Conheça as 5 fases do Adaptative Project Framework (APF)

O Adaptative Project Framework (APF) é uma eficiente metodologia de gerenciamento de projetos que foge à rigidez dos métodos mais tradicionais.

Esse é um dos motivos pelos quais muitas empresas o adotam.

Metodologias pouco flexíveis não costumam dar conta de acompanhar as transformações aceleradas do mundo de hoje e as constantes mudanças no negócio dos clientes.

Ainda que você consiga determinar os requisitos necessários de um projeto, eles não se mantêm fixos, mas se desenvolvem ao longo do projeto.

Para evitar o desperdício de tempo e dinheiro, vamos explicar como o método APF funciona e quais são os passos para você adotá-lo em seus projetos.

Continue lendo!

APF: o que é essa metodologia de gerenciamento de projeto?

Também chamado de Adaptive Project Management (APM), o Adaptative Project Framework (APF) foi descrito pela primeira vez por Robert K. Wysocki, em 2010, no livro “Adaptive Project Framework: Managing Complexity in the Face of Uncertainty” (Estrutura de Projeto Adaptável: Gerenciando a Complexidade Diante da Incerteza).

Esse método foi criado para permitir a adaptação às constantes mudanças de cenário. Portanto, nada é fixo nessa abordagem, seja o orçamento, o cronograma ou os riscos de um projeto.

Tudo pode ser ajustado de acordo com as alterações nas características do projeto.

Para a implementação dessa metodologia de gerenciamento de projetos dar certo, os gerentes precisam garantir que:

  • a equipe não seja resistente a mudanças, mas dispostas a aprender e se adaptar;
  • o cliente esteja envolvido em todas as etapas do gerenciamento do projeto e tenha uma relação de confiança com a equipe.

Dessa forma, essa abordagem considera o cliente como o principal tomador de decisões e elimina tudo aquilo que não gera valor para o negócio.

As 5 fases do Adaptative Project Framework (APF)

1. Definição do escopo do projeto

Nesta primeira etapa, você deve definir o que é essencial para satisfazer o seu cliente. Leve em conta o objetivo principal do projeto, as necessidades que precisam ser atendidas e as condições de satisfação.

Aqui vale um alerta: todo projeto deve ter um objetivo preciso. Do contrário, corre o risco de fracassar.

É preciso, então, elaborar o Project Overview Statement (PoS), que resume as condições de satisfação, as metas e como elas serão atingidas, os riscos, os possíveis obstáculos e as probabilidades de sucesso.

Esse documento deve ser aprovado no início. Porém, funciona como um documento vivo para o Adaptative Project Framework. Só é preciso garantir que todas as partes interessadas estejam sempre na mesma página.

Mais 3 documentos devem ser elaborados:

  • uma lista com os requisitos funcionais que priorizam as ações a serem tomadas;
  • o Work Breakdown Structure (WBS), que desmembra o trabalho que precisa ser feito para atingir os objetivos do projeto;
  • e o Scope Triangle, que mostra como o tempo, os cursos e o escopo influenciam a qualidade do projeto.

2. Planejamento dos ciclos

O projeto deve ser dividido em ciclos, também chamados de miniprojetos. E cada ciclo deve entregar resultados específicos. Para isso, é preciso seguir 4 passos básicos:

  • definir as tarefas a partir do WBS;
  • identificar as interdependências;
  • agrupar e atribuir tarefas;
  • definir os prazos.

O propósito é definir e planejar mais detalhadamente as tarefas que serão desempenhadas durante a fase de desenvolvimento, estabelecendo as dependências entre as tarefas – ou seja, quais devem ser concluídas para que outras se iniciem.

Esta fase está ligada às informações do WBS, mas vale lembrar que elas podem ser adaptadas.

O planejamento de ciclo também estabelece grupos significativos de tarefas e os atribui aos membros da equipe, que devem seguir os prazos definidos e contar com os recursos necessários para desempenhar cada tarefa.

3. Desenvolvimento do projeto

Depois de preparar o escopo e fazer o planejamento, é hora de começar o desenvolvimento do projeto. Esta fase possui alguns elementos-chave, como:

  • começar o trabalho;
  • monitorar e ajustar o ciclo planejado;
  • concluir o ciclo no prazo;
  • registrar os pedidos e ideias de mudança;
  • documentar e acompanhar os problemas.

A principal diferença entre o Adaptative Project Framework e outras metodologias de gerenciamento de projeto tradicionais é que o cronograma definido durante a elaboração do escopo e o planejamento dos ciclos do APF é fixo.

Sendo assim, se um prazo não for atendido, a entrega é deixada de lado e priorizada para o próximo ciclo.

4. Alinhamento com o cliente

Esta fase é fundamental para o Adaptative Project Framework. Junto ao cliente, o gerente de projetos deve rever a qualidade das entregas do ciclo.

A partir dessa avaliação, é possível fazer um trabalho conjunto para programar os ajustes e fazer as correções necessárias. Neste momento, o cliente deve participar ativamente.

Então, o processo se repete até acabar o orçamento do projeto. Ou seja, a equipe volta para a etapa de planejamento de ciclo, seguida do desenvolvimento e alinhamento com o cliente até o projeto ser concluído.

5. Elaboração do relatório final

Por fim, o gerente de projetos, sua equipe e o cliente devem avaliar o sucesso do projeto, registrar as lições aprendidas e analisar se os objetivos foram atingidos.

Com base nesse relatório final, é possível identificar possíveis melhorias para projetos futuros.

Quando adotar o Adaptative Project Framework (APF)?

A escolha da metodologia de gerenciamento de projetos mais adequada vai sempre depender do tipo de trabalho que você está fazendo. Mas o diferencial do APF é a possibilidade de adaptação a diferentes necessidades dos projetos.

A partir dessa abordagem, é possível trabalhar de forma colaborativa com as partes interessadas para traçar as metas e alcançar o sucesso em vez de esperar a conclusão para descobrir se as demandas do cliente foram atendidas.

A flexibilidade e economia de recursos estão entre as principais vantagens do Adaptative Project Framework quando implementado corretamente.

Conseguiu tirar as suas dúvidas sobre o APF? Gostaria de conferir outros conteúdos úteis? Acesse outros artigos de gerenciamento de projetos do nosso blog! 

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