usar a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) como base, pois se eu sei exatamente qual é o escopo de entregáveis, consigo listar as atividades que devem ser feitas para chegar nesse resultado final.
Pegando um exemplo simples de um projeto de “trocar uma lâmpada queimada”, poderíamos ter as seguintes tarefas:
- Comprar uma nova lâmpada
- Retirar a lâmpada queimada
- Colocar a lâmpada nova
- Descartar a lâmpada antiga
- Testar a lâmpada trocada
Passo 2 – Defina os predecessores
Nesse passo você vai determinar quais atividades precisam (obrigatoriamente) ser feitas antes que se inicie uma outra. Esse é um processo simples de análise de cada uma das tarefas que já foram listadas. Para cada uma delas, responda se alguma coisa precisa ser feita antes dela começar a ser feita.
Vamos voltar ao nosso exemplo:
- Comprar uma nova lâmpada (sem predecessora)
- Retirar lâmpada queimada (sem predecessora)
- Colocar lâmpada nova (retirar a lâmpada e comprar uma nova antes)
- Descartar a lâmpada antiga (precisa retirar a lâmpada antes)
- Testar a lâmpada nova (precisa colocar a lâmpada nova antes)
Essa organização permite que você comece a entender a organização como diagrama de rede que o seu projeto terá.
Passo 3 – Comece a criar o diagrama de rede
Esse é o momento de iniciar a criação do seu diagrama de procedências. Falando de forma prática, vamos começar a desenhar as caixas e o seu relacionamento com as setas.
Sempre use uma caixa para representar o início do projeto e, a partir dela, use uma seta para cada atividade que não possui predecessores. No nosso exemplo, temos as seguintes atividades sem nenhuma ligação:
Essas são as atividades que podem ser feitas no momento em que o projeto for iniciado. A partir delas, você começa a fazer o sequenciamento das tarefas. A ideia aqui é que você coloque uma seta saindo da predecessora para a sua sucessora.
Veja que uma atividade pode ter duas predecessoras sem problemas (colocar a lâmpada nova). Como já falei mais acima, esses costumam ser momentos onde mais riscos podem afetar a execução do seu projeto.
Nesse caso, eu só conseguiria colocar uma nova lâmpada depois de retirar a lâmpada queimada e comprar uma nova. Quanto mais tarefas precisarem ser executadas para se iniciar uma atividade seguinte, maior é o risco de um possível atraso.
Passo 4 – Estime a duração de cada atividade
Com o fluxograma de rede pronto você já pode começar a fazer os cálculos e detalhamento da duração de cada atividade.
Eu gosto de colocar a duração (em dias) para cada atividade e já detalhar as datas do cronograma que precisarão ser respeitadas. Dessa forma, consigo inclusive atrelar essas datas limites ao meu calendário e estabelecer alarmes para dias anteriores,
Assim fica muito mais fácil acompanhar a execução do projeto, principalmente quando você está envolvido em mais de um projeto ao mesmo tempo. Com os avisos programados, dificilmente você vai se perder.
Aqui já temos o diagrama de rede pronto para uso e acompanhamento, mas eu gosto de um quinto passo, que serve para analisar e detalhar melhor o que fizemos até agora
Passo 5 – Analise o caminho crítico
Agora que você já sabe a duração de cada uma das atividades e do projeto como um todo, faz sentido analisar o caminho crítico do projeto (CPM – Critical Path Method).
No nosso caso, o caminho crítico vai ser o caminho mais longo e necessário para fazer com que o projeto finalize.
Veja que ao passarmos para essa maneira de visualização percebemos que as atividades Retirar a Lâmpada Queimada e Descartar a Lâmpada Queimada possuem 1 dia de folga (pois são feitas concomitantemente a atividades que duram 2 dias).
Ou seja, para essas duas tarefas, se você atrasar 1 dia, não terá problemas de cronograma, mas em todas as outras, qualquer atraso poderá afetar o seu prazo de conclusão final.
Por isso mesmo, em qualquer projeto que você esteja gerenciando vale a pena refletir sobre as lições aprendidas dos erros para não repetir eles futuramente.
Ferramentas de Criação do Diagrama de Redes
Agora que você já entendeu todo o conceito e o passo a passo de desenvolvimento do diagrama de rede, podemos passar para o uso de quais ferramentas você pode usar para começar de maneira prática.
Apesar de ser uma possibilidade fazer esse diagrama no papel, eu não recomendo porque é uma maneira ultrapassada e pouco confiável de gerenciamento de qualquer coisa. Por isso, tenha em mente a possibilidade de usar um das opções abaixo:
Diagrama de Rede no Excel
Por eu gostar bastante do Excel e já estar bastante acostumado com seu uso, foi a ferramenta que escolhi para fazer todas as imagens e exemplos desse artigo. Aqui o processo é super simples e não tem mistério nenhum.
Basta ir na guia Inserir, clicar em Ilustrações, ir na opção de Formas e escolher o Retângulo e Seta (conforme indicados na imagem abaixo):
Depois de inserir as formas necessárias, basta modificar a forma, cores e detalhes de texto na sua formatação que você terá o seu diagrama de redes em Excel pronto para uso e acompanhamento.
Se preferir uma estrutura que já esteja montada, indico essa planilha de mapeamento de processos da LUZ, que apesar de ter como foco mapear processos, pode ser utilizada facilmente para a construção de diagramas de redes.
Se quiser apresentar para outros colaboradores e consultores, você pode usar o próprio arquivo do Excel (XLSX) ou se preferir pode gerar uma versão em PDF para impressão.
Diagrama de Rede no PowerPoint
O processo de criação do diagrama de precedências no PPT é muito parecido com o que eu mostrei no Excel.
Ao abrir o Powerpoint, você pode ir na guia Inserir, escolher a opção de Formas e selecionar as formas desejadas (no nosso caso, retângulos e setas) conforme mostro abaixo:
No caso do PPT tem uma coisa que eu não gosto muito que é a limitação de espaço usado. Então se o seu projeto tiver poucas atividades, pode funcionar bem.
Mas se for um projeto maior, talvez seja necessário separar as caixas e setas em mais de um slide, prejudicando a visão do todo e o uso dessa ferramenta para gerenciar o projeto propriamente dito.
Diagrama de Rede Online
Uma outra forma para os que não curtem tanto o Excel é usar fazer um diagrama de rede online. Confesso que não tenho costume, mas para escrever esse post eu testei o Creately.
A ferramenta me pareceu bem simples de se usar e tem uma versão gratuita (que não sei bem quais limitações tem). Veja um resultado simples que fiz:
O problema aqui é a parte financeira, porque provavelmente para aproveitar todas as funcionalidades, você terá que entrar para uma versão paga.
Diagrama de Rede no Project
Se você já usa o MS Project como ferramenta para organizar e gerenciar os seus cronogramas de projetos, saiba que é possível criar um diagrama de rede nele.
O passo a passo mais detalhado você encontra nesse tutorial da Microsoft. O resultado deve ficar mais ou menos assim:
Conclusão
O diagrama de rede é uma boa ferramenta de controle de cronogramas, principalmente se você quer fazer uma gestão mais detalhada de todas as atividades necessárias para finalizar um projeto.
Se tiver ficado com alguma dúvida sobre o uso do diagrama de rede basta me falar aqui embaixo nos comentários.
