Como criar o cronograma de um projeto de consultoria?

Um dos temas mais importantes dentro do universo da consultoria empresarial é a criação e o controle de cronogramas de projetos. Saber faze-los com maestria, dentro das melhores práticas, garantirá que os projetos cumpram prazos aumentando a satisfação de clientes.

O que é um cronograma de projeto?

Do grego, khronos (tempo) e gramma (desenho ou escritura), um cronograma é uma ferramenta de planejamento. Pode ser desenhado em um papel, representado em uma planilha ou plotado em algum software específico.

A ferramenta em si pode servir em muitos contextos: ajudar na organização de um trabalho acadêmico, cumprir os afazeres domésticos ou desenvolver um novo foguete.

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No nosso contexto, de gestão de projetos, o cronograma é a representação gráfica do sequenciamento das atividades necessárias para o cumprimento da entrega final do projeto. A unidade de medida utilizada para que o sequenciamento funcione é o tempo.

A representação gráfica mais famosa de um cronograma e seus componentes é o gráfico de gantt. Ao final do planejamento de um cronograma, teremos uma representação gráfica mais ou menos assim:

exemplo de gráfico de gantt

Por que planejar o cronograma é importante?

Não é de hoje que se ouve falar sobre atrasos em relação ao gerenciamento de projetos. Esse problema não é exclusivo de um setor ou de outro. São obras, projetos de consultoria, criação de sites e sistemas, planejamento estratégico, entre outros.

Em um estudo recente, 78% de empresas (cerca de 3 em 4) relataram problemas com cumprimento de prazos de consultoria. Já deu para notar a importância do cronograma no planejamento de um projeto, certo?

Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel

Normalmente esses problemas de atrasos se dão por algumas causas mais relevantes:

  • Escopo do projeto mal definido
  • Prazos mal estabelecidos
  • Acompanhamento ruim do cronograma
  • Equipe insuficiente
  • Problemas de execução

Para te ajudar na criação e controle de um cronograma, vamos ver o exemplo de um projeto de consultoria para criação de um plano de negócios. Para começar, vamos ver alguns dados mais gerais do projeto especificados em uma planilha de gerenciamento de projetos:

informações gerais do projeto de consultoria

Antes de criar o seu cronograma, você precisa ter o escopo do projeto, em outras palavras, a estrutura de entregas que serão feitas até o projeto ser finalizado. O seu escopo deve estar 100% alinhado com o cliente, pois você deve entregar exatamente o que ele espera.

No nosso exemplo, vou utilizar uma consultoria de plano de negócios que eu prestei. O escopo estava dividido em 5 etapas, cada uma com uma entrega. Veja abaixo:

escopo do projeto de consultoria

As etapas são:

  • Modelo de Negócios
  • Plano de Marketing
  • Planejamento Financeiro
  • Plano Estratégico
  • Sumário Executivo

Observe que cada etapa possui algumas tarefas essenciais para que elas sejam realizadas. Esses são os chamados marcos de conclusão do escopo, que no decorrer do projeto, vão ser os principais indicadores de que estamos avançando ou não.

É essa definição de um escopo (de acordo com o PMBOK) bem feito e alinhado com os anseios do seu cliente que serão essenciais para que o cronograma seja realizado sem grandes mudanças.

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Como fazer o cronograma de um projeto?

Se as suas etapas e escopo estão bem definidos, podemos passar para o próximo passo, que é a definição de prazos do seu projeto. Gosto de pensar na criação do cronograma como uma folha em branco, onde a gente vai organizando as datas e prazos de acordo com uma série de especificidades que englobam:

  • Experiência passada com projetos similares
  • Quantidade de trabalho demandado
  • Margem de erro dos prazos estabelecidos
  • Riscos de problemas se concretizarem e atrasar etapas
  • Trabalho de pesquisa e investigação extras
  • Treinamento durante implementação de processos (quando for o caso)

Abaixo eu falarei de cinco dicas essenciais para montar os seus cronogramas de projetos.

1. Se baseie em experiências passadas

O ponto inicial é a data de início do projeto. Vou utilizar um projeto que eu fiz como exemplo para construir esse cronograma com você. Na época, a minha disponibilidade e do cliente indicavam que a melhor data para começar era 01/06/2015:

cronograma do projeto de consultoria - etapas

O primeiro passo na construção do cronograma é sequenciar as atividades planejadas, sem definição de prazos ainda. Você pode organiza-las em um papel (não-recomendo) ou em ferramentas específicas, como o Plan Hammer. Com todas as tarefas organizadas, é possível analisar cada uma das etapas consecutivamente e definir prazos para cada uma.

Para a etapa de Modelo de Negócios, eu já havia realizado algumas vezes com uma duração média entre 8 e 10 dias, sendo que a atividade de prototipação e os testes dos modelos prototipados eram o que dava mais trabalho. Por isso, separei 8 dias úteis para esse item e 1 dia (concomitante) para a definição e desenho do mesmo.

As duas últimas atividades estão programadas para acontecerem em uma reunião com o cliente, ou seja, se ele não puder nesse dia, já temos o risco do projeto atrasar. Por isso é importante alinhar com seus clientes sempre, para que a não-disponibilidade deles não acarrete em atraso do projeto. Se proteja com mais tempo, se necessário.

cronograma do projeto de consultoria - etapas com início e término previsto

2. Se proteja ao andar em terrenos desconhecidos

Da mesma forma que eu delimitei os prazos da primeira etapa (modelo de negócios), fiz o mesmo para a segunda, que é a de plano de marketing. Mas, nesse caso foi mais difícil, pois a nossa empresa nunca havia realizado um plano de marketing. Agora não temos mais a experiência passada para inspirar o cronograma.

Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel

Quando você vai fazer uma atividade inédita dentro de um projeto, não tem muita ciência exata. É preciso um pouco de achismo e de entendimento do que precisa ser entregue e de como isso vai ser feito.

Nesse caso vale até a pena quebrar a etapa em pequenas atividades, como “estudar modelos prontos” ou “conversar com especialistas”. Esse grau de detalhismo não precisa entrar no cronograma final que será apresentado para o cliente, mas deve estar no seu controle interno, até para você saber porque está durando 8 dias e não 5.

Obviamente que nesses momentos, como o risco de atraso é maior, vale a pena esticar um pouco mais o cronograma e prazos. Por isso estabeleci 11 dias (8 úteis) para a definição do mix de marketing e mais 10 dias (7 úteis) para a criação do plano de mídia.

Existe sempre aquele trade-off entre esticar o cronograma para “se proteger”, mas tentar mantê-lo dentro de um prazo aceitável para o cliente. O segredo é tentar sentir um cheiro do que o cliente espera de prazo nas reuniões de diagnóstico.

cronograma do projeto de consultoria - fase 2

3. Entenda a disponibilidade da equipe antes de planejar o projeto

Outro fator crucial para a elaboração do cronograma é entender a disponibilidade de horários da equipe que trabalhará no projeto. Um erro crasso é planejar o projeto, depois ir atrás da equipe que trabalhará nele. Quando a equipe é alocada, se descobre que não existe a disponibilidade de horas por dia estipulada no planejamento.

Planejar um cronograma é uma atividade complexa. Ela acontece antes do projeto ser fechado, mas você já deve ter pelo menos uma ideia da equipe que será utilizada. Se você não tem certeza, pense em plano A, B e C.

Leve em consideração também a velocidade de cada pessoa para fazer cada tipo de tarefa. Um consultor experiente pode levar muito menos tempo para fazer uma atividade do que alguém novo no ramo.

A partir da disponibilidade de horas da sua equipe e conhecendo o know-how de cada um, você saberá quantos dias vai levar para entregar cada etapa do projeto.

4. Entenda o que pode ser feito concomitantemente

Nem todas as atividades do cronograma precisam ser feitas sequencialmente.

Por exemplo, quando estamos montando o planejamento financeiro do nosso plano de negócios, enquanto eu destaco um consultor para projetar as receitas, posso destacar outro consultor para projetar os gastos do novo negócio que está sendo planejado.

Tudo vai depender de como as atividades se relacionam hierarquicamente. Se não existe nenhuma dependência entre elas e você tiver disponibilidade de recursos, o trabalho pode ser feito de forma paralela.

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5. Revise o cronograma elaborado

No final das contas, se você seguir passo a passo a delimitação de prazos, terá o seu cronograma finalizado e essa visualização dele:

cronograma do projeto de consultoria completo

Nesse caso, eu planejei um projeto com início em 01/06/2015 e término previsto para 01/09/2015, completando um total de 92 dias de projeto e 5 etapas (entregáveis) principais. Todas essas informações são essenciais tanto para o gerenciamento do projeto como para a sua precificação.

O prazo me pareceu um pouco grande, mas como eu não tinha uma grande experiência com planos de negócio completos, resolvi fechar o cronograma e apresenta-lo desta forma. É importante também deixar uma “gordura” no cronograma, porque é quase certo que o cliente vai pedir para reduzir um pouco.

Eu não sou muito a favor de abrir mão de muita coisa porque o cliente pediu, mas sabendo onde cortar, nesse estágio, pode fazer sentido para acelerar o fechamento do projeto. Revise etapa por etapa e saiba onde está a sua “gordura”. Ter esse conhecimento também poderá te salvar em momentos de replanejamento do projeto.

Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel

Controle o cronograma precisamente

Depois que o projeto começa, muitos consultores focam em fazer as atividades e não controlam o cronograma como deveriam, com precisão. Seria justo, mas o problema é que do outro lado está um cliente que conta com cumprimento de prazos.

Um bom gerente de projetos controla e revisa o cronograma todos os dias, olhando o gráfico de gantt e remanejando tarefas. Um excelente gerente de projetos tem o cronograma na cabeça. Ele replaneja o projeto mentalmente diversas vezes e, no final do dia, chega as suas conclusões a às aplica ao planejamento.

Um dia você terá esse hábito. É algo que vem naturalmente com a experiência.

Utilize uma ferramenta na qual você consiga colocar as datas reais e planejadas das etapas, para que você já tenha uma análise automática do que está acontecendo com o projeto, sem perder tempo com isso.

Uma ferramenta simples e muito boa, ideal para quem está começando é a planilha de gerenciamento de projetos da LUZ. Se você já estiver no ponto de investir mais, existem bons softwares, como o Asana, o Artia e o próprio Microsoft Project.

A importância do cronograma pode ser vista no cumprimento dos prazos e na validação por escrito (pode ser por email) de cada entrega com o cliente. Isso evita que ele reclame injustamente do descumprimento de prazos ou que ele chegue no final do projeto e queira mudar uma etapa que influencia no resto do projeto sem mudança de escopo.

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